Mẫu thư chào mừng nhân viên mới hay, chuyên nghiệp nhất

Gửi thư chào mừng nhân viên mới là cách truyền tải những giá trị, văn hóa và cam kết của công ty đối với nhân viên mới, giúp họ có cái nhìn rõ ràng về công ty. Trong bài viết hôm nay, Maison Office sẽ hướng dẫn bạn cách viết email giới thiệu nhân viên mới và cung cấp một số mẫu thư chào mừng nhân viên mới phổ biến nhất.

1. Tại sao cần viết thư chào mừng nhân viên mới?

Thư chào mừng nhân viên mới là một loại tài liệu hay thông điệp được gửi từ công ty tới nhóm làm việc, tân nhân viên mới gia nhập tổ chức. Trong quá trình tiếp nhận nhân viên mới, thư chào mừng nhân viên mới đóng vai trò quan trọng. Dưới đây là 3 lý do doanh nghiệp nên có những câu chào mừng nhân viên mới:

1.1 Thể hiện sự quan tâm và chào đón

Trước hết, thư chào mừng sẽ tạo cảm giác chào đón cho nhân viên mới và thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo và đồng nghiệp đối với việc gia nhập của họ. Điều này sẽ giúp nhân viên mới có thêm động lực và tinh thần tích cực để bắt đầu công việc.

1.2 Cung cấp thông tin quan trọng

Thư chào mừng nhân viên mới cung cấp các thông tin quan trọng giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi với công việc và môi trường làm việc.

Ví dụ, bạn có thể đề cập lại vị trí công việc, ngày bắt đầu làm việc, giờ làm việc, quyền lợi và các chế độ phúc lợi, thông tin liên lạc với quản lý và các thông tin quan trọng khác. Những thông tin này sẽ giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về công việc và trách nhiệm của mình.

Ngoài ra, trong thư chào mừng, bạn có thể tóm lược về các quy định, quy tắc và văn hóa doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về văn hóa làm việc và những kỳ vọng mà công ty đặt ra cho họ.

1.3 Tạo ấn tượng tốt

Trong những ngày đầu làm việc, tân binh khó có thể trải qua cảm giác lạc lõng và bỡ ngỡ, đôi khi không thể hòa nhập với mọi người. Một thiệp chào mừng nhân viên mới có thể giảm áp lực cho nhân viên và giúp họ cảm thấy được quan tâm và đánh giá.

Một lá thư ngắn gọn nhưng ý nghĩa được coi là “bí kíp” giúp rút ngắn khoảng cách giữa các nhân viên, giữa nhân viên và quản lý hoặc các cấp quản lý cao hơn. Điều này làm cho các mối quan hệ trong công ty trở nên thoải mái và gần gũi hơn. Đây cũng là một cách mà những nhà quản lý nhân sự sử dụng để tăng cường hiệu quả sử dụng nhân lực và giữ chân những tài năng cho doanh nghiệp.

>>> Tìm hiểu thêm: Onboarding là gì? Quy trình Onboarding nhân viên mới hiệu quả

2. Cấu trúc thư giới thiệu nhân viên mới

Sheldon Yellen, CEO của Belfor Holdings (Mỹ), đã tự viết hơn 7.000 tấm thiệp chúc mừng cho từng nhân viên hàng năm. Trên CNBC, ông chia sẻ: “Mọi người thường nói rằng khách hàng là ưu tiên hàng đầu. Nhưng đối với tôi, nhân viên của tôi là ưu tiên hàng đầu. Tôi tin vào điều đó.”

Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc gửi thư chào mừng tới nhân viên mới. Nhưng làm thế nào để viết một bức thư ngắn gọn, súc tích? Hãy áp dụng cấu trúc cơ bản sau đây:

2.1 Tiêu đề email giới thiệu nhân viên mới

Đây là nội dung bắt buộc cho tất cả các thư điện tử chào đón nhân sự mới gia nhập công ty. Phần này nên được viết bằng chữ in hoa đậm.

