Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm có phải nộp thuế?

Trong bối cảnh thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu hóa chi phí là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Thuê văn phòng là một khoản chi phí cố định quan trọng, chiếm một phần đáng kể trong ngân sách hàng tháng. Do đó, việc tìm kiếm một văn phòng phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính là điều vô cùng cần thiết.

1. Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm có được đưa vào chi phí hợp lý không?

Theo quy định tại mục 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp có thể đưa chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng/năm vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp: Chi phí thuê văn phòng phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp và được chứng minh qua hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán hợp pháp.

• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản, và hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
• Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê: Nếu hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê, hồ sơ để xác định chi phí được trừ bao gồm hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân cho thuê nhà có doanh thu từ hoạt động cho thuê nhà trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Nếu doanh thu vượt quá 100 triệu đồng, cá nhân cho thuê phải nộp thuế GTGT và TNCN. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân nếu có thỏa thuận trong hợp đồng.

>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới 

2. Chi phí thuê văn phòng gồm những gì?

Chi phí thuê văn phòng là chi phí cần phải trả cho bên cho thuê bao gồm: tiền thuê mặt bằng chính và các chi phí phụ kèm theo như điện nước, phí quản lý, bảo vệ, dọn vệ sinh,…

Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng:

• Vị trí địa lý: Văn phòng tọa lạc tại trung tâm thành phố thường có giá thuê cao hơn so với các khu vực ngoại thành.
• Diện tích và tiện ích: Diện tích văn phòng càng rộng, tiện ích đi kèm càng nhiều, càng hiện đại thì giá thuê càng cao.
• Thời hạn thuê: Hợp đồng thuê dài hạn thường có giá thuê ưu đãi hơn so với hợp đồng ngắn hạn.
• Các khoản chi phí phụ kèm theo: Bao gồm phí quản lý, bảo vệ, dọn vệ sinh, điện nước, internet, …

>> Bạn đã biết về khái niệm: Diện tích Gross và Diện tích Net trong thuê văn phòng?

3. Những lợi ích khi thuê văn phòng làm việc dưới 100 triệu

Thuê văn phòng làm việc dưới 100 triệu đồng là một lựa chọn tiết kiệm chi phí mà nhiều doanh nghiệp startup, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đang cân nhắc. Việc này mang lại nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Đây là lợi ích rõ ràng nhất, giúp doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ và vừa hạn chế chi phí cố định, giải phóng nguồn lực tài chính cho các hoạt động kinh doanh khác.

• Tối ưu hóa nguồn lực tài chính: Thay vì đầu tư vào mua văn phòng, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm, dịch vụ, marketing và mở rộng thị trường.
• Dễ dàng thay đổi và linh hoạt: Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu về văn phòng thay đổi, việc thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng mang lại sự linh hoạt trong việc lựa chọn địa điểm mới, phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.

Tóm lại, việc thuê văn phòng làm việc dưới 100 triệu đồng là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo có một không gian làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

4. Cách tìm kiếm văn phòng cho thuê dưới 100 triệu

Hiện nay có rất nhiều cách giúp bạn và doanh nghiệp bạn tìm kiếm được văn phòng phù hợp với ngân sách và tiêu chí đã đề ra. Sau đây là 4 cách tìm kiếm văn phòng phổ biến nhất hiện nay:

• Sử dụng các trang web và ứng dụng tìm kiếm bất động sản: Hiện nay, có rất nhiều trang web và ứng dụng chuyên về bất động sản như Maison Office, bất động sản,…. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và so sánh giá thuê văn phòng trên các nền tảng này.

• Tham khảo ý kiến từ các công ty môi giới bất động sản uy tín: Các công ty môi giới bất động sản có nhiều kinh nghiệm và thông tin về thị trường văn phòng cho thuê. Họ có thể giúp bạn tìm kiếm văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn. Hiện nay, Maison Office đang là đơn vị môi giới bất động sản uy tín được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Bạn có thể tham khảo và liên hệ để được tư vấn, nhận đề xuất các văn phòng phù hợp miễn phí.
• Tham gia các diễn đàn và nhóm cộng đồng trên mạng xã hội: Trên các diễn đàn và nhóm cộng đồng, bạn có thể tìm thấy nhiều thông tin hữu ích từ những người đã có kinh nghiệm thuê văn phòng. Họ có thể chia sẻ cho bạn những lời khuyên và đánh giá chân thực về các văn phòng cho thuê.

