Việt Nam
Cách tính chi phí chuyển văn phòng và các khoản cần dự trù
15 phút đọc
09
Chi phí di dời văn phòng cần được tính từ khi doanh nghiệp chuẩn bị rời mặt bằng cũ đến khi văn phòng mới có thể vận hành. Ngân sách bao gồm hoàn trả mặt bằng, chuyển dọn tài sản, di dời hệ thống công nghệ thông tin (CNTT), thi công văn phòng mới, thời gian thuê chồng lấn, thủ tục hành chính và chi phí do gián đoạn hoạt động.
Nội dung chính
- 1. Cách tính tổng chi phí di dời văn phòng
- 2. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí di dời văn phòng?
- 3. Những khoản chi phí nào thường bị bỏ sót khi chuyển văn phòng?
- 4. Doanh nghiệp nên dự phòng chi phí di dời như thế nào?
- 5. Cách lập bảng dự toán chi phí di dời văn phòng
- 6. Cách kiểm soát chi phí khi chuyển văn phòng
- 7. Checklist dữ liệu cần có trước khi tính chi phí di dời
- 8. Câu hỏi thường gặp về chi phí di dời văn phòng
- 8.1 Chi phí chuyển văn phòng 100m² khoảng bao nhiêu?
- 8.2 Chi phí chuyển văn phòng 200m² được tính như thế nào?
- 8.3 Công ty 50 – 100 nhân sự cần tính những khoản nào khi chuyển văn phòng?
- 8.4 Chuyển văn phòng cuối tuần có phát sinh thêm chi phí không?
- 8.5 Tiền đặt cọc văn phòng mới có phải là chi phí di dời không?
- 8.6 Chi phí thi công văn phòng mới có nằm trong tổng chi phí di dời không?
- 8.7 VAT được tính như thế nào trong ngân sách di dời văn phòng?
- 8.8 Làm thế nào để dự toán chi phí di dời văn phòng chính xác hơn?
1. Cách tính tổng chi phí di dời văn phòng
Tổng chi phí di dời cần phản ánh đầy đủ các khoản phát sinh trực tiếp và gián tiếp trong quá trình chuyển địa điểm. Doanh nghiệp có thể sử dụng công thức tổng quát sau để lập ngân sách ban đầu:
Tổng chi phí di dời = Hoàn trả văn phòng cũ + Chuyển dọn tài sản + Di dời CNTT và thiết bị + Thi công văn phòng mới + Thuê chồng lấn + Hành chính + Gián đoạn hoạt động + Chi phí phát sinh – Giá trị tài sản thu hồi hoặc khoản hỗ trợ
Mỗi nhóm chi phí có cơ sở tính khác nhau. Diện tích phù hợp để ước tính phần hoàn trả và thi công, trong khi chi phí chuyển dọn phụ thuộc nhiều hơn vào lượng tài sản, số chuyến xe, nhân công và điều kiện tiếp cận tại hai tòa nhà.
