Tại sao thay đổi văn phòng sẽ khiến công ty tốt hơn?
Theo dõi Maison Office trên
Nhu cầu làm việc ngày một đa dạng và thay đổi nhanh chóng đã khiến văn phòng càng phải thích nghi để đáp ứng nhu cầu nhân viên. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những lý do việc đổi văn phòng sẽ khiến công ty vận hành tích cực hơn.
Nếu bạn có nhu cầu cần thuê văn phòng tại TP.HCM hoặc cần thuê văn phòng tại Hà Nội, liên hệ với Maison Office để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.
Nội dung chính
1. Xu hướng thay đổi văn phòng trên toàn cầu
Theo khảo sát công việc toàn cầu do JLL thực hiện, 72% nhân viên cho rằng văn phòng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong một doanh nghiệp. Khi mà cách làm việc cũng như xu hướng làm việc của chúng ta ngày càng thay đổi, vai trò của văn phòng giờ đây còn hơn cả một nơi chỉ để làm việc.
Nhiều doanh nghiệp có thể thu được rất nhiều lợi ích từ việc đổi địa điểm văn phòng và tìm một không gian phù hợp với những tầm nhìn mới trong công việc của họ.
Đổi địa điểm văn phòng cho phép các doanh nghiệp thích ứng với đa dạng tính chất công việc hơn. Việc chuyển địa điểm loại bỏ những bất tiện ở không gian cũ và cho phép tổ chức của bạn tiếp tục phát triển.
> Lưu ý để không mất tiền vô lý khi thuê văn phòng
 |
 |
2. Những lý do nào nên chuyển văn phòng?
Hiểu rõ mục đích đằng sau từng bước chuyển biến của công ty là điều đầu tiên. Việc này sẽ đảm bảo công ty có dự án suôn sẻ, hạn chế gặp phải những quyết định sai lầm.
Một vài lý do điển hình và động lực thúc đẩy việc chuyển văn phòng bao gồm:
- Mở rộng quy mô, phát triển nhân sự
- Giảm chi phí dư thừa tại văn phòng cũ
- Tăng cường xây dựng thương hiệu và bản sắc công ty
- Tăng khả năng tiếp cận khách hàng
- Cải thiện khả năng thu hút nhân lực và khả năng giữ chân nhân tài
- Tăng động lực và năng suất của nhân viên
- Thay đổi phong cách làm việc và văn hoá công ty
Đối với những dự án chuyển văn phòng hơn 1000m2, công ty nên đề xuất lên kế hoạch trước 6 tháng. Tuy nhiên, việc lên kế hoạch nên hoàn thành càng sớm càng tốt.
Quy mô của dự án sẽ quyết định thời gian lên kế hoạch di dời văn phòng, những yếu tố khác như tỷ lệ phát triển nhân sự cũng sẽ ảnh hưởng đến các mốc thời gian trong dự án của bạn.
3. Những lợi ích của việc chuyển văn phòng là gì?
Chuyển đến địa điểm mới là một cơ hội cho sự khởi đầu mới và một cách tốt để thực hiện sự thay đổi đối với doanh nghiệp. Đừng vội nản chí nếu công ty không thể gia hạn hợp đồng thuê với những điều khoản phù hợp, hoặc chủ mặt bằng quyết định thu hồi văn phòng.
Bởi dù là tình huống gì xảy đến với dự định của doanh nghiệp, thì cũng sẽ có rất nhiều điều tích cực xuất hiện trong quá trình chuyển văn phòng. Với những công ty đang hoặc đã phát triển, cơ hội khi chuyển đến một không gian lớn hơn đi kèm với những lợi ích rõ rệt.
Dưới đây là những lợi ích tuyệt vời khi công ty chuyển văn phòng:
- Sự phát triển của công ty
- Áp dụng những cách làm việc mới
- Tiết kiệm chi phí
- Đầu tư vào trải nghiệm của nhân viên
3.1 Sự phát triển của công ty
Mở rộng phát triển văn phòng là một trong những lý do phổ biến nhất cho việc đổi địa điểm văn phòng. Khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu mở rộng và bạn có thêm nhiều nhân viên, khi đó sẽ xuất hiện một nhu cầu lớn hơn về không gian.
Bạn không chỉ cần thêm không gian cho những bàn làm việc mà bạn cũng cần thêm những phòng họp hay những khu giải lao lớn hơn để nhân viên của bạn làm việc hiệu quả.
Hơn nữa, nếu bạn vẫn có dự định tiếp tục phát triển thì một văn phòng mới trang bị đầy đủ thiết bị có thể sẽ là yếu tố quyết định trong việc thu hút nhân tài và giữ chân họ.
3.2 Áp dụng những cách làm việc mới
Nếu bạn đã quyết định đổi mới phong cách làm việc của doanh nghiệp, thì văn phòng hiện tại có thể sẽ không cho phép bạn thực hiện việc này một cách hiệu quả.
Việc chuyển đến một văn phòng nhỏ hơn hoặc to hơn, điều đó có nghĩa là không gian mới sẽ được thiết kế với mục đích thích ứng với mô hình làm việc mới. Ví dụ: Mô hình làm việc kết hợp online & offline có thể sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng hiệu quả.
3.3 Tiết kiệm chi phí
Với nhiều doanh nghiệp có mô hình làm việc kết hợp từ xa và tại văn phòng, thường các công ty này sẽ sử dụng nhiều không gian hơn diện tích cần thiết.
Việc chiếm dụng nhiều không gian hơn mức cần thiết sẽ tốn chi phí, thế nên chuyển văn phòng đến một không gian nhỏ hơn là một bước đi hợp lý.
Thậm chí khi bạn không có ý định thay đổi phong cách làm việc, một không gian làm việc nhỏ hơn cũng sẽ giúp tiết kiệm chi phí điện và điều hòa.
3.4 Đầu tư vào trải nghiệm của nhân viên
Để cải thiện trải nghiệm của nhân viên trong thời buổi phong cách làm việc online và làm việc từ xa có xu hướng tăng, các công ty đã nâng cấp không gian bằng cách cắt giảm diện tích và chuyển đến một không gian văn phòng hạng A.
Việc chuyển đến những văn phòng hạng A bắt nguồn từ mong muốn tận dụng nhiều hơn những dịch vụ cao cấp với cơ sở hạ tầng mới. Ví dụ, các cao ốc hiện đại có trang bị phòng gym và không gian xanh nhằm cải thiện trải nghiệm của nhân viên.
Đây cũng là cách rất phổ biến để công ty tăng trải nghiệm làm việc cho nhân viên và thu hút họ trở lại văn phòng.
>> XEM THÊM: 5 công việc cần chuyển bị khi chuyển văn phòng
4. 4 nguyên tắc khi lên kế hoạch chuyển văn phòng
Mỗi lần đổi địa điểm văn phòng đều tạo nên vô số cơ hội tuyệt vời cho doanh nghiệp. Để việc này diễn ra suôn sẻ, công ty cần thảo luận các vấn đề cơ bản sau:
4.1 Thống nhất layout văn phòng và mục tiêu của doanh nghiệp
Đầu tiên, cần thống nhất layout văn phòng (Mặt bằng văn phòng) mới dựa trên mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp. Việc này bao gồm:
- Đánh giá nhu cầu không gian: Xác định các khu vực làm việc, phòng họp, khu vực nghỉ ngơi, và các không gian chức năng khác cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
- Tạo ra bản thiết kế chi tiết: Hợp tác với kiến trúc sư hoặc nhà thiết kế nội thất để tạo ra bản thiết kế chi tiết, đảm bảo bố trí hợp lý và tiện nghi cho tất cả nhân viên.
- Xác định mục tiêu: Mục tiêu của việc chuyển văn phòng là gì? Là để mở rộng không gian, cải thiện môi trường làm việc hay để giảm chi phí vận hành? Xác định rõ mục tiêu giúp dễ dàng trong việc quyết định layout và các yêu cầu khác.
4.2 Lấy nhân viên và khách hàng làm trọng tâm
Nhân viên và khách hàng chính là nền tảng đi đến thành công của một công ty. Thiết kế một không gian làm việc bao hàm 2 đối tượng này sẽ có sự tác động lớn đến doanh nghiệp và năng suất làm việc.
Lấy nhân viên làm trọng tâm của bản thiết kế có thể giúp bạn thu hút những người tài năng. Việc đó cũng hỗ trợ các doanh nghiệp tạo ra một văn hoá tích cực trong công ty, cải thiện tinh thần và năng suất của nhân viên.
4.3 Thấu hiểu tâm lý nhân viên khi chuyển văn phòng
Quy mô và độ phức tạp của việc thay đổi văn phòng có thể dẫn đến những phản ứng từ nhân viên, khách hàng của bạn.
Để đảm bảo các bên liên quan chính kịp thích ứng, hãy hiểu điều gì tác động đến họ và dành thời gian thấu hiểu những cảm xúc này. Sự thay đổi tạo nên những cơ hội phát triển, cơ hội cải tiến và sáng tạo, nhưng đồng thời cũng tạo nên nỗi sợ và sự lo lắng.
Một số người lo ngại rằng việc tái cấu tạo có thể ảnh hưởng quá trình làm việc của cả công ty hoặc vị trí của họ. Hãy hiểu cho quan điểm của mọi người, đảm bảo rằng quá trình hoàn toàn rõ ràng và công bằng, cung cấp các khâu huấn luyện liên quan, tổ chức những buổi họp, trả lời các câu hỏi và giải thích những điều cần lưu ý ở địa điểm mới.
4.4 Kiểm soát sự thay đổi của doanh nghiệp
Sự thay đổi không diễn ra một cách độc lập – nó tác động đến cả tổ chức và mọi người trong đó.
Sự thay đổi của một doanh nghiệp, thay đổi chỗ làm và thay đổi cách quản lý nên được thực hiện trong một chương trình thống nhất, không phải trong những nhánh công việc tách biệt. Điều này sẽ đảm bảo doanh nghiệp kiểm soát các giai đoạn tốt hơn, giảm sự gián đoạn trong cả quá trình và đẩy nhanh tiến trình phục hồi giai đoạn.
Đánh giá lại mục tiêu chuyển đổi văn phòng chính là chìa khoá để thành công thay đổi cơ cấu doanh nghiệp.
>> THAM KHẢO NGAY: 20 công việc cần làm khi chuyển văn phòng mới
Tóm lại, việc thay đổi văn phòng không chỉ đem lại những luồng gió mới mà còn đi kèm với vô vàn lợi ích giúp công ty phát triển hiệu quả hơn. Điều này còn giúp nhân viên tăng năng suất làm việc, thu hút nhiều khách hàng, qua đó tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Với những vai trò tuyệt vời như vậy, còn chần chờ chi mà công ty bạn không thay đổi địa điểm mới ngay nào?
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
