13 nguyên tắc thiết kế nội thất văn phòng khoa học, hiệu quả

Một không gian làm việc được thiết kế hợp lý không chỉ giúp khơi nguồn sáng tạo, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên mà đồng thời còn phản ánh rõ nét văn hóa doanh nghiệp. Để đạt được hiệu quả này, việc áp dụng các nguyên tắc thiết kế nội thất văn phòng một cách hài hòa là điều vô cùng quan trọng. Từ việc lựa chọn màu sắc thiết kế, bố trí nội thất cho đến cách phân chia các khu vực chức năng.

1. Các nhóm nguyên tắc thiết kế nội thất văn phòng

Nguyên tắc thiết kế nội thất văn phòng là tập hợp những quy tắc cơ bản được áp dụng trong quá trình thiết kế, thi công nhằm tạo ra không gian làm việc hài hòa, hiệu quả và phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp. Theo đó, một không gian văn phòng làm việc lý tưởng phải vừa đáp ứng được các yếu tố thẩm mỹ, đồng thời đảm bảo công năng, tính linh hoạt và khả năng kết nối hiệu quả.

Cùng với sự phát triển của các xu hướng văn phòng mới, nhu cầu thiết kế văn phòng cũng ngày càng trở nên đa dạng. Song, các nguyên tắc thiết kế nội thất văn phòng vẫn là nền tảng quan trọng làm nên thành công của mọi công trình. Dưới đây là các nhóm nguyên tắc chính cần được chú trọng:

• Nguyên tắc thẩm mỹ: Việc lựa chọn màu sắc, chất liệu cho đến phân chia bố cục không gian phải đảm bảo tính hài hòa và đồng nhất với phong cách của doanh nghiệp.
• Nguyên tắc công năng: Không gian làm việc phải đảm bảo tối ưu hóa công năng sử dụng, phục vụ hiệu quả cho việc thực hiện các công việc hằng ngày.
• Nguyên tắc kết nối: Thiết kế văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp, hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức, song vẫn duy trì được sự riêng tư cần thiết.
• Nguyên tắc linh hoạt: Tính linh hoạt là một trong những yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng trước sự thay đổi của thị trường kinh doanh.

2. 13 nguyên tắc thiết kế văn phòng làm việc hiệu quả

Các nguyên lý thiết kế văn phòng được xem là yếu tố then chốt trong việc tạo dựng một không gian làm việc khoa học, hiệu quả. Để đạt hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp có thể kết hợp đồng thời các nguyên tắc thiết kế cơ bản dưới đây:

2.1 Nguyên tắc thiết kế vị nhân sinh

Nguyên tắc thiết kế vị nhân sinh đặt con người làm trung tâm trong mọi khía cạnh của thiết kế văn phòng. Theo đó, một không gian làm việc lý tưởng không chỉ phải đẹp mắt, đáp ứng yêu cầu về công năng mà còn phải chú trọng đến sự thoải mái, sức khỏe và tinh thần của nhân viên. Điều này có thể được thể hiện qua các khía cạnh thiết kế như:

• Ưu tiên lựa chọn nội thất công thái học, giúp giảm căng thẳng và chấn thương.
• Bố trí ánh sáng hợp lý, kết hợp giữa ánh sáng tự nhiên và hệ thống chiếu sáng nhân tạo, giúp hạn chế tình trạng nhức mỏi mắt.
• Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm không khí ở mức phù hợp để mang lại cảm giác thoải mái trong suốt quá trình làm việc.
• Sử dụng vật liệu thân thiện với môi trường để bảo vệ an toàn sức khỏe nhân viên.

Để áp dụng nguyên tắc này một cách tối ưu, doanh nghiệp cần lắng nghe ý kiến của nhân viên. Từ đó đưa ra những giải pháp thiết kế đáp ứng được cả nhu cầu công việc lẫn sự hài lòng của đội ngũ.

2.2 Thiết kế phù hợp với đặc thù hoạt động

Mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có tính chất hoạt động khác nhau, do đó thiết kế không gian văn phòng cũng sẽ có những yêu cầu riêng biệt để đáp ứng hiệu quả công việc. Vậy nên, nguyên lý thiết kế văn phòng cần được đặt lên hàng đầu là đảm bảo sự phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.

• Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo, thiết kế văn phòng thường hướng đến sự mới mẻ và phá cách. Không gian làm việc mở, nội thất đa năng linh hoạt, màu sắc nổi bật và ấn tượng – sự kết hợp giữa các yếu tố này sẽ giúp khơi dậy tinh thần sáng tạo và thúc đẩy các ý tưởng mới.
• Ngược lại, các ngành nghề đòi hỏi sự uy tín, chuyên nghiệp như pháp lý, tài chính, ngân hàng,… lại phù hợp với không gian văn phòng lịch sự, trang trọng. Văn phòng được chia thành nhiều khu vực riêng biệt, đảm bảo sự riêng tư, tập trung và bảo mật cao. Màu sắc thiết kế hướng đến sự đơn giản, hiện đại và trang nhã.

2.3 Tối ưu hóa diện tích không gian văn phòng

Nguyên tắc tối ưu hóa diện tích không gian luôn được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu, đặc biệt là trong bối cảnh nguồn cung văn phòng hạn chế cùng chi phí thuê tăng cao. Theo nguyên tắc này, từng mét vuông văn phòng đều cần được sử dụng một cách hiệu quả và tránh lãng phí.

Dưới đây là một vài giải pháp thiết kế văn phòng tối ưu diện tích mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Sử dụng nội thất đa năng như: bàn làm việc tích hợp tủ lưu trữ, ghế xếp gọn, tủ treo tường, vách ngăn di động,…
• Thiết kế không gian mở để giảm bớt diện tích xây dựng kết cấu vách ngăn.
• Sử dụng kệ sách, tủ treo tường, giá đỡ để lưu trữ đồ đạc và giải phóng diện tích sàn.
• Sử dụng vách kính trong suốt để tăng cảm giác rộng thoáng cho không gian.
• Ưu tiên các gam màu tươi sáng hoặc trung tính để tạo cảm giác không gian rộng rãi, thoáng đãng hơn.

=> Tìm hiểu thêm: Cách tính diện tích văn phòng cho thuê

2.4 Nguyên tắc cân bằng và đối xứng trong thiết kế

Việc áp dụng nguyên tắc cân bằng và đối xứng trong thiết kế sẽ giúp tạo ra sự hài hòa và ổn định cho môi trường làm việc. Ta có thể áp dụng nguyên tắc thiết kế văn phòng làm việc này ở nhiều khía cạnh khác nhau như:

• Đảm bảo phân chia hài hòa diện tích không gian, từ các khu vực làm việc chính cho đến các không gian phụ trợ.
• Ưu tiên sử dụng các món đồ nội thất có kiểu dáng và kích thước tương đồng. Ngoài ra, việc sắp xếp đối xứng bàn, ghế, kệ, tủ và vật dụng cũng giúp tăng tính liên kết cho không gian làm việc.
• Màu sắc và vật liệu được phân chia theo tỷ lệ cân bằng sẽ giúp tổng thể thiết kế trở nên hài hòa và thẩm mỹ hơn.
• Việc đưa vào các yếu tố trang trí như cây xanh, khung ảnh, đèn led,… cũng cần được cân nhắc để đảm bảo sự cân bằng.

2.5 Tạo điểm nhấn nổi bật cho không gian

Đây là một trong những nguyên tắc thiết kế văn phòng làm việc quan trọng, giúp xây dựng hình ảnh nổi bật và dễ dàng ghi lại dấu ấn. Điểm nhấn có thể đến từ sự kết hợp màu sắc độc đáo, thiết kế nội thất phá cách hay các phụ kiện trang trí độc lạ. Không chỉ mang đến sự mới mẻ cho không gian văn phòng đơn điệu mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc sáng tạo.

Lưu ý, khi sử dụng nguyên tắc này, chỉ nên thêm vào 1 đến 2 điểm nhấn nổi bật để tránh làm cho không gian trở nên rối mắt. Ví dụ, có thể sử dụng một chiếc đèn chùm nghệ thuật để tạo điểm nhấn cho phòng họp, song nên kết hợp với các món đồ nội thất tối giản, gọn nhẹ.

2.6 Tối ưu hóa công năng sử dụng

Ngoài các yếu tố thẩm mỹ, một không gian văn phòng lý tưởng còn phải đảm bảo được công năng và sự tiện nghi cho người sử dụng. Theo đó, mỗi không gian chức năng cho đến mỗi món đồ nội thất đều phải được sử dụng một cách hiệu quả nhất và phục vụ tối đa nhu cầu công việc của nhân viên.