| Khoản chi phí | Cách tính/xác định | Lưu ý |
| Hoàn trả văn phòng cũ | Diện tích × mức chi phí tham chiếu hoặc dự toán theo khối lượng thực tế | Căn cứ hợp đồng thuê và điều kiện bàn giao |
| Xe vận chuyển | Số chuyến × cước/chuyến + quãng đường vượt định mức + các phụ phí | Xác định loại xe, khoảng cách và khả năng tiếp cận tòa nhà |
| Nhân công | Số người × đơn giá × thời gian làm việc | Kiểm tra cách tính theo người, giờ, ca hoặc gói công việc |
| Đóng gói | Số lượng vật tư × đơn giá | Kiểm tra vật tư đã nằm trong báo giá vận chuyển hay chưa |
| Tháo lắp tài sản | Số lượng tài sản × đơn giá hoặc báo giá theo khối lượng | Phân biệt tài sản tháo để chuyển và tài sản tháo bỏ |
| CNTT và thiết bị | Tháo + đóng gói + vận chuyển + lắp đặt + cấu hình + kiểm thử | Tránh tính trùng với hệ thống được thi công mới |
| Thi công văn phòng mới | Diện tích × đơn giá hoặc dự toán chi tiết theo khối lượng | Phụ thuộc hiện trạng bàn giao và tiêu chuẩn hoàn thiện |
| Thuê chồng lấn | Chi phí sử dụng văn phòng theo ngày × số ngày thuê đồng thời | Tính từ ngày phát sinh chi phí thực tế tại hai địa điểm |
| Hành chính | Tổng phí, lệ phí và dịch vụ thực tế | Phụ thuộc việc thay đổi địa chỉ, biển hiệu, hồ sơ và giấy phép |
| Gián đoạn hoạt động | Nhân sự bị ảnh hưởng × chi phí lao động/giờ × số giờ gián đoạn | Là ước tính quản trị, cần ghi rõ giả định |
| Lưu kho và thanh lý | Chi phí lưu kho, vận chuyển, xử lý – giá trị thu hồi | Áp dụng với tài sản chưa chuyển hoặc không tiếp tục sử dụng |
| Dự phòng | Xác định theo các khoản chưa chắc chắn về giá, khối lượng hoặc tiến độ | Không nên áp một tỷ lệ cố định cho mọi dự án |
Chi phí chuyển dọn không nên được xác định chỉ dựa trên diện tích văn phòng. Mức chi phí thực tế còn phụ thuộc vào khối lượng tài sản, số chuyến xe, quãng đường, nhân công, thời gian thực hiện và điều kiện vận chuyển tại hai địa điểm. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm kê tài sản, khảo sát lối tiếp cận và yêu cầu báo giá theo phạm vi công việc cụ thể để có dự toán sát thực tế hơn.
2. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí di dời văn phòng?
Chi phí di dời có thể chênh lệch đáng kể giữa hai doanh nghiệp có cùng diện tích thuê. Nguyên nhân nằm ở lượng tài sản, phạm vi hoàn trả, hệ thống kỹ thuật, điều kiện vận chuyển và thời gian chuyển tiếp giữa hai địa điểm.
| Yếu tố | Ảnh hưởng đến chi phí | Cần kiểm tra |
| Diện tích | Ảnh hưởng khối lượng hoàn trả và thi công | Diện tích văn phòng cũ và mới |
| Số nhân sự | Tác động số bàn làm việc, thiết bị và tài sản cá nhân | Nhân sự thường xuyên làm việc tại văn phòng |
| Khối lượng tài sản | Quyết định loại xe, số chuyến và nhân công | Danh mục, kích thước và trọng lượng tài sản |
| Khoảng cách | Ảnh hưởng cước xe và thời gian vận chuyển | Khoảng cách thực tế giữa hai địa điểm |
| Tầng thuê | Có thể kéo dài thời gian bốc dỡ | Tầng văn phòng cũ và mới |
| Thang hàng | Ảnh hưởng tốc độ và phương án vận chuyển | Tải trọng, kích thước, khung giờ sử dụng |
| Khu vực bốc dỡ | Ảnh hưởng khoảng cách đưa tài sản từ xe vào tòa nhà | Vị trí xe được phép dừng và tuyến vận chuyển nội bộ |
| Khung giờ | Có thể làm tăng phí nhân công hoặc phí tòa nhà | Giờ được phép di chuyển tài sản |
| Hệ thống CNTT | Tăng khối lượng kỹ thuật, cấu hình và kiểm thử | Máy chủ, mạng, máy tính, thiết bị họp |
| Hoàn trả mặt bằng | Có thể tạo khoản chi lớn trước khi kết thúc hợp đồng | Hợp đồng thuê và biên bản bàn giao |
| Mức hoàn thiện văn phòng mới | Tác động trực tiếp đến vốn đầu tư ban đầu | Hiện trạng bàn giao và yêu cầu sử dụng |
Diện tích thuê và số nhân sự phù hợp để lập dự toán sơ bộ nhưng chưa đủ cho một ngân sách có độ chính xác cao. Khi chuẩn bị lấy báo giá, doanh nghiệp nên kiểm kê tài sản và khảo sát điều kiện vận chuyển tại cả văn phòng cũ lẫn văn phòng mới.
Chuyển văn phòng có nhiều cấp độ, từ di chuyển vật dụng cá nhân đến chuyển thêm thiết bị công nghệ, nội thất và các trang thiết bị khác. Phạm vi tài sản càng rộng thì yêu cầu về vận chuyển, nhân lực và quản lý quá trình di dời càng tăng. Các điều kiện về thang hàng, khung giờ vận chuyển và khu vực bốc dỡ nên được kiểm tra ngay khi khảo sát văn phòng.
>> Xem thêm: Checklist khảo sát văn phòng cho thuê chi tiết
3. Những khoản chi phí nào thường bị bỏ sót khi chuyển văn phòng?
Các khoản chi phí dễ bị bỏ sót thường không nằm trong báo giá vận chuyển ban đầu hoặc chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp làm việc với ban quản lý, chủ nhà và các nhà thầu. Việc phát hiện muộn có thể làm thay đổi ngân sách và kéo dài thời gian bàn giao.
3.1 Phí ngoài giờ, thang hàng và thời gian chờ
Ban quản lý có thể quy định riêng về thời gian vận chuyển, đăng ký thang hàng, bảo vệ, che chắn khu vực chung hoặc vị trí tập kết tài sản. Nếu xe và nhân công phải chờ ngoài kế hoạch, nhà cung cấp cũng có thể tính thêm thời gian thực hiện.
Mức phụ phí cần được xác nhận theo từng tòa nhà và nhà cung cấp. Chi phí có thể tăng khi vận chuyển ngoài giờ hành chính, vào ban đêm, cuối tuần hoặc ngày lễ, tùy theo chính sách của đơn vị vận chuyển và ban quản lý tòa nhà. Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá ghi rõ các khoản phụ thu này để tránh phát sinh ngoài dự toán.
3.2 Lưu kho, thanh lý và xử lý tài sản không sử dụng
Doanh nghiệp nên phân loại tài sản trước khi đặt xe vận chuyển. Bàn ghế, tủ hồ sơ hoặc thiết bị không còn nhu cầu sử dụng có thể được thanh lý, chuyển sang kho hoặc xử lý theo quy định nội bộ.
Chi phí ròng của nhóm tài sản không sử dụng có thể xác định theo công thức:
Chi phí ròng = Chi phí vận chuyển, lưu kho và xử lý – Giá trị thu hồi từ thanh lý
Việc xử lý, tái sử dụng hoặc thanh lý nội thất dư thừa cần được đưa vào kế hoạch quản lý quá trình di dời của doanh nghiệp.
3.3 Bảo hiểm cho tài sản trong quá trình vận chuyển
Bảo hiểm cần được kiểm tra riêng khi doanh nghiệp có máy chủ, thiết bị điện tử, máy móc hoặc tài sản có giá trị cao. Báo giá vận chuyển có thể quy định mức bồi thường, giới hạn trách nhiệm hoặc điều kiện loại trừ khác nhau.
Trước khi ký hợp đồng với đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp nên xác nhận phạm vi tài sản được bảo vệ và quy trình xử lý khi xảy ra hư hỏng. Chi phí bảo hiểm chỉ đưa vào dự toán riêng khi chưa nằm trong giá dịch vụ.
3.4 Chi phí hoàn trả mặt bằng
Chi phí hoàn trả phát sinh khi hợp đồng yêu cầu doanh nghiệp đưa mặt bằng cũ về trạng thái đã thỏa thuận trước khi trả lại chủ nhà. Phạm vi có thể liên quan đến vách ngăn, sàn, trần, hệ thống điện, điều hòa, phòng cháy chữa cháy (PCCC), biển hiệu hoặc các hạng mục đã cải tạo trong thời gian thuê.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần đối chiếu hợp đồng thuê văn phòng để xác định hạng mục phải tháo dỡ, sửa chữa hoặc giữ lại. Không nên tự tháo bỏ toàn bộ vách ngăn, sàn, trần, hệ thống điện, điều hòa hay biển hiệu nếu chưa có yêu cầu.
3.5 Chi phí vận hành song song hai địa điểm
Doanh nghiệp thường cần nhận văn phòng mới trước ngày trả văn phòng cũ để có thời gian thi công, lắp đặt CNTT và kiểm thử hệ thống. Khoảng thời gian này tạo ra chi phí sử dụng đồng thời hai địa điểm. Cách tính cơ bản cho khoản chi phí thuê chồng lấn giữa văn phòng cũ và văn phòng mới doanh nghiệp có thể tham khảo:
Chi phí thuê chồng lấn = Chi phí sử dụng văn phòng theo ngày × số ngày phát sinh đồng thời
Các khoản cần kiểm tra gồm tiền thuê, phí dịch vụ, điện, gửi xe và chi phí vận hành khác tại từng địa điểm. Số ngày thuê chồng lấn nên lấy từ tiến độ thực tế, không mặc định tròn một tháng.
3.6 Chi phí gián đoạn hoạt động
Gián đoạn hoạt động là khoản chi gián tiếp nhưng có thể đáng kể với doanh nghiệp phụ thuộc vào hệ thống công nghệ hoặc đội ngũ làm việc liên tục. Việc chuyển nhân sự, thiết bị và nội thất có thể ảnh hưởng tính liên tục của hoạt động và năng suất nếu trình tự di chuyển không được tổ chức phù hợp.
Cách ước tính chi phí để xác định khoản thiệt hại do gián đoạn hoạt động doanh nghiệp có thể tham khảo:
Chi phí mất năng suất = Số nhân sự bị ảnh hưởng × Chi phí lao động trung bình/giờ × Số giờ gián đoạn
Kết quả tính chi phí gián đoạn cần ghi rõ là ước tính nội bộ. Doanh nghiệp có dữ liệu thiệt hại trực tiếp về doanh thu hoặc sản lượng có thể sử dụng phương pháp phù hợp hơn với hoạt động của mình.
4. Doanh nghiệp nên dự phòng chi phí di dời như thế nào?
Khoản dự phòng nên phản ánh mức độ chưa chắc chắn của từng hạng mục thay vì áp một tỷ lệ giống nhau cho mọi dự án. Khi thông tin về mặt bằng, tài sản và báo giá dần được xác nhận, phần ngân sách dự phòng cũng cần được điều chỉnh tương ứng.
4.1 Tiền đặt cọc văn phòng mới
Tiền đặt cọc cần xuất hiện trong kế hoạch tiền mặt nhưng nên tách khỏi tổng chi phí di dời nếu doanh nghiệp có quyền nhận lại khoản tiền theo hợp đồng. Cách phân loại này giúp bộ phận tài chính nhìn rõ chi phí thực tế và lượng vốn cần chuẩn bị tại thời điểm chuyển địa điểm.
Khoản đặt cọc của văn phòng cũ dự kiến được hoàn lại cũng nên ghi thành một dòng riêng. Thời điểm hoàn cọc có thể khác ngày doanh nghiệp thanh toán cọc cho văn phòng mới, nên hai khoản không nhất thiết bù trừ ngay trong cùng kỳ.
4.2 Dự toán sau khi khảo sát
Ngân sách có độ tin cậy cao hơn khi doanh nghiệp đã khảo sát cả hai mặt bằng và xác định được danh mục tài sản. Các thông tin cần chốt gồm phạm vi hoàn trả, khung giờ vận chuyển, thang hàng, khu vực bốc dỡ, hệ thống CNTT và hiện trạng văn phòng mới.
Ở giai đoạn dự toán sau khi khảo sát, doanh nghiệp có thể xem bảng giá nhà cung cấp cho các hạng mục chưa chốt báo giá. Mỗi khoản cần ghi rõ nguồn, thời điểm cập nhật, phạm vi công việc và điều kiện áp dụng để phân biệt với chi phí đã xác nhận.
4.3 Ngân sách sau khi có báo giá
Khi đã có báo giá, doanh nghiệp nên thay dần số liệu tham chiếu bằng số tiền thực tế từ từng nhà cung cấp. Việc so sánh cần thực hiện trên cùng phạm vi công việc, cùng cách tính thuế và cùng điều kiện về vật tư, nhân công, ngoài giờ hoặc phí tòa nhà.
Khoản dự phòng ở giai đoạn này nên tập trung vào những phần chưa chốt khối lượng, phụ thuộc tiến độ hoặc có khả năng thay đổi. Các hạng mục đã ký giá trọn gói và xác định đầy đủ phạm vi không cần giữ mức dự phòng giống những khoản còn nhiều biến số.
5. Cách lập bảng dự toán chi phí di dời văn phòng
Bảng dự toán chi phí di dời văn phòng nên được xây dựng từ dữ liệu thực tế của dự án và cập nhật theo từng giai đoạn. Trình tự phù hợp là kiểm kê tài sản, xác định trách nhiệm tại mặt bằng cũ và mới, chuẩn hóa báo giá rồi tổng hợp thành các nhóm ngân sách riêng.
| Bước | Hạng mục/Nội dung | Dữ liệu cần có | Lưu ý |
| 1. Kiểm kê tài sản cần chuyển | Lập danh sách bàn ghế, tủ, máy tính, màn hình, máy chủ, hồ sơ và thiết bị khác | Số lượng, kích thước, trọng lượng, tình trạng | Tách tài sản mang đi, thanh lý, bỏ hoặc lưu kho |
| 2. Kiểm tra nghĩa vụ tại văn phòng cũ | Xác định hạng mục phải tháo dỡ, sửa chữa hoặc phục hồi | Hợp đồng thuê, biên bản bàn giao, yêu cầu của chủ nhà | Không tự mặc định phạm vi hoàn trả |
| 3. Xác định phạm vi thi công văn phòng mới | Làm rõ phần chủ nhà bàn giao và phần doanh nghiệp phải đầu tư | Hiện trạng, bản vẽ, tiêu chuẩn bàn giao, nhu cầu sử dụng | Tách hạng mục thi công mới khỏi tài sản được di chuyển |
| 4. Thu thập báo giá trên cùng phạm vi | Lấy báo giá vận chuyển, CNTT, hoàn trả, thi công và dịch vụ liên quan | Khối lượng, đơn giá, điều kiện báo giá | Kiểm tra VAT, vật tư, nhân công, ngoài giờ và phí tòa nhà |
| 5. Tổng hợp thành ba lớp ngân sách | Tách chi phí chuyển dọn, tổng chi phí dự án và tiền mặt cần chuẩn bị | Toàn bộ báo giá, hợp đồng và khoản dự kiến thu hồi | Không ghi nhận tiền đặt cọc như chi phí nếu bản chất là khoản có thể hoàn lại |
Sau khi hoàn tất bảng, doanh nghiệp nên có một cột dự toán, một cột báo giá đã xác nhận và một cột chênh lệch. Cách trình bày này cho phép người phụ trách theo dõi hạng mục nào còn sử dụng ước tính và hạng mục nào đã đủ cơ sở để khóa ngân sách.
6. Cách kiểm soát chi phí khi chuyển văn phòng
Kiểm soát chi phí nên bắt đầu trước khi yêu cầu báo giá. Một danh mục tài sản chính xác giúp doanh nghiệp xác định đúng số xe, nhân công và vật tư, đồng thời loại bỏ các tài sản không cần chuyển sang văn phòng mới.
Các biện pháp kiểm soát chi phí nên thực hiện gồm:
- Kiểm kê và phân loại tài sản trước khi lấy báo giá.
- Chốt rõ tài sản tái sử dụng, thanh lý và mua mới.
- Xác nhận nghĩa vụ hoàn trả với chủ nhà trước khi tháo dỡ.
- Phối hợp tiến độ để giảm số ngày thuê đồng thời hai văn phòng.
- Kiểm thử hệ thống CNTT trước ngày nhân sự làm việc tại địa điểm mới.
- So sánh báo giá theo tổng phạm vi thay vì riêng từng đơn giá.
Một báo giá thấp hơn chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp hơn nếu thiếu vật tư, tháo lắp, ngoài giờ hoặc phí tòa nhà. Doanh nghiệp nên lập bảng so sánh cùng cơ sở, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của từng nhà cung cấp để hạn chế khoản phát sinh sau khi triển khai.
Điều kiện thuê cũng ảnh hưởng trực tiếp tới ngân sách chuyển địa điểm. Thời gian miễn tiền thuê, ngày bắt đầu tính phí, điều kiện bàn giao và trách nhiệm hoàn trả có thể thay đổi số ngày thuê chồng lấn hoặc chi phí đầu tư ban đầu. Những nội dung này nên được xử lý ngay trong quá trình đàm phán hợp đồng thuê văn phòng.
7. Checklist dữ liệu cần có trước khi tính chi phí di dời
Một dự toán đáng tin cậy cần đủ dữ liệu về mặt bằng, nhân sự, tài sản, hợp đồng và tiến độ. Nếu thiếu các đầu vào chính, kết quả chỉ nên được ghi nhận là ngân sách sơ bộ.
| Dữ liệu cần có | Dùng để tính | Nguồn xác định |
| Diện tích văn phòng cũ | Hoàn trả mặt bằng | Hợp đồng, biên bản bàn giao |
| Diện tích văn phòng mới | Thi công hoàn thiện | Hợp đồng, bản vẽ mặt bằng |
| Số nhân sự | Khối lượng tài sản, CNTT, gián đoạn hoạt động | Dữ liệu nhân sự |
| Danh mục tài sản | Xe, nhân công, đóng gói, tháo lắp | Kiểm kê thực tế |
| Số bàn làm việc | Quy mô tài sản cần chuyển | Sơ đồ bố trí hiện tại |
| Thiết bị CNTT | Di dời, lắp đặt và kiểm thử | Bộ phận CNTT |
| Khoảng cách hai địa điểm | Cước vận chuyển | Địa chỉ thực tế |
| Tầng thuê | Nhân công và thời gian bốc dỡ | Thông tin tòa nhà |
| Thang hàng | Phương án và thời gian vận chuyển | Ban quản lý |
| Khu vực bốc dỡ | Quãng vận chuyển tài sản trong tòa nhà | Ban quản lý |
| Khung giờ được phép chuyển | Ngoài giờ và tiến độ | Nội quy tòa nhà |
| Phạm vi hoàn trả | Chi phí văn phòng cũ | Hợp đồng thuê |
| Hiện trạng bàn giao văn phòng mới | Chi phí thi công | Hồ sơ bàn giao |
| Ngày nhận văn phòng mới | Thuê chồng lấn | Hợp đồng thuê mới |
| Ngày trả văn phòng cũ | Thuê chồng lấn | Hợp đồng thuê cũ |
| Tiền đặt cọc | Kế hoạch dòng tiền | Hợp đồng |
| Báo giá nhà cung cấp | Thay thế số liệu ước tính | Đơn vị vận chuyển, thi công, CNTT |
Doanh nghiệp chưa xác định diện tích văn phòng mới có thể sử dụng công cụ tính diện tích thuê văn phòng để xây phương án sơ bộ theo số nhân sự và nhu cầu không gian. Kết quả diện tích sau đó cần được kiểm tra lại bằng mặt bằng thực tế trước khi đưa vào dự toán thi công.
Ngân sách di dời văn phòng cần được tính từ toàn bộ quá trình rời mặt bằng cũ đến khi địa điểm mới vận hành ổn định. Tiền xe và nhân công thường chỉ phản ánh phần chuyển dọn vật lý; hoàn trả mặt bằng, thi công, CNTT, thuê chồng lấn và gián đoạn hoạt động có thể tạo ra các khoản lớn hơn trong tổng dự toán.
Liên hệ Maison Office để xây dựng danh sách văn phòng phù hợp, sắp xếp khảo sát và hỗ trợ đàm phán điều kiện thuê trước khi doanh nghiệp chốt ngân sách di dời.
8. Câu hỏi thường gặp về chi phí di dời văn phòng
8.1 Chi phí chuyển văn phòng 100m² khoảng bao nhiêu?
Chi phí chuyển văn phòng 100m² không thể xác định chính xác chỉ từ diện tích. Tổng ngân sách còn phụ thuộc vào lượng tài sản, số chuyến xe, nhân công, khoảng cách, điều kiện thang hàng, hệ thống CNTT, phạm vi hoàn trả và nhu cầu thi công văn phòng mới. Diện tích chỉ nên dùng để lập dự toán sơ bộ cho những khoản tính theo m².
8.2 Chi phí chuyển văn phòng 200m² được tính như thế nào?
Chi phí chuyển văn phòng 200m² nên được tính riêng theo từng hạng mục thay vì lấy diện tích nhân với một đơn giá chung. Phần hoàn trả và thi công có thể ước tính theo m²; xe và nhân công dựa trên lượng tài sản, số chuyến và thời gian thực hiện; chi phí thuê chồng lấn được tính theo số ngày doanh nghiệp sử dụng đồng thời hai văn phòng.
8.3 Công ty 50 – 100 nhân sự cần tính những khoản nào khi chuyển văn phòng?
Doanh nghiệp 50 – 100 nhân sự cần tính ít nhất chi phí chuyển tài sản, tháo lắp bàn ghế, di dời máy tính và thiết bị CNTT, hoàn trả mặt bằng cũ, thi công văn phòng mới và thời gian thuê chồng lấn nếu có. Số nhân sự cũng ảnh hưởng đến lượng thiết bị phải chuyển và chi phí mất năng suất khi hoạt động bị gián đoạn.
8.4 Chuyển văn phòng cuối tuần có phát sinh thêm chi phí không?
Chuyển văn phòng cuối tuần có thể phát sinh thêm chi phí nhân công, sử dụng thang hàng, bảo vệ hoặc các khoản ngoài giờ theo quy định của từng tòa nhà. Mức phụ thu không giống nhau giữa các nhà cung cấp, vì vậy doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá ghi rõ khung giờ áp dụng, khoản đã bao gồm và điều kiện tính thêm phí.
8.5 Tiền đặt cọc văn phòng mới có phải là chi phí di dời không?
Tiền đặt cọc văn phòng mới nên được tính vào số tiền doanh nghiệp cần chuẩn bị nhưng không mặc định là chi phí di dời nếu khoản tiền có thể được hoàn lại theo hợp đồng. Khi lập ngân sách, doanh nghiệp nên tách tổng chi phí dự án và ngân sách cần chuẩn bị để theo dõi đúng bản chất của khoản đặt cọc.
8.6 Chi phí thi công văn phòng mới có nằm trong tổng chi phí di dời không?
Chi phí thi công văn phòng mới nên được tính khi doanh nghiệp lập tổng ngân sách cho việc chuyển sang địa điểm mới. Tuy nhiên, khoản này cần được quản lý riêng với chi phí chuyển dọn vì phạm vi công việc và cơ sở tính khác nhau. Dự toán cũng cần kiểm tra những hạng mục CNTT, nội thất hoặc cơ điện đã nằm trong chi phí thi công để tránh tính trùng.
8.7 VAT được tính như thế nào trong ngân sách di dời văn phòng?
VAT nên được thể hiện riêng với giá trước thuế và tổng tiền phải thanh toán trong bảng dự toán. Doanh nghiệp không nên tự áp một mức thuế giống nhau cho mọi hạng mục nếu chưa kiểm tra loại dịch vụ, hóa đơn và quy định thuế tại thời điểm phát sinh. Bộ phận tài chính cần xác định thêm khả năng khấu trừ để phân biệt nghĩa vụ thanh toán với chi phí thực tế.
8.8 Làm thế nào để dự toán chi phí di dời văn phòng chính xác hơn?
Dự toán sẽ sát thực tế hơn khi doanh nghiệp đã kiểm kê tài sản, khảo sát cả hai tòa nhà, xác định nghĩa vụ hoàn trả, phạm vi thi công, hệ thống CNTT và số ngày thuê chồng lấn. Sau đó, các mức chi phí tham chiếu nên được thay dần bằng báo giá thực tế trên cùng phạm vi công việc, cùng cách tính thuế và cùng điều kiện thực hiện.
Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!