Mỗi phương pháp tìm kiếm văn phòng đều có những ưu điểm riêng. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian và công sức tối đa, đồng thời nhanh chóng tìm được không gian làm việc lý tưởng, việc liên hệ với các đơn vị môi giới là lựa chọn hiệu quả nhất. Với đội ngũ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và nguồn văn phòng đa dạng, các công ty môi giới sẽ hỗ trợ bạn tìm được văn phòng phù hợp một cách nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí.

5. Mẹo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khi thuê văn phòng

• Đàm phán giá thuê và điều kiện hợp đồng: Đừng ngần ngại đàm phán với chủ nhà về giá thuê, thời hạn thuê, các khoản chi phí phụ kèm theo để có được mức giá tốt nhất. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy không tự tin trong quá trình đàm phán hoặc muốn tiết kiệm thời gian, hãy liên hệ với các đơn vị môi giới chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về thị trường bất động sản, các đơn vị môi giới sẽ hỗ trợ bạn đàm phán một cách hiệu quả, giúp bạn đạt được mức giá thuê hợp lý và các điều khoản hợp đồng bảo vệ tối đa quyền lợi của doanh nghiệp.

• Chọn lựa văn phòng phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp: Không nên thuê văn phòng quá rộng hoặc quá nhỏ so với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Kiểm tra kỹ các khoản chi phí phụ kèm theo: Hãy xem xét kỹ các khoản chi phí như phí quản lý, bảo vệ, dọn vệ sinh, điện nước, internet,… để tránh bị phát sinh chi phí không cần thiết.
• Tìm kiếm các chương trình khuyến mãi và ưu đãi từ chủ đầu tư: Nhiều chủ đầu tư có chương trình khuyến mãi, ưu đãi dành cho khách hàng thuê văn phòng, giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.

>> Xem thêm: 10 kinh nghiệm đàm phán thuê văn phòng bạn cần biết

6. Lưu ý quan trọng khi thuê văn phòng dưới 100 triệu

Khi quyết định thuê văn phòng với mức giá dưới 100 triệu, bên cạnh việc tiết kiệm chi phí, bạn cũng cần lưu ý một số yếu tố quan trọng để đảm bảo lựa chọn được không gian làm việc phù hợp và hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn không nên bỏ qua:

• Kiểm tra pháp lý và giấy tờ liên quan: Hãy đảm bảo chủ nhà có đầy đủ giấy tờ pháp lý chứng minh quyền sở hữu và quyền cho thuê văn phòng.
• Đánh giá tiện ích và dịch vụ đi kèm: Hãy xem xét các tiện ích và dịch vụ đi kèm như bãi đỗ xe, hệ thống an ninh, thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy,…

• Xem xét môi trường xung quanh và tiện ích giao thông: Hãy lựa chọn văn phòng có môi trường xung quanh thoáng đãng, an ninh tốt, tiện ích giao thông thuận lợi.
• Kiểm tra các điều khoản về bảo trì và sửa chữa: Hãy tìm hiểu rõ trách nhiệm bảo trì, sửa chữa của chủ nhà và người thuê trong hợp đồng để tránh phát sinh tranh chấp trong quá trình sử dụng văn phòng.

Bằng cách lưu ý những điều trên, bạn sẽ có thể tìm được một văn phòng làm việc phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp, đồng thời tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.

Thuê văn phòng với chi phí dưới 100 triệu đồng không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng cũng không quá khó khăn nếu bạn biết cách tìm kiếm và đàm phán. Việc hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê, tận dụng các mẹo tiết kiệm chi phí, và lưu ý các điều khoản quan trọng trong hợp đồng sẽ giúp bạn tìm được một văn phòng phù hợp với ngân sách của mình. Hãy chủ động và thông minh trong việc lựa chọn để tối ưu hóa nguồn lực tài chính và phát triển doanh nghiệp một cách bền vững.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.