Để thiết kế một văn phòng đảm bảo công năng, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp như sau:

• Phân chia không gian làm việc thành các khu vực chức năng rõ ràng, bao gồm phòng làm việc của từng phòng ban, phòng làm việc cá nhân cho đến các không gian chung và phụ trợ.
• Sử dụng các món đồ nội thất thông minh, đa chức năng, có thể điều chỉnh linh hoạt cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau.
• Tích hợp các công nghệ hiện đại để nâng cao trải nghiệm làm việc và thúc đẩy hiệu suất công việc tổng thể.

2.7 Bố trí ánh sáng hợp lý

Ánh sáng không chỉ là yếu tố cần thiết để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tâm trạng và năng suất làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp có thể thiết kế các cửa sổ lớn hoặc giếng trời để đưa ánh sáng tự nhiên vào sâu bên trong văn phòng. Không chỉ giúp tiết kiệm năng lượng mà còn mang lại cảm giác thư giãn, thoải mái cho suốt quá trình làm việc.

Ngoài ra, hệ thống chiếu sáng nhân tạo cũng cần được chú trọng điều chỉnh sao cho phù hợp với từng khu vực. Khu vực làm việc chính cần có ánh sáng tốt và phân tán đều khắp để tăng cường khả năng tập trung, đồng thời hạn chế tình trạng mỏi mắt. Trong khi khu vực pantry nghỉ ngơi nên được lắp đặt ánh sáng dịu nhẹ để tạo cảm giác ấm cúng và thư giãn.

>> Bạn đã biết: Các tiêu chuẩn ánh sáng trong thiết kế văn phòng làm việc

2.8 Ưu tiên nội thất văn phòng thông minh

Nội thất văn phòng thông minh là giải pháp thiết kế nổi bật cho các không gian văn phòng hiện đại. Các thiết kế này không chỉ đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng mà còn tăng cường sự linh hoạt trong việc sử dụng không gian. Với những lợi ích này, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các món đồ nội thất thông minh để có thể dễ dàng điều chỉnh hoặc chuyển đổi mục đích sử dụng. Chẳng hạn như:

• Bàn làm việc có thể điều chỉnh chiều cao.
• Bàn làm việc tích hợp tủ lưu trữ tài liệu.
• Ghế ngồi gấp gọn, tích hợp ổ cắm điện hoặc cổng USB.
• Vách ngăn di động, vách ngăn kiêm kệ đựng tài liệu.

2.9 Đưa các yếu tố tự nhiên vào không gian văn phòng

Việc đưa các yếu tố tự nhiên vào không gian văn phòng góp phần xây dựng một môi trường làm việc thân thiện và gần gũi. Đây cũng là trọng tâm của xu hướng văn phòng xanh bền vững, thể hiện cam kết của doanh nghiệp về bảo vệ môi trường.

Bằng cách kết hợp hài hòa các yếu tố: ánh sáng tự nhiên, cây xanh, vật liệu thân thiện với môi trường,… doanh nghiệp có thể tạo ra một không gian làm việc lý tưởng, nơi nhân viên có nhiều năng lượng tích cực để làm việc.

2.10 Thiết kế thể hiện văn hóa doanh nghiệp

Thiết kế văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng bản sắc và tạo dấu ấn riêng cho mỗi doanh nghiệp. Theo đó, các yếu tố như logo, slogan, màu sắc thương hiệu,… có thể được tích hợp khéo léo vào thiết kế văn phòng. Thông thường, các chi tiết này sẽ được đặt tại những vị trí nổi bật và dễ thấy, vừa giúp tạo động lực cho nhân viên, vừa gây ấn tượng mạnh mẽ với đối tác, khách hàng.

2.11 Áp dụng các nguyên tắc phối màu phù hợp

Màu sắc không chỉ quyết định tính thẩm mỹ của không gian văn phòng mà còn tác động mạnh mẽ đến tâm trạng và năng suất làm việc của nhân viên. Chính vì vậy, việc hiểu rõ và áp dụng các nguyên tắc phối màu phù hợp là điều rất cần thiết để tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng.

Một vài nguyên tắc phối màu cơ bản trong thiết kế nội thất như: nguyên tắc phối màu 60 – 30 – 10, phối màu đơn sắc, phối màu tương đồng, phối màu tương phản, phối màu bổ túc xen kẽ,…

>> Xem ngay: Nguyên tắc chọn lựa Màu sắc trong thiết kế văn phòng 

2.12 Ứng dụng các nguyên tắc thiết kế bền vững

Các thiết kế văn phòng hiện nay không chỉ chú trọng vào tính thẩm mỹ và sự tiện nghi mà còn hướng đến các giá trị bền vững. Nguyên tắc thiết kế văn phòng làm việc bền vững tập trung vào việc sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả, giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường, đồng thời tạo ra không gian làm việc thoải mái, trong lành.

Các giải pháp thiết kế văn phòng bền vững mà doanh nghiệp có thể áp dụng bao gồm:

• Ưu tiên sử dụng các loại vật liệu tái chế hoặc có nguồn gốc tự nhiên và thân thiện với môi trường.
• Thiết kế hệ thống cửa sổ lớn, giếng trời hoặc sử dụng vách kính trong suốt để tận dụng ánh sáng tự nhiên, giúp giảm tiêu thụ điện năng.
• Ứng dụng các công nghệ thông minh như cảm biến ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm,… để tối ưu hóa năng lượng sử dụng.
• Sử dụng các thiết bị văn phòng đạt chứng nhận tiết kiệm năng lượng.
  Trồng cây xanh trong văn phòng để cải thiện chất lượng không khí.

2.13 Thiết kế văn phòng theo phong thủy

Trong văn hóa của người phương Đông, phong thủy là yếu tố đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong thiết kế không gian. Một không gian văn phòng thiết kế hợp phong thủy được cho là sẽ mang đến nguồn năng lượng tích cực, thúc đẩy tinh thần làm việc và mang lại tài lộc, thịnh vượng.

Nguyên tắc thiết kế nội thất văn phòng theo phong thủy có thể được áp dụng cho nhiều khía cạnh khác nhau. Từ việc lựa chọn hướng văn phòng, hướng đặt bàn làm việc cho đến lựa chọn màu sắc, vật phẩm phong thủy hợp mệnh. Để cân bằng các yếu tố này, doanh nghiệp nên tìm đến sự trợ giúp của các đơn vị tư vấn hoặc chuyên gia về phong thủy.

>> Tham khảo thêm: 6 Nguyên Tắc Phong Thủy Cần Biết Khi Bố Trí Văn Phòng

3. Lợi ích của việc tuân thủ nguyên tắc thiết kế nội thất văn phòng

Bằng cách kết hợp các nguyên tắc thiết kế nội thất văn phòng, doanh nghiệp không chỉ tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp mà còn đạt được nhiều lợi ích thiết thực như:

• Thiết kế văn phòng tối ưu giúp nhân viên làm việc tập trung, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.
• Thiết kế văn phòng linh hoạt mang đến cho nhân viên nguồn cảm hứng để làm việc và sáng tạo, đồng thời cũng khuyến khích sự giao tiếp, hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.
• Một không gian văn phòng đẹp mắt, tiện nghi không chỉ tạo động lực cho nhân viên gắn bó lâu dài mà còn thu hút thêm nhiều nhân sự chất lượng.
• Thiết kế văn phòng theo nguyên tắc bền vững giúp tiết kiệm tài nguyên và giảm thiểu chi phí vận hành trong dài hạn.
• Các nguyên lý thiết kế văn phòng cũng là nền tảng quan trọng để xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp.

4. Những sai lầm cần tránh khi thiết kế nội thất văn phòng

Thiết kế nội thất văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Tuy nhiên, vẫn có một số lỗi thường gặp trong quá trình thiết kế, làm ảnh hưởng đến thẩm mỹ và công năng của văn phòng. Trong đó bao gồm:

• Bố trí không gian thiếu khoa học, gây lãng phí diện tích hoặc tạo cảm giác chật chội, rối mắt.
• Không tận dụng nguồn sáng tự nhiên, khiến không gian trở nên ngột ngạt.
• Sử dụng màu sắc không đồng nhất hoặc quá chói mắt, làm ảnh hưởng đến tâm trạng làm việc của nhân viên.
• Thiết kế đẹp nhưng thiếu tiện ích, không đáp ứng nhu cầu sử dụng.
• Sử dụng nội thất giá rẻ, dẫn đến tình trạng nhanh hỏng và chi phí thay thế cao.
• Bỏ qua yếu tố công thái học trong thiết kế nội thất văn phòng, làm ảnh hưởng đến sức khỏe người dùng.

Việc tuân thủ các nguyên tắc thiết kế nội thất văn phòng không chỉ tạo nên một không gian làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả mà còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần có khoản đầu tư đúng đắn vào thiết kế không gian văn phòng để xây dựng nền tảng cho sự phát triển bền vững.

>>> Tìm hiểu ngay các dịch vụ thiết kế văn phòng tại Maison Office:

• Thiết kế thi công nội thất văn phòng
  
• Báo giá thiết kế nội thất văn phòng

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn