Cách lập file dự toán nội thất văn phòng chi tiết nhất

Dự toán nội thất văn phòng là bước đầu vô cùng quan trọng trong quy trình thiết kế, thi công không gian làm việc. Không chỉ giúp xác định chi phí cần thiết để hoàn thành từng hạng mục, việc lập dự toán chính xác ngay từ ban đầu còn đảm bảo tính khả thi của tổng thể dự án. Chính vì vậy, chủ đầu tư doanh nghiệp sẽ cần chú trọng thực hiện kỹ lưỡng công tác này. 

1. Dự toán nội thất văn phòng là gì?

Dự toán nội thất văn phòng là quá trình lập kế hoạch và tính toán chi phí cho việc thiết kế, thi công và hoàn thiện không gian làm việc. Trong đó bao gồm các hạng mục chính như: chi phí thiết kế, chi phí hoàn thiện phần thô, chi phí lắp đặt hệ thống điều hòa, chiếu sáng, chi phí gia công nội thất, vách ngăn,… 

Việc lập file dự toán nội thất văn phòng giúp doanh nghiệp xác định được tổng chi phí cần đầu tư để hoàn thiện một dự án. Thêm vào đó cũng đảm bảo chi phí không vượt quá ngân sách đã đề ra ban đầu. 

2. Tầm quan trọng của việc lập dự toán nội thất văn phòng?

Lập dự toán nội thất văn phòng là bước cần chú trọng thực hiện nhằm mang lại nhiều lợi ích thiết thực sau đây: 

• Kiểm soát chi phí hiệu quả.
• Thể hiện sự minh bạch của nhà thầu.
• Cơ sở thống nhất giữa nhà thầu và chủ đầu tư.
• Đảm bảo tiến độ thực hiện dự án.
• Căn cứ để quyết toán sau khi hoàn thiện.

2.1 Thể hiện sự minh bạch của nhà thầu

File dự toán nội thất văn phòng cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan về các hạng mục chi phí mà nhà thầu đề xuất. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá các khoản chi phí, tránh tình trạng không rõ ràng trong suốt quá trình thi công. Ngoài ra, việc nhà thầu cung cấp dự toán chi tiết cũng cho thấy sự uy tín và minh bạch trong khâu tư vấn, báo giá dịch vụ. 

2.2 Là cơ sở thống nhất giữa nhà thầu và chủ đầu tư

File dự toán nội thất được xem là cơ sở thống nhất giữa nhà thầu và chủ đầu tư trong việc thiết lập các hạng mục, chi phí và thời gian thi công. Khi các yếu tố này được thống nhất ngay từ ban đầu, cả hai bên có thể làm việc hiệu quả hơn đồng thời tránh được những bất đồng hoặc tranh chấp không mong muốn. 

2.3 Kiểm soát chi phí hiệu quả

Bằng cách đưa ra ước tính chi phí rõ ràng cho từng hạng mục, doanh nghiệp có thể nắm rõ tổng chi phí cần đầu tư cho dự án và phân bổ hợp lý cho từng giai đoạn. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa tài chính mà còn giảm thiểu các chi phí phát sinh không lường trước, đảm bảo tính khả thi của công trình.  

Đối với các văn phòng cho thuê, kiểm soát chi phí hiệu quả càng trở nên quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận cuối cùng mà chủ đầu tư đạt được. 

2.4 Đảm bảo tiến độ thực hiện dự án

Dựa vào bản dự toán nội thất văn phòng, doanh nghiệp không chỉ nắm rõ về mặt chi phí mà còn biết được tiến độ cho từng giai đoạn thi công. Bản dự toán chi tiết giúp xác định các mốc thời gian quan trọng, từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu, thi công từng hạng mục cho đến hoàn thiện và bàn giao. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động trong việc giám sát tiến độ, tránh tình trạng trì hoãn do thiếu hụt vật tư hoặc nhân công.

2.5 Căn cứ để quyết toán sau khi hoàn thiện

Dự toán nội thất văn phòng còn là căn cứ quan trọng để quyết toán chi phí sau khi hoàn thiện thi công. Theo đó, doanh nghiệp có thể đối chiếu giữa chi phí thực tế và các khoản mục trong dự toán nhằm đảm bảo tính minh bạch trong việc thanh toán. Điều này đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, đồng thời tạo tiền đề cho các cơ hội hợp tác về sau. 

3. File dự toán nội thất văn phòng gồm những nội dung gì?

File dự toán nội thất văn phòng là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt các khoản chi phí trong quá trình thiết kế và thi công. Một mẫu dự toán làm nội thất văn phòng chi tiết sẽ bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

• Thông tin chung về dự án;
• Danh mục nội thất;
• Bảng dự toán chi tiết;
• Dự toán chi phí phụ;
• Tổng hợp chi phí.

3.1 Thông tin chung về dự án

Đây là phần mở đầu của file dự toán, cung cấp các thông tin cơ bản về dự án như:

• Tên dự án
• Chủ đầu tư
• Đơn vị thực hiện
• Địa điểm thi công
• Thời gian triển khai
• Thời gian hoàn thành dự kiến

Thông tin này giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi, quản lý và xác định trách nhiệm trong quá trình thực hiện.

3.2 Danh mục nội thất

Phần nội dung này liệt kê chi tiết tất cả các hạng mục cần thực hiện trong quá trình thiết kế, thi công văn phòng. Trong đó bao gồm 03 hạng mục chính: 

Hạng mục hoàn thiện

Hạng mục hoàn thiện bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến hoàn thiện kết cấu và cơ sở hạ tầng của không gian văn phòng. Nói cách khác, đây là hạng mục giúp tạo nền tảng cho các công đoạn tiếp theo trong quá trình thiết kế và thi công. Trong đó bao gồm: 

• Xây dựng tường, vách ngăn: Bao gồm chi phí nguyên vật liệu và nhân công để phân chia không gian văn phòng thành các khu vực chức năng. 

• Lát sàn nhà: Bao gồm chi phí lát sàn gạch, sàn gỗ, thảm trải sàn, lắp đặt và xử lý nền sàn,…

• Sơn tường và bề mặt: Bao gồm chi phí sơn và hoàn thiện bề mặt tường, trần, nội thất,… 

• Lắp đặt hệ thống điện: Đây là phần chi phí cho việc lắp đặt hệ thống điện chiếu sáng, ổ cắm, công tắc và các thiết bị điện khác phục vụ cho hoạt động văn phòng.

• Lắp đặt hệ thống cửa: Bao gồm chi phí lắp đặt cửa sổ, cửa ra vào, cửa thông gió,…

• Hạng mục hoàn thiện khác: Thường bao gồm các khoản chi phí như: lắp đặt rèm cửa, vật liệu trang trí, dán tường, thi công trần thạch cao, đánh bóng sàn,… 

Hạng mục nội thất

Nội thất là thành phần không thể thiếu để tạo nên một không gian làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi và thoải mái. Do đó, các hạng mục nội thất phải được liệt kê một cách chi tiết trong file dự toán để đảm bảo đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu của doanh nghiệp. 

Dưới đây là các hạng mục nội thất văn phòng cơ bản mà doanh nghiệp cần chú trọng:

• Bàn ghế làm việc: Bao gồm chi phí đầu tư mua sắm và lắp đặt bàn ghế các loại cho từng khu vực chức năng (khu vực làm việc, phòng họp, phòng pantry,…).

• Kệ, tủ lưu trữ: Bao gồm chi phí mua sắm các loại tủ hồ sơ, tủ đựng tài liệu, kệ sách, tủ đựng đồ cá nhân,…

• Vách ngăn: Bao gồm chi phí cho việc lắp đặt các vách ngăn văn phòng, giúp phân chia không gian làm việc hiệu quả.

• Thiết bị văn phòng: Bao gồm các thiết bị công nghệ như máy tính, máy in, điện thoại, máy chiếu, hệ thống âm thanh,… phục vụ cho hoạt động của văn phòng.

• Đồ trang trí: Gồm các vật dụng trang trí như tranh ảnh, cây xanh, thải trải sàn, đồng hồ treo tường,… giúp tạo không gian làm việc thoải mái và đầy cảm hứng.

Hạng mục trang trí

Hạng mục trang trí đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện không gian văn phòng, tạo dấu ấn thương hiệu và nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên. Một vài yếu tố trang trí quan trọng thường có trong file dự toán nội thất văn phòng phải kể đến:

• Đèn trang trí
• Tranh ảnh nghệ thuật
• Thảm trải sàn
• Giấy dán tường, decal trang trí
• Đồ decor văn phòng
• Cây xanh, tiểu cảnh
• Hình ảnh logo doanh nghiệp

>> Xem thêm: 30+ Ý tưởng trang trí văn phòng làm việc

3.3 Bảng dự toán chi tiết

Đây là phần quan trọng nhất của file dự toán nội thất văn phòng, bao gồm các thông tin cụ thể về số lượng, đơn giá và tổng giá trị của từng hạng mục. Các thông tin trong bảng bao gồm:

• Tên hạng mục: Ghi rõ tên sản phẩm hoặc công việc cần thực hiện.
• Số lượng: Xác định số lượng nội thất hoặc nguyên vật liệu cần dùng.
• Đơn giá: Giá của từng đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Thành tiền: Tổng chi phí cho từng hạng mục dựa trên số lượng và đơn giá.

3.4 Dự toán chi phí phụ

Ngoài chi phí nội thất chính, doanh nghiệp cũng cần tính toán các khoản chi phí phụ trợ như:

• Chi phí vận chuyển
• Chi phí lắp đặt nội thất
• Chi phí bảo trì, bảo hành
• Chi phí phát sinh khác

3.5 Tổng hợp chi phí

Phần tổng hợp chi phí là mục quan trọng trong file dự toán nội thất văn phòng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về chi phí đầu tư dự án. Ngoài tổng hợp chi phí, phần này cũng cung cấp thông tin về các đợt thanh toán theo tiến độ thi công, đảm bảo dòng tiền được quản lý hiệu quả. 

4. Quy trình các bước lập dự toán nội thất văn phòng

Để lập mẫu dự toán làm nội thất văn phòng hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân theo trình tự các bước sau đây: 

Bước 1: Xác định yêu cầu thực tế của doanh nghiệp đối với việc thi công văn phòng. 

Bước 2: Khảo sát hiện trạng văn phòng và liệt kê các hạng mục cần thi công.

Bước 3: Ước tính chi phí cho từng hạng mục thi công và xác định mức ngân sách cần thiết.

Bước 4: Tổng hợp chi phí và lập bảng dự toán, bao gồm cả chi phí dự phòng.

Bước 5: Trình bày file dự toán nội thất văn phòng cho các bên liên quan để thảo luận và thống nhất phương án. Có thể điều chỉnh các hạng mục hoặc phương án để tối ưu ngân sách nếu cần thiết. 

Bước 6: Phê duyệt dự toán nội thất dựa trên sự thống nhất giữa các bên. Sau khi phê duyệt, chủ đầu tư và nhà thầu sẽ tiến hành ký hợp đồng để làm căn cứ báo cáo và quyết toán. 

5. Tham khảo mẫu dự toán làm nội thất văn phòng

Dưới đây là một mẫu dự toán nội thất văn phòng với quy mô 300m2, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về chi phí thực hiện một dự án: 

6. Đâu là yếu tố ảnh hưởng đến file dự toán nội thất văn phòng?

Mỗi dự án thi công văn phòng sẽ có một file dự toán khác nhau, tùy thuộc vào nhiều yếu tố tác động trực tiếp đến quá trình thiết kế và thi công. Trong đó bao gồm:

6.1 Diện tích và kết cấu không gian

Diện tích và kết cấu không gian là hai yếu tố quyết định phần lớn chi phí thi công nội thất văn phòng. Đối với các hạng mục như khảo sát mặt bằng, lập bản vẽ, hoàn thiện không gian,… chi phí dự toán sẽ được tính bằng cách lấy đơn giá nhân với diện tích thực tế. Như vậy, diện tích văn phòng càng lớn thì các chi phí này cũng càng tăng cao.

Bên cạnh đó, yêu cầu về các kết cấu không gian như trần, tường, cột, cửa sổ,… cũng sẽ ảnh hưởng đến file dự toán chi tiết. Nếu không gian có các kết cấu phức tạp hoặc yêu cầu thi công đặc biệt thì tổng chi phí dự toán chắc chắn sẽ tăng lên đáng kể. 

>> Bạn đã biết: Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc (m2/người) 

6.2 Phong cách thiết kế nội thất

Ngày càng có nhiều xu hướng thiết kế mới cho văn phòng hiện đại, mang đến cho doanh nghiệp vô vàn lựa chọn thú vị. Song mỗi phong cách thiết kế nội thất sẽ đặt ra những yêu cầu riêng biệt về thiết kế nội thất, vật liệu, trang trí,… từ đó tác động trực tiếp đến chi phí tổng thể. 

6.3 Chất lượng sản phẩm nội thất

Tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp đối với chất lượng nội thất văn phòng mà dự toán sẽ có sự khác biệt rõ rệt. Nếu doanh nghiệp yêu cầu sử dụng những sản phẩm cao cấp hoặc có thiết kế riêng biệt, chi phí dự toán sẽ cao hơn so với việc sử dụng các sản phẩm nội thất thông thường. Điều này là bởi chi phí nguyên vật liệu cao hơn, đồng thời đòi hỏi thời gian sản xuất lâu hơn để cho ra thành phẩm chất lượng. 

6.4 Thời gian thi công dự án

Thời gian thi công là một trong những yếu tố tác động đến chi phí tổng thể của dự án. Thông thường, chi phí nhân công sẽ được tính dựa trên thời gian làm việc thực tế. Do vậy, thời gian thi công càng kéo dài thì chi phí nhân công càng tăng, kéo theo đó là các chi phí phát sinh khác như chi phí thuê thiết bị, máy móc, chi phí quản lý,… 

Trong trường hợp doanh nghiệp yêu cầu đẩy nhanh tiến độ thi công, đòi hỏi nhà thầu phải thuê thêm nhân lực hoặc sắp xếp lịch tăng ca. Điều này sẽ làm tăng chi phí so với dự kiến, tuy nhiên việc nghiệm thu sớm công trình trước hạn sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đi vào vận hành. 

6.5 Đơn vị thi công nội thất văn phòng

Đơn vị thi công nội thất văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tiến độ của dự án. Mặc dù các đơn vị uy tín và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thường có chi phí dịch vụ cao hơn. Thế nhưng đi kèm với đó là dịch vụ thiết kế và thi công văn phòng chất lượng cao. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các khoản chi phí phát sinh về sửa chữa, bảo trì trong suốt quá trình vận hành. 

Có thể thấy, việc lập dự toán nội thất văn phòng chi tiết ngay từ ban đầu mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích thiết thực. Không chỉ giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả và đảm bảo tiến độ thi công, file dự toán còn là cơ sở để các bên liên quan phối hợp chặt chẽ trong việc hoàn thiện công trình.        

Tham khảo ngay: 

• Top 10 công ty thiết kế nội thất văn phòng TPHCM uy tín nhất 
• Top 9 công ty thiết kế nội thất văn phòng Hà Nội uy tín nhất 

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.