Ví dụ: “CHÀO MỪNG NHÂN SỰ MỚI / CHÀO MỪNG ANH/CHỊ …. / CHÀO MỪNG ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ MỚI… GIA NHẬP CÔNG TY (tên công ty).

2.2 Lời chào mừng nhân viên mới

Để giảm sự căng thẳng cho nhân viên mới, việc có một lời chào thân mật hoặc trang trọng ở đầu thư là rất quan trọng. Tùy thuộc vào chức danh và cấp bậc của nhân sự mới, bạn nên bắt đầu một cách phù hợp.

Ví dụ: Nếu người mới là tân trưởng phòng, bạn có thể bắt đầu thư bằng cách viết: “Chào đồng chí Phan Khôi Vĩ – Tân trưởng phòng truyền thông công ty XYZ. Xin chúc mừng bạn trở thành một thành viên của công ty.”

2.3 Giới thiệu về công ty

Việc hiểu rõ về công ty, bao gồm lịch sử, văn hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ, v.v.sẽ giúp nhân viên mới hòa nhập với công ty nhanh hơn. Nhân viên mới sẽ có thể hiểu rõ hơn về các quy định, chính sách, văn hóa của công ty và biết cách ứng xử phù hợp.

2.4 Giới thiệu về vị trí công việc

Việc giới thiệu về vị trí công việc một cách chi tiết bao gồm nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, v.v… sẽ cho thấy rằng công ty coi trọng nhân viên mới và muốn họ hiểu rõ về công việc của mình. Điều này sẽ giúp họ chuẩn bị tốt hơn cho công việc và bắt đầu công việc một cách thuận lợi.

2.5 Thông tin cần thiết cho quá trình nhận việc

Thông thường, những thông tin này đã được trao đổi trước với nhân sự mới để đồng nhất việc sắp xếp công việc.

Tuy nhiên, khi gửi email chào mừng, chúng ta cũng nên nhắc lại để những người cùng nhận email này có thể theo dõi và thực hiện. Cụ thể bao gồm:

• Thời gian bắt đầu làm việc.
• Người hướng dẫn trực tiếp.
• Người hỗ trợ từ các phòng ban khác, thường là từ phòng nhân sự.

2.6 Chúc mừng và lời kết khi chào đón nhân viên mới

Một lời kết gợi mở sẽ cho phép nhân sự mới tìm kiếm sự hỗ trợ và hợp tác rộng hơn, không chỉ giới hạn trong phạm vi của phòng ban trực tiếp. Điều này sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy an tâm hơn khi làm việc. Đôi khi, việc thông báo vấn đề cho người quản lý trực tiếp không thuận lợi bằng cách truyền thông qua một bên thứ ba, ví dụ như phòng nhân sự.

>>> Xem thêm: Top 10 cách tạo động lực làm việc cho nhân viên hiệu quả nhất

3. Những lưu ý khi soạn thảo thư chào mừng nhân viên mới

Nội dung của thư chào mừng nhân viên mới sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào vị trí công việc, đặc thù ngành nghề và văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Dưới đây là một số nội dung tham khảo khi viết thư chào mừng:

3.1 Lời chào nhân viên mới

Một lời chào mừng chân thành và thân thiện sẽ tạo ra ấn tượng tích cực với nhân viên mới. Phần mở đầu có vai trò quan trọng trong mục đích tạo ra cảm giác hạnh phúc khi được chào đón và mong đợi sự hòa nhập của nhân viên mới.

3.2 Thể hiện sự quan tâm và chào đón nhân viên mới

Bạn có thể chào đón nhân viên mới bằng cách đánh giá cao những thành tựu mà họ đã đạt được trong quá khứ và bày tỏ hi vọng rằng họ sẽ tiếp tục thành công hơn nữa trong tương lai. Đồng thời, cũng nên thể hiện sự vui mừng khi đội nhóm hoặc tổ chức có thêm một thành viên mới.

3.3 Cung cấp thông tin đầy đủ hữu ích

Thông tin như vị trí công việc, ngày giờ nhận việc, địa điểm làm việc và mô tả công việc là rất quan trọng đối với nhân viên mới. Đồng thời, cũng hãy đề cập đến chế độ lương thưởng và các phúc lợi dành cho nhân viên.

Ngoài ra, đừng quên cung cấp thông tin về quy trình làm việc, các nguồn tài nguyên và thông tin liên quan đến người quản lý trực tiếp.

Cuối cùng, hãy kết thúc thư chào mừng nhân viên mới bằng một lời khích lệ và lời chúc tốt đẹp, cũng như mong đợi những đóng góp của họ cho sự phát triển của doanh nghiệp.

BẠN CÓ BIẾT: Training là gì? Các hình thức training đào tạo nhân viên hiệu quả

4. Mẫu thư chào mừng nhân viên mới hay, chuẩn, chuyên nghiệp nhất

Công ty khác nhau sẽ có văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc riêng biệt, dẫn đến sự khác nhau trong cách chào đón nhân viên mới.

Trong phần này, Maison Office sẽ cung cấp một số mẫu thư chào mừng nhân viên mới cho bạn đọc. Bạn có thể sử dụng hoặc điều chỉnh để phù hợp với văn hoá làm việc của công ty.

4.1 Mẫu thư chào mừng nhân viên mới bằng tiếng Việt

Kính gửi Vương Tinh Việt,

Chúc mừng Anh đã gia nhập CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ BẤT ĐỘNG SẢN MAISON OFFICE với vai trò Chuyên viên Digital Marketing. Chúng tôi rất vui mừng được chào đón Anh trong đại gia đình MAISON.

Tôi là Nguyễn Văn A Trưởng phòng nhân sự của công ty. Thay mặt toàn thể đội ngũ, chúng tôi xin gửi lời chào mừng chân thành đến Anh.

Chúng tôi đánh giá cao năng lực và tinh thần nhiệt huyết mà Anh mang đến cho công ty và vị trí công việc này. Hy vọng rằng trong thời gian làm việc tại đây, chúng ta sẽ cùng nhau phát triển và đạt được thành công.

Công ty gửi đến Anh/Chị một số thông tin quan trọng cho ngày làm việc đầu tiên như sau:

• Ngày bắt đầu làm việc: Thứ 2, ngày 10/07/2023, vào lúc 8h00.
• Địa chỉ: Tầng 1, Toà nhà AC, 3/78 Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
• Anh/Chị vui lòng mặc trang phục lịch sự và mang theo laptop cá nhân khi đến nhận việc.
• Khi đến, Anh/Chị vui lòng đỗ xe tại hầm tầng 1 hoặc sảnh văn phòng tầng 1.

Thêm vào đó, Anh sẽ có thời gian để thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động, vì vậy Anh vui lòng chuẩn bị hồ sơ cá nhân gồm:

• Sơ yếu lý lịch được xác nhận bởi cơ quan địa phương không quá 06 tháng.
• Bản sao công chứng của chứng minh thư và sổ hộ khẩu không quá 06 tháng.
• Giấy khám sức khỏe có hiệu lực trong 12 tháng gần đây.
• Bản sao giấy khai sinh.
• Bản sao các bằng cấp và chứng chỉ liên quan.
• Bản sao của sổ bảo hiểm xã hội (nếu bạn chưa nhận được sổ tại cơ quan cũ, vui lòng cung cấp mã số BHXH).

Trong quá trình thâm nhập vào công việc, nếu cần sự hỗ trợ, Anh có thể liên hệ với Trưởng phòng Truyền thông. Công ty luôn đặt lợi ích của nhân sự lên hàng đầu và sẵn sàng tạo mọi điều kiện thuận lợi.

Một lần nữa, chúc mừng Anh Việt đã trở thành một phần của gia đình Maison. Chúng tôi tin rằng sự gắn kết và hỗ trợ của bạn sẽ đóng góp vào thành công chung của chúng ta.

Hẹn gặp Anh vào ngày đầu làm việc.

Trân trọng,

Nguyễn Văn A

Trưởng phòng Nhân sự

Công ty Cổ phần MAISON

Tầng 1, Toà nhà AC, 3/78 Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 098.890.2468

4.2 Thiệp chào mừng nhân viên mới bằng tiếng Anh

“Vuong Tinh Viet – Digital Marketing Specialist, Welcome to Maison Joint Stock Company

Hello Vuong Tinh Viet,

We extend a warm welcome to you as you join the Maison Office family! We are delighted to have you on board.

I am Nguyen Van A, the Head of the Human Resources Department at Maison Joint Stock Company.

On behalf of the company, we are thrilled to welcome you as a Digital Marketing Specialist in our Marketing department.

We greatly appreciate your enthusiasm and dedication to both the company and this role. We look forward to achieving remarkable milestones together during your tenure, contributing to Maison’s growth in the market.

Here is some information for your first day:

• Your first working day will commence at 8:00 am on Monday, July 10, 2023.
• Our office is located at the 1F – AC Building, 3/78 Duy Tan, Dich Vong Hau ward, Cau Giay, Hanoi
• Please dress professionally and bring your personal laptop when you arrive.
• When you get here, you can park your car in 1st floor basement or in the office lobby on the 1st floor.

You will have the opportunity to sign your employment contract, so make sure to bring the necessary personal documents, including:

• Locally certified curriculum vitae (no older than 6 months).
• Notarized copies of your ID card and household registration book (no older than 6 months).
• A health certificate issued within the last 12 months.
•  A copy of your birth certificate.
• Photocopies of relevant certificates.
• A copy of your social insurance book (If you haven’t received the book from your previous office, please provide your social insurance number).

If you require any assistance during the onboarding process, please don’t hesitate to reach out to our Communications Manager. We are dedicated to ensuring the best conditions for all our employees.

Once again, congratulations to Vuong Tinh Viet on becoming a part of the Maison family. We have every confidence in your success.

We look forward to seeing you on your first day at work.

Warm regards,

Nguyen Van A,

HR Manager

MAISON OFFICE REAL ESTATE SERVICES AND CONSULTING JOINT STOCK COMPANY

Head Office: 1F – AC Building, 3/78 Duy Tan, Dich Vong Hau ward, Cau Giay, Hanoi

Hotline: 098.890.2468

4.3 Mẫu email chào mừng nhân viên mới

Thư chào đón nhân viên mới chính là bước đầu của sự ngọt ngào mà một tổ chức gửi tới nhân viên mới. Dù được trình bày bằng viết tay hoặc đánh máy, sự cẩn thận và tôn trọng đều là yếu tố quan trọng. Dưới đây là một vài ví dụ về thư chào đón nhân viên để bạn tham khảo:

Mẫu chào mừng một nhân viên

Tiêu đề mail: Chào mừng chị Hà Mai Hoa – Chuyên viên đối ngoại

Chào chị Hoa,

Tôi là Lê Tiến Đức, Trưởng bộ phận Nhân sự của công ty ABC.

Chúng tôi xin gửi lời chào mừng chân thành đến chị khi chị gia nhập vào đội ngũ của công ty ABC, đảm nhiệm vị trí Chuyên viên đối ngoại tại bộ phận Truyền thông.

Chúng tôi đánh giá rất cao năng lực và tinh thần nhiệt huyết của chị, và chúng tôi tin tưởng rằng chị sẽ đóng góp tích cực vào thành công của công ty ABC và đạt được những kết quả xuất sắc trong vai trò của mình.

Trong thư này, chúng tôi xin thông báo một số thông tin quan trọng như sau:

• Ngày chính thức bắt đầu làm việc của chị: 01/11/2023.
• Người trực tiếp hướng dẫn chị sẽ là chị Cao Thị Hằng Nga, Trợ lý Trưởng bộ phận Truyền thông.
• Chị Trương Quỳnh Khoa, Chuyên viên Nhân sự của chúng tôi, sẽ sẵn sàng hỗ trợ chị về mọi thủ tục cần thiết. Số điện thoại liên hệ của chị Quỳnh Khoa,: (028)… – Ext: 11.

Nếu chị cần bất kỳ sự hỗ trợ nào trong quá trình công việc, xin đừng ngần ngại liên hệ với chị Cao Thị Hằng Nga hoặc trực tiếp với tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tất cả nhân sự của công ty.

Một lần nữa, chúng tôi rất hoan nghênh chị Hoa đến gia nhập gia đình ABC của chúng ta.

Trân trọng,

(Ký tên)

Lê Tiến Đức

Trưởng bộ phận Nhân sự của công ty ABC

Số điện thoại/Zalo:…

Email:…

Mẫu chào mừng nhiều nhân viên

Tiêu đề mail: Chào mừng các thành viên mới gia nhập công ty {XYZ}

Chào các Anh Chị,

Tôi là Vũ Việt Hà, Trưởng bộ phận Nhân sự của công ty XYZ

Hôm nay, tôi vô cùng phấn khích khi được thông báo thay mặt công ty XYZ để chào đón bốn anh chị mới gia nhập đội ngũ của chúng tôi, trực thuộc bộ phận Xuất nhập khẩu, bắt đầu từ ngày {01/11/2023}:

Anh Trương Quốc Đại – Sinh năm 1991 – Trợ lý Trưởng bộ phận Xuất nhập khẩu.

Anh Trần Vinh – Sinh năm 1993 – Nhân viên Khai báo Hải quan.

Chị Trương Diệu Nhi – Sinh năm 1997 – Nhân viên Chứng từ Hàng xuất.

Chị Nguyễn Nguyệt Ánh – Sinh năm 1998 – Nhân viên Chứng từ Hàng nhập.

Vào ngày 01/11/2023, anh chị sẽ tham gia công ty và sẽ được giới thiệu và làm quen với các bộ phận và phòng ban liên quan thông qua sự hỗ trợ của đội ngũ Nhân sự. Sau đó, các anh chị sẽ nhận được sự hướng dẫn và đào tạo thực tế từ các chuyên gia tại bộ phận Xuất nhập khẩu.

Cụ thể:

• Anh Nguyễn Tiến – Trưởng bộ phận Xuất nhập khẩu – sẽ hướng dẫn trực tiếp cho anh Trương Quốc Đại.
• Anh Trần Văn Minh – Chuyên viên Khai hải quan – sẽ đồng hành với anh Trần Vinh để hướng dẫn công việc.
• Chị Tăng Kim Ái – Trưởng bộ phận Chứng từ – sẽ phân công một chuyên viên để hướng dẫn chị Trương Diệu Nhi và chị Nguyễn Nguyệt Ánh.

Nếu anh chị có bất kỳ câu hỏi hoặc cần hỗ trợ trước hoặc trong quá trình tiếp quản công việc, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi thông qua thông tin liên hệ có sẵn trong phần chữ ký của email.

Một lần nữa, chúng tôi chân thành chào đón anh chị đến với ngôi nhà chung của chúng ta tại công ty XYZ.

Trân trọng,

(Ký tên)

Vũ Việt Hà

Trưởng bộ phận Nhân sự của công ty XYZ

Số điện thoại/Zalo:…

Email: ….

Email giới thiệu nhân viên mới bằng tiếng Anh

Subject: Welcome to [Company name]

Dear [Employee’s name],

We are thrilled to extend a warm welcome to you as you join our team! We are eager to meet you on your first day, scheduled for [time], at our office. The attire expectation here is [casual/ business casual].

At [Company name], we highly value our employees, and we have ensured that your work environment is well-equipped to support your productivity. On your initial day, our team will be available to assist you in setting up your computer, software, and online accounts. Moreover, we have some special surprises for you [like a designated parking spot, a personalized coffee mug, and, if appropriate, a company t-shirt].

To facilitate a seamless onboarding experience, we have organized a detailed agenda for your initial days. You will have ample time to go over and complete the necessary employment paperwork, with HR available to guide you through this process. (The HR team will be there to assist you!) As part of your onboarding journey, you will have a meeting with your hiring manager to discuss the initial steps. Additionally, there are several training sessions scheduled for your first week to provide you with a comprehensive understanding of our company’s operations and functionality.

Our team is eager to meet you, and they are looking forward to introducing themselves during [planned event/ lunchtime].

Should you have any questions before your start date, please don’t hesitate to reach out via email or phone, and I will be delighted to assist you.

We anticipate a successful collaboration and are excited to witness your achievements!

Best regards,

[Your name]

[Your signature]

4.4 Thư giới thiệu nhân viên mới cho khách hàng

Gửi thư giới thiệu nhân viên mới cho khách hàng là một cách để công ty thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp đối với khách hàng. Thư giới thiệu sẽ giúp khách hàng hiểu rõ hơn về nhân viên mới và có thể liên hệ với nhân viên mới khi cần thiết.

Bằng tiếng Việt

Chào [Tên khách hàng],

Tôi xin giới thiệu với bạn một thành viên mới trong đội của chúng tôi, [Tên nhân viên mới], người sẽ đảm nhiệm vai trò [Chức danh] và bắt đầu công việc từ ngày [Ngày]. [Tên nhân viên mới] có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực [Lĩnh vực chuyên môn], và họ đã tích luỹ được [X] năm kinh nghiệm làm việc với các khách hàng tương tự với bạn.

Nếu bạn muốn liên hệ trực tiếp với [Tên nhân viên mới], bạn có thể sử dụng địa chỉ email của họ tại [Địa chỉ email của nhân viên mới]. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, tôi sẽ luôn sẵn sàng để hỗ trợ bạn.

Vui lòng đảm bảo rằng bạn CC [Tên nhân viên mới] trong tất cả các email liên quan đến [dự án]. Chúng tôi rất mong được làm việc cùng [Tên nhân viên mới], và chúng tôi tin rằng bạn sẽ ấn tượng với đóng góp của họ.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Bằng tiếng Anh

Hello [Client’s Name],

Allow me to present [New Employee’s Name], who will assume the role of [Job Title] for your support, commencing from [Date]. [New Employee’s Name] brings a wealth of experience in [Area of expertise] and boasts [X] years of working with clients of your profile.

Should you wish to connect directly with [New Employee’s Name], please make use of their email address at [New Employee’s email address]. Alternatively, don’t hesitate to contact me for any inquiries or assistance you may require. I’m here to support you to the best of my abilities.

Kindly ensure that you CC [New Employee’s Name] in all forthcoming emails related to the [project]. We’re thrilled to welcome [New Employee’s Name] on board, and we’re confident you’ll be highly impressed with their contributions.

Warm regards,

[Your name]

Maison Office tin rằng bạn đã nắm rõ lý do tại sao cần viết thư chào mừng nhân viên mới và cấu trúc thích hợp cho một bức thư chào đón nhân sự mới. Trong quá trình soạn thảo, việc sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp và thể hiện văn hóa làm việc của công ty thông qua cách viết rất quan trọng.

Bạn là chuyên viên tư vấn, muốn theo đuổi đam mê ngành Sale, nhưng chưa tìm được nơi “định cư”, hãy ứng tuyển ngay vị trí chuyên viên Tư vấn thuê văn phòng tại Maison Office để được hưởng vô số phúc lợi SIÊU HOT.

ĐỪNG BỎ LỠ: 11 Bước Lập Kế Hoạch Tuyển Dụng Nhân Sự Hiệu Quả

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn