OKRs là gì? Hiểu và đánh giá OKR đơn giản, chi tiết nhất

OKRs được biết tới là một trong những xu hướng phương pháp quản trị mục tiêu trong doanh nghiệp mới và hiệu quả. Bài viết dưới đây Maison Office sẽ tổng hợp tất cả những điều bạn cần biết về OKR – Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả then chốt.

OKRs là gì?

OKRs là từ viết tắt của Objectives and Key Results, là một phương pháp quản lý mục tiêu được sử dụng bởi nhóm và cá nhân để đặt ra các mục tiêu đầy khát vọng với kết quả có thể đo lường được.

Để áp dụng OKRs, doanh nghiệp phải hướng toàn bộ thành viên đi theo các mục tiêu rõ ràng, cụ thể. Trường phái quản trị này gồm 1 mục tiêu (Objective), thứ là doanh nghiệp cần đạt được và 5 kết quả cụ thể (Key result), các kết quả có thể đo lường được để đạt được mục tiêu nói trên. Để thúc đẩy nhân viên thực hiện theo OKR, người quản trị sử dụng các ý tưởng làm phương tiện để thúc đẩy sự phát triển.

Lợi ích của phương pháp này là giúp nhân viên trong công ty xác định đâu là ưu tiên cần thực hiện, từ đó tập trung sức lao động vào những mục tiêu có thể đo lường được, không sa đà vào những công việc không có giá trị, làm rào cản tăng hiệu suất lao động.

Mục tiêu trong OKR không xem xét giới hạn khả thi khi triển khai. Tỷ lệ thành công của 1 OKR không nhất thiết phải đạt tới 100% trong ngắn hạn. Việc đạt được phần lớn mục tiêu (khoảng 70 – 80%) đã được coi là thành công.

Ngoài ra, trường phái quản trị OKR còn giúp các thành viên trong công ty giao tiếp với nhau một cách hiệu quả hơn, làm dịch chuyển phương pháp tiếp cận từ chỉ quan tâm tới kết quả chung của công việc (tốt hay xấu, nhanh hay chậm) thành quan tâm tới sự hoàn thành mục tiêu của người nhân viên (hoàn thành được bao nhiêu phần trăm mục tiêu, nguyên nhân của sự không hoàn thành, cần cố gắng gì để hoàn thành toàn bộ mục tiêu…).

1. Objective – Mục tiêu là gì?

Mục tiêu là một thuật ngữ để chỉ những điều mà chúng ta mong muốn đạt được trong tương lai. Mục tiêu dẫn lối chúng ta đi đúng con đường và cung cấp động lực để ta vươn tới điều mà mình mong muốn. Có thể coi mục tiêu là một điểm đến trên bản đồ.

2. Key Results – Kết quả then chốt là gì?

Kết quả then chốt là những kết quả có thể đo lường được, dùng để đánh giá xem ta đã đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra hay chưa. Có thể coi kết quả then chốt là con đường dẫn ta tới điểm đến trên bản đồ.

3. Cách thức triển khai?

Nếu mục tiêu là điểm đến, kết quả then chốt là con đường, thì cách thức triển khai chính là phương tiện để ta có thể đi đến đích đến cuối cùng (bắt taxi, chèo thuyền, đi máy bay,…).

Để giúp hiểu rõ hơn về những tính chất cần có trong mỗi thành tố, bạn có thể theo dõi trong bảng tổng hợp dưới đây:

Một số ví dụ cụ thể về OKR

1. Objective – Mục tiêu

• Trở thành doanh nghiệp dẫn đầu thị trường.
• Cho ra mắt ứng dụng phổ biến nhất trên App Store.
• Tạo ra nhiều doanh thu hơn so với năm ngoái.

2. Kết quả then chốt

• Test sản phẩm có 99% tiêu chí đạt yêu cầu.
• Giá trị của doanh nghiệp đạt $150 triệu.
• Chốt 10 bản hợp đồng có giá trị $100.000.
• Được 3 tờ báo lớn trên cả nước nhắc tới tên.

3. Cách thức triển khai

• Thuê nhân viên phụ trách quản lý vấn đề phát triển ứng dụng di động.
• Chạy 5 chiến dịch PR.
• Xây dựng kịch bản bán hàng lý tưởng.

Vài nét về OKR

Khái niệm OKR được nhắc tới lần đầu vào năm 1954, bởi chuyên gia tư vấn quản trị nổi tiếng Peter Drucker. Từ thời điểm thế giới còn lạ lẫm trước phương thức quản trị cấp tiến này, nó đã trở thành kim chỉ nam cho sự phát triển thần tốc của Google, Intel hay FPT.

Lợi ích khi áp dụng OKR

1. Hiệu suất lao động

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Nhóm nhân viên áp dụng OKR trong công việc đem về cho doanh nghiệp lợi nhuận cao hơn, có hiệu suất lao động tốt hơn nhóm không áp dụng. Trên thực tế, nhiều nhân viên mong muốn doanh nghiệp mình sử dụng OKR trong tương lai.

2. Văn hóa doanh nghiệp

Lợi ích lớn nhất của OKR là sự tác động mạnh mẽ vào văn hóa của doanh nghiệp, làm dịch chuyển lối tư duy từ quản trị thông qua KPI thuần túy sang việc hoàn thành mục tiêu trong công việc. OKR giúp doanh nghiệp thúc đẩy tính chuyên môn, tạo sự minh bạch, là kim chỉ nam dẫn lối tất cả các thành viên cùng hướng về một đích đến trong tương lai.

3. Tính định hướng chiến lược

OKR giúp nhà quản trị định hướng mục tiêu trong tương lai của mình một cách chuẩn xác.

4. Tập trung vào điều quan trọng nhất

OKR không chỉ giúp bạn xác định đâu là ưu tiên hàng đầu mà còn loại bỏ những công việc không quan trọng, có thể làm xao nhãng sự tập trung của bạn.

5. Sự gắn kết

OKR giúp gắn kết người nhân viên với doanh nghiệp, khiến họ nhận ra mọi điều mình làm đều hàm chứa một ý nghĩa nhất định.

Các bước áp dụng OKR trong doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào việc áp dụng OKR vào quản trị doanh nghiệp, bạn cần phải có cái nhìn chính xác về những khó khăn mà mình đang mắc phải. Nó cách khác, bạn đang muốn doanh nghiệp mình đạt được mục tiêu gì trong tương lai.

Bạn có thể coi OKR là một trường phái quản lý, nhưng nó cũng có thể là một chương trình đào tạo dài hạn dành cho toàn thể nhân viên trong văn phòng.

Chương trình này bao gồm 2 giai đoạn: Giai đoạn đầu chuẩn bị chiến lược, sau đó là áp dụng thực tế.

Thiết lập cơ cấu quản trị OKR trong doanh nghiệp

Thông thường, người ta thường thiết lập chương trình OKR theo 2 nhóm đối tượng độc lập, phân mốc thời gian riêng biệt theo năm và theo quý. Mục tiêu doanh nghiệp có thể thực hiện hàng năm để thuận lợi cho việc đánh giá hiệu quả.

Với mỗi phòng ban, mục tiêu có thể được review theo từng quý để linh hoạt thay đổi chiến lược sao cho phù hợp với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Bắt tay xây dựng chiến lược OKR

1. Xây dựng tầm nhìn và sứ mệnh

Phần lớn các doanh nghiệp đều có tầm nhìn và sứ mệnh. Tuy nhiên, hai khái niệm này có thể mang tính trừu tượng, thậm chí còn có phần mâu thuẫn lẫn nhau. Lời khuyên ở đây là bạn cần phải thiết lập hai khái niệm này sao cho rõ ràng và cụ thể nhất có thể.

Tầm nhìn và sứ mệnh còn phải mang tính dài hạn, “nhìn xa trông rộng”. Nó không nhất thiết phải khả thi ngay trong thời gian ngắn mà có thể áp dụng trong 10 năm, 15 năm, thậm chí trong 25 năm nữa.

2. Xác định OKR cụ thể

Để xác định OKR cho toàn thể doanh nghiệp, bạn nên tổ chức một buổi họp nơi mọi ý kiến của nhân viên đều được thu thập và tôn trọng. Những ý tưởng khả thi nhất sẽ được lựa chọn, số OKR lý tưởng của các công ty có thể áp dụng vào thực tế nên rơi vào tầm từ 3 đến 5 OKR.

OKR có thể được thể hiện dưới dạng văn bản, note trên bảng thông báo. Mục tiêu ở đây là tất cả các OKR đều phải được thực hiện ngay trong năm tiếp theo.

Những câu hỏi thường gặp về OKR

1. Sự khác biệt giữa OKR và KPI

OKR và KPI có điểm khác biệt tuy nhỏ nhưng lại vô cùng quan trọng. OKR như một mảnh ghép kết nối mục tiêu kỳ vọng và kết quả thực tế bạn phải nhận được. Nó giúp bạn bứt phá khỏi vùng an toàn, dám đương đầu và chấp nhận thử thách từ những điều bạn chưa từng làm. Nếu bạn có tham vọng lớn, thì OKR sẽ là kim chỉ nam dẫn bạn tới đích đến lý tưởng trong tương lai.

Còn thuật ngữ KPI chỉ đơn thuần được dùng để đo lường hiệu suất làm việc, khối lượng công việc đã hoàn thành và đang trong thời gian triển khai. KPI thì chỉ quan tâm đến kết quả, OKR quan tâm tới mục tiêu và việc hoàn thành mục tiêu đó.

2. Sự khác biệt giữa Strategic OKR và Tactical Objective

Hai khái niệm này có thể dễ dàng nhận biết sự khác biệt. Strategic OKR (Chiến lược mục tiêu tổng thể) là những điều mà doanh nghiệp mong muốn có thể đạt được, thường được set trong khoảng thời gian là 1 năm. Tactical Objective (Chiến lược mục tiêu cụ thể) là mục tiêu riêng của từng phòng ban, thường được set trong khoảng thời gian theo quý. Cụ thể:

Mục tiêu lớn của doanh nghiệp (Strategic OKR): Cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp trong năm tới.

Mục tiêu cụ thể của phòng Marketing (Tactical Objective): Tăng hiệu quả của các chiến lược Marketing trong quý tới (Key Result cụ thể là giảm chi phí cho AdWords xuống dưới $250.000).

3. Làm thế nào để tạo OKR có thể đo lường được?

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thiết lập mục tiêu có thể đo lường được, tự hỏi chính mình xem: “Làm cách nào để bạn thực hiện được mục tiêu của chính mình?”.

Lưu ý: Mục tiêu đề ra không nhất thiết phải nằm trong vùng an toàn của bạn. Một chút thử thách sẽ giúp bạn bứt phá và phát triển. Quan trọng là bạn triển khai và thiết lập mục tiêu của mình có đúng hướng hay không.

4. Sự khác biệt giữa Objective và Goal

Goal thì thường đi kèm số liệu (như tăng doanh thu lên 15% trong 1 năm), objective thì không. Trong OKR, người ta tách “Goal” ra thành “Objective” và “Key Result”.

5. Sự khác biệt giữa OKR và MBO?

Cả OKR và MBO đều là trường phái quản trị lấy việc xây dựng mục tiêu làm trọng tâm. Có thể coi OKR là phiên bản mở rộng của MBO (Management by Objective, Quản trị theo mục tiêu).

MBO chỉ quan tâm tới việc: trong mục tiêu đề ra, nhân viên đã hoàn thành hay chưa. OKR thì quan tâm xem sau khi áp dụng Initiative (ý tưởng) vào Key Result (quá trình thực hiện mục tiêu), nhân viên đã đạt được mục tiêu mình đã đề ra hay chưa. OKR cụ thể hơn MBO.

6. Sự khác biệt giữa OKR và mục tiêu theo tiêu chí SMART

OKR và SMART là hai trường phái được nhà quản trị nhân lực theo mục tiêu rất ưa chuộng. Sự khác biệt giữa OKR và SMART nằm ở cách mà nó diễn giải cho câu hỏi “Mục tiêu cần được xây dựng như thế nào?”.

Với mục tiêu được xây dựng theo tiêu chí SMART, nhân viên cần đáp ứng các tiêu chí như: Cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, có tính liên quan và được giới hạn trong khoảng thời gian nhất định. Hạn chế của SMART là: “Mục tiêu có thể đạt được” thường khiến người nhân viên không dám vượt qua vùng an toàn của bản thân.

OKR có thể giải quyết được vấn đề đó.

7. Sự khác biệt giữa OKR và Balance Scorecards (BSC)?

OKR là phương pháp quản trị lấy việc xây dựng mục tiêu làm gốc. BSC lại là phương pháp thiết lập chiến lược trọng tâm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể áp dụng cả hai phương pháp trong quản lý.

8. Mất bao lâu để triển khai OKR trong doanh nghiệp?

Một chương trình OKR thường tiêu tốn khá nhiều thời gian của doanh nghiệp để xây dựng và định hướng đường lối một cách chuẩn xác. Thông thường, 3 tháng đầu tiên sau khi triển khai OKR sẽ là khoảng thời gian khó khăn nhất để đưa mục tiêu vào thực tiễn. Thời điểm này thường dành cho sự điều chỉnh ở phạm vi phòng ban. Sau đó, doanh nghiệp sẽ có review và chỉnh sửa cho thích hợp.

OKR là quá trình diễn ra liên tục và không giới hạn thời gian. Việc xem xét và sửa đổi các nội dung trong chương trình là cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

9. Một mục tiêu hoàn thành bao nhiêu phần trăm có thể được coi là thành công?

Việc hoàn thành 70 – 80% mục tiêu có thể coi là thành công. Nếu mục tiêu đạt 100% thành công trong ngắn hạn, đó không phải là một tín hiệu tích cực. Có thể mục tiêu bạn đặt ra không đủ tính thách thức.

10. Số lượng OKR lý tưởng mà doanh nghiệp nên đặt ra là bao nhiêu?

3 – 5 OKR là số lượng thích hợp để doanh nghiệp định hướng trong khoảng thời gian từ 5 – 7 năm. Trong phạm vi phòng ban, số lượng 3 – 5 OKR cho một quý là con số phù hợp.

11. Số lượng Key Result cho mỗi Objective nên là bao nhiêu?

Mỗi Objective, bạn đặt không quá 5 Key Result. Còn về cụ thể, không có con số lý tưởng. Tùy vào từng Objective mà bạn đưa ra số lượng Key Result thích hợp.

Hy vọng những thông tin vừa rồi đã đem lại cho bạn cái nhìn cụ thể hơn về OKR và cách áp dụng phương pháp này vào chính doanh nghiệp của mình. Đọc thêm các bài viết hay khác tại Maison Office

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.