Nên bắt đầu tìm văn phòng trước thời điểm chuyển bao lâu?

Doanh nghiệp nên bắt đầu tìm văn phòng khoảng 6 – 12 tháng trước ngày dự kiến chuyển vào để có thời gian khảo sát, đàm phán, ký hợp đồng và chuẩn bị mặt bằng. Nhu cầu khoảng 1.000 m² trở lên, thuê diện tích liền sàn hoặc cần thi công phức tạp thường phải chuẩn bị từ 12 tháng hoặc sớm hơn. Thời điểm cụ thể phụ thuộc quy mô thuê, hiện trạng bàn giao, quy trình phê duyệt và hợp đồng văn phòng hiện tại.

1. Thời gian nên bắt đầu tìm văn phòng theo từng nhu cầu

Thời gian tìm văn phòng phụ thuộc vào mức độ phức tạp của yêu cầu thuê, nguồn cung và hiện trạng mặt bằng. Với văn phòng nhỏ, đã hoàn thiện thường cần quỹ thời gian ngắn hơn mặt bằng lớn, cần thiết kế mới hoặc có nhiều yêu cầu kỹ thuật. Khi doanh nghiệp đồng thời thuộc nhiều nhóm, nên dùng mốc thời gian dài hơn để xây dựng kế hoạch.

Văn phòng trọn gói có thể rút ngắn thời gian chuẩn bị vì không gian thường đã có nội thất và hạ tầng vận hành cơ bản. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra vị trí, số chỗ ngồi, điều kiện hợp đồng và khả năng mở rộng trước khi quyết định.

Nhu cầu diện tích lớn nên được chuẩn bị sớm vì số mặt bằng đáp ứng đồng thời diện tích, vị trí và thời điểm bàn giao thường hạn chế. Doanh nghiệp cần khoảng 1.000 m² nên bắt đầu tìm ít nhất 12 tháng trước ngày hết hạn hợp đồng để có thời gian khảo sát, so sánh, đàm phán và xử lý thiết kế, thi công hoặc bàn giao.

>> Xem thêm: Kinh nghiệm đàm phán hợp đồng thuê văn phòng

2. Các giai đoạn từ tìm kiếm đến khi chuyển vào văn phòng

Quá trình thuê văn phòng gồm nhiều công việc trước khi nhân sự có thể chuyển vào làm việc. Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu, khảo sát nguồn cung, lựa chọn mặt bằng, đàm phán, ký hợp đồng và chuẩn bị văn phòng mới.

Thời gian từ khi bắt đầu tìm kiếm đến khi chuyển vào văn phòng có thể kéo dài nhiều tháng, đặc biệt với các dự án quy mô lớn cần thiết kế, mua sắm, thi công và hoàn thiện theo yêu cầu riêng. Tiến độ thực tế phụ thuộc vào diện tích thuê, mức độ cải tạo, quy trình phê duyệt nội bộ, tình trạng bàn giao và điều kiện vận hành của từng tòa nhà.

3. Các yếu tố quyết định thời điểm bắt đầu tìm văn phòng

Mốc thời gian phù hợp phụ thuộc vào các điều kiện cụ thể của nhu cầu thuê. Hai doanh nghiệp cùng cần 500 m² có thể phải bắt đầu ở những thời điểm khác nhau nếu khác yêu cầu về vị trí, hiện trạng mặt bằng, công năng hoặc quy trình phê duyệt.

3.1 Quy mô diện tích và yêu cầu thuê liền sàn

Doanh nghiệp cần 1.000 m² trên một sàn thường có ít lựa chọn hơn doanh nghiệp chấp nhận chia cùng diện tích trên nhiều tầng. Tổng diện tích đang trống của tòa nhà vì vậy chưa đủ để xác định khả năng đáp ứng nhu cầu.

Yêu cầu về công năng cũng làm thu hẹp danh sách phù hợp. Văn phòng cần nhiều phòng họp, phòng quản lý hoặc khu đào tạo phải được kiểm tra bằng phương án bố trí mặt bằng. Nếu sàn không đáp ứng cách tổ chức không gian, doanh nghiệp có thể phải quay lại khảo sát những lựa chọn khác.

3.2 Hiện trạng bàn giao và mức độ hoàn thiện

Mặt bằng đã hoàn thiện thường cần ít thời gian chuẩn bị hơn mặt bằng phải cải tạo lại toàn bộ. Doanh nghiệp nên xác định từ giai đoạn khảo sát liệu có thể tận dụng trần, sàn, phòng họp, hệ thống điện hoặc nội thất hiện hữu. Mức độ tận dụng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công và ngân sách.

Mặt bằng cần điều chỉnh hệ thống cơ điện, điều hòa hoặc phòng cháy chữa cháy phải dành thêm thời gian cho thiết kế và phê duyệt. Đánh giá hiện trạng trước khi chốt phương án giúp doanh nghiệp tránh chọn một văn phòng có giá thuê phù hợp nhưng không đáp ứng ngày vận hành dự kiến.

3.3 Vị trí, ngân sách và nguồn cung

Nếu doanh nghiệp chỉ lựa chọn một khu vực, một phân hạng tòa nhà và một mức ngân sách nhất định, quá trình tìm kiếm có thể kéo dài hơn do phải chờ nguồn cung phù hợp. Trong trường hợp một phương án không đạt thỏa thuận, doanh nghiệp sẽ khó nhanh chóng tìm được mặt bằng thay thế tương đương.

Nguồn cung cần được kiểm tra theo thời điểm doanh nghiệp dự kiến nhận bàn giao. Diện tích đang có khách thuê nhưng sắp được trả lại có thể phù hợp với kế hoạch sáu hoặc chín tháng sau. Cách tiếp cận này mở rộng phạm vi lựa chọn so với việc chỉ xem những mặt bằng đang trống tại thời điểm khảo sát.

3.4 Kế hoạch tăng trưởng nhân sự và diện tích cần thuê

Diện tích cần thuê nên được xác định theo số người dự kiến sử dụng văn phòng trong thời hạn thuê. Nếu chỉ dựa trên số nhân sự hiện tại, doanh nghiệp có thể thiếu chỗ làm việc khi đội ngũ tăng trưởng hoặc phải thuê thêm diện tích giữa kỳ hợp đồng.

Việc xác định diện tích thuê cần tính đến các khu vực chức năng như phòng họp, phòng quản lý, khu tiếp khách và không gian hỗ trợ. Doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ tính diện tích thuê văn phòng của Maison Office để ước tính nhu cầu dựa trên quy mô nhân sự và cơ cấu không gian, trước khi lập danh sách các tòa nhà phù hợp.

3.5 Quy trình ra quyết định và phê duyệt nội bộ

Thời gian phê duyệt nội bộ cần được đưa vào kế hoạch ngay từ đầu. Một giao dịch có thể phải qua bộ phận hành chính, tài chính, pháp chế, ban giám đốc hoặc công ty mẹ trước khi ký. Quá trình thuê vì vậy vẫn có thể kéo dài dù doanh nghiệp và chủ tòa nhà đã thống nhất các điều kiện thương mại.

Doanh nghiệp nên xác định sớm người có quyền phê duyệt và hồ sơ cần trình ở từng giai đoạn. Bộ tiêu chí thuê cũng nên được thống nhất trước khi khảo sát. Việc bổ sung yêu cầu mới sau nhiều vòng xem mặt bằng có thể khiến danh sách lựa chọn phải xây dựng lại.

3.6 Thời hạn và nghĩa vụ tại văn phòng hiện tại

Hợp đồng thuê hiện tại có thể khiến doanh nghiệp phải ra quyết định sớm hơn dự kiến. Các nội dung cần kiểm tra gồm ngày hết hạn, thời hạn thông báo, điều kiện gia hạn và nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng. Thời hạn thông báo thường xuất hiện trước ngày kết thúc hợp đồng nên không thể chờ đến sát ngày hết hạn mới xử lý.

Doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá phương án gia hạn hoặc chuyển địa điểm khoảng 18 – 24 tháng trước ngày hết hạn hợp đồng đối với các giao dịch cần nhiều thời gian chuẩn bị. Đây là mốc dành cho giai đoạn lập chiến lược, thời điểm bắt đầu khảo sát văn phòng thực tế có thể ngắn hơn, tùy quy mô và yêu cầu thuê.

4. Cách xác định thời điểm bắt đầu bằng phương pháp tính ngược

Phương pháp tính ngược bắt đầu từ ngày văn phòng cần đi vào hoạt động, sau đó lùi dần theo từng giai đoạn cần hoàn thành. Cách tính này phù hợp hơn so với việc mặc định mọi doanh nghiệp đều cần cùng một khoảng thời gian chuẩn bị. Kết quả cuối cùng cần được đối chiếu với hợp đồng văn phòng hiện tại trước khi chốt tiến độ.

4.1 Bước 1: Chốt ngày văn phòng mới cần hoạt động

Ngày vận hành cần được xác định cụ thể để làm mốc lập kế hoạch. Các mục tiêu chung như “cuối năm” hoặc “quý IV” tạo khoảng thời gian rộng, gây khó khăn trong việc xác định thời điểm cần hoàn tất hợp đồng. Doanh nghiệp nên chốt ngày nhân sự bắt đầu làm việc tại địa điểm mới.

Ngày vận hành phải được phân biệt với ngày nhận bàn giao mặt bằng. Nếu văn phòng cần ba tháng để hoàn thiện, thời điểm bàn giao cần đến trước ngày hoạt động đủ lâu để thiết kế, thi công và nghiệm thu. Khoảng cách giữa hai mốc phụ thuộc hiện trạng của từng mặt bằng.

4.2 Bước 2: Tính thời gian thiết kế, thi công và chuẩn bị vận hành

Thời gian hoàn thiện văn phòng được xác định từ phạm vi công việc thực tế. Mặt bằng giữ lại phần lớn nội thất thường cần ít thời gian hơn văn phòng phải thiết kế lại công năng, hệ thống điện hoặc điều hòa. Doanh nghiệp cần khảo sát kỹ thuật trước khi chốt quỹ thời gian cho giai đoạn này.

Kế hoạch cần bao gồm thời gian phê duyệt thiết kế và hoàn tất các thủ tục thi công của tòa nhà. Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp cần tiến hành nghiệm thu, lắp đặt hệ thống mạng và chuẩn bị thiết bị làm việc. Vì vậy, thời điểm hoàn tất xây dựng nên được bố trí trước ngày nhân sự bắt đầu sử dụng văn phòng.

4.3 Bước 3: Tính thời gian đàm phán và hoàn tất hợp đồng

Đàm phán thuê văn phòng cần giải quyết giá thuê, phí dịch vụ, tiền đặt cọc, thời hạn thuê và điều kiện bàn giao. Các nội dung về thời gian hoàn thiện, nghĩa vụ sửa chữa và hoàn trả mặt bằng cũng ảnh hưởng đến tổng chi phí của giao dịch.

Sau khi đạt thỏa thuận thương mại, hợp đồng cần được kiểm tra và phê duyệt theo quy trình nội bộ. Doanh nghiệp có bộ phận pháp chế hoặc cần trình công ty mẹ nên dành quỹ thời gian riêng cho bước này. Kế hoạch không nên giả định hợp đồng có thể ký ngay sau khi chốt giá.

4.4 Bước 4: Tính thời gian tìm kiếm, khảo sát và so sánh

Giai đoạn khảo sát cần được bố trí đủ thời gian để doanh nghiệp đánh giá nhiều phương án theo cùng một bộ tiêu chí thống nhất. Danh sách ban đầu nên có phạm vi rộng hơn danh sách rút gọn, bởi một số tòa nhà có thể bị loại sau khi kiểm tra thực tế về mặt bằng, hệ thống kỹ thuật, khả năng đáp ứng chỗ đậu xe hoặc điều kiện bàn giao.

Thời gian so sánh cần tính đến tổng chi phí thuê thay vì chỉ đơn giá. Phí dịch vụ, chi phí hoàn thiện, thời gian miễn tiền thuê và điều kiện tăng giá có thể làm thay đổi thứ tự ưu tiên giữa các phương án. Danh sách rút gọn chỉ nên hình thành sau bước đánh giá này.

>> Xem thêm: Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán

4.5 Bước 5: Đối chiếu hợp đồng văn phòng hiện tại

Tiến độ tính từ ngày chuyển cần được đặt cạnh các mốc trong hợp đồng đang thuê. Doanh nghiệp phải kiểm tra ngày hết hạn, thời hạn thông báo và nghĩa vụ hoàn trả. Nếu thời hạn thông báo đến trước ngày dự kiến chốt mặt bằng mới, kế hoạch tìm kiếm cần được đẩy sớm hơn.

Việc đối chiếu hai tiến độ giúp xác định khả năng phát sinh thời gian thuê chồng lấn. Doanh nghiệp có thể chủ động một khoảng chuyển tiếp để thi công và di dời. Quỹ thời gian này cần được tính vào ngân sách thay vì xuất hiện như một khoản phát sinh ngoài kế hoạch.

4.6 Bước 6: Bổ sung thời gian dự phòng

Doanh nghiệp nên dành thời gian dự phòng cho các giai đoạn có khả năng kéo dài như phê duyệt nội bộ, đàm phán hợp đồng, bàn giao và thi công. Khoảng dự phòng cần xác định theo mức độ phức tạp của từng dự án, không áp dụng một tỷ lệ cố định.

Thời điểm bắt đầu tìm văn phòng = Ngày dự kiến vận hành – Thời gian hoàn thiện và chuẩn bị vận hành – Thời gian hoàn tất hợp đồng – Thời gian đàm phán – Thời gian khảo sát, lựa chọn – Thời gian dự phòng

Phương pháp tính ngược giúp doanh nghiệp xác định thời điểm bắt đầu tìm văn phòng dựa trên ngày dự kiến vận hành. Thời điểm xác định được cần tiếp tục đối chiếu với ngày hết hạn hợp đồng hiện tại, thời hạn thông báo và nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng để hoàn thiện tiến độ chuyển văn phòng.

4.7 Ví dụ tiến độ tính ngược

Giả định một doanh nghiệp cần 600 m² văn phòng truyền thống, dự kiến hoạt động tại địa điểm mới từ ngày 01/12/2027. Mặt bằng cần thi công lại và hợp đồng văn phòng hiện tại kết thúc ngày 31/12/2027.

Trong ví dụ tính tiến độ theo phương pháp tính ngược trên, doanh nghiệp bắt đầu khoảng 9 tháng trước ngày vận hành và dành một tháng cho giai đoạn chuyển tiếp. Dự án có diện tích lớn hơn, nhiều cấp phê duyệt hoặc yêu cầu kỹ thuật cao có thể cần bắt đầu sớm hơn.

5. Tìm văn phòng quá muộn có thể phát sinh những vấn đề gì?

Bắt đầu quá sát thời điểm chuyển văn phòng sẽ làm hạn chế thời gian xử lý trong trường hợp phương án thuê không đạt được thỏa thuận hoặc mặt bằng chưa sẵn sàng bàn giao. Việc trì hoãn tìm kiếm cũng có thể khiến doanh nghiệp phải ra quyết định khi quỹ thời gian đã bị thu hẹp.

5.1 Gián đoạn kế hoạch vận hành

Gián đoạn có thể xảy ra khi văn phòng cũ phải bàn giao trước thời điểm văn phòng mới sẵn sàng. Nguyên nhân thường nằm ở hợp đồng ký muộn, mặt bằng bàn giao chậm hoặc tiến độ thi công kéo dài. Doanh nghiệp khi đó phải tìm phương án tạm thời cho nhân sự và hệ thống làm việc.

Rủi ro gián đoạn khi chuyển văn phòng cao hơn với các bộ phận phụ thuộc vào mạng nội bộ, máy chủ hoặc cơ sở vật chất chuyên dụng. Một vài ngày chậm bàn giao có thể yêu cầu điều chỉnh lịch di chuyển của nhiều bộ phận. Khoảng dự phòng trong kế hoạch giúp xử lý các thay đổi này trước ngày văn phòng cũ hết hạn.

5.2 Tăng chi phí hoặc thời gian thuê chồng lấn

Thuê chồng lấn có thể được chủ động bố trí để phục vụ thi công và di chuyển. Chi phí phát sinh khi khoảng chồng lấn kéo dài ngoài kế hoạch vì văn phòng mới chưa hoàn tất hoặc mặt bằng cũ chưa thể hoàn trả. Khi đó doanh nghiệp vẫn phải duy trì nghĩa vụ tài chính ở cả hai địa điểm.

Ngân sách chuyển văn phòng nên dự trù tiền thuê, phí dịch vụ và chi phí vận hành trong giai đoạn giao thoa. Việc xác định trước khoảng chuyển tiếp giúp bộ phận tài chính nhìn được dòng tiền thực tế. Doanh nghiệp cũng có cơ sở để đàm phán ngày bàn giao và thời điểm bắt đầu tính tiền thuê.

5.3 Thu hẹp số phương án phù hợp

Thời gian tìm kiếm ngắn có thể khiến doanh nghiệp phải ưu tiên các mặt bằng có khả năng bàn giao trong thời gian gần. Các diện tích dự kiến được khách thuê hiện hữu hoàn trả hoặc thuộc các dự án sắp hoàn thành có thể không đáp ứng được tiến độ yêu cầu. Do đó, phạm vi lựa chọn có khả năng bị thu hẹp, ngay cả khi tổng nguồn cung trên thị trường vẫn ở mức cao.

Rủi ro thiếu phương án thay thế rõ hơn khi doanh nghiệp cần thuê nguyên sàn, nhiều tầng liền kề hoặc chỉ tìm trong một khu vực giới hạn. Nếu phương án ưu tiên không đạt thỏa thuận, thời gian còn lại có thể không đủ để khảo sát và đàm phán lại từ đầu.

5.4 Giảm thời gian đàm phán và chuẩn bị văn phòng

Quỹ thời gian ngắn làm giảm khả năng tổ chức nhiều vòng so sánh và đàm phán. Doanh nghiệp có thể phải xử lý hợp đồng, phê duyệt ngân sách và chuẩn bị thi công cùng lúc. Mỗi thay đổi về điều khoản hoặc thiết kế khi đó tác động trực tiếp đến ngày vận hành.

Doanh nghiệp nên khảo sát các lựa chọn thay thế ngay cả khi đang cân nhắc gia hạn hợp đồng hiện tại. Việc có nhiều phương án giúp đánh giá điều kiện thuê trên cơ sở thị trường thay vì phụ thuộc vào một lựa chọn duy nhất.

6. Những thông tin cần chuẩn bị trước khi bắt đầu tìm văn phòng

Doanh nghiệp cần thống nhất các dữ liệu nền trước khi yêu cầu lập danh sách tòa nhà. Ngày dự kiến vận hành, quy mô nhân sự, diện tích và ngân sách là những thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi nguồn cung.

Doanh nghiệp chưa cần chốt toàn bộ chi tiết thiết kế ở bước đầu. Bộ tiêu chí chỉ cần đủ rõ để loại bỏ các mặt bằng không phù hợp và so sánh các phương án trên cùng cơ sở. Các yêu cầu kỹ thuật chi tiết có thể tiếp tục được kiểm tra khi danh sách đã thu hẹp.

Doanh nghiệp nên tính ngược từ ngày dự kiến vận hành để phân bổ thời gian khảo sát, đàm phán, ký hợp đồng, hoàn thiện mặt bằng và dự phòng. Khoảng 6 – 12 tháng phù hợp với nhiều nhu cầu; diện tích lớn, nguyên sàn hoặc yêu cầu kỹ thuật phức tạp cần chuẩn bị sớm hơn. Đồng thời, cần đối chiếu ngày hết hạn và nghĩa vụ tại văn phòng hiện tại.

Liên hệ Maison Office để được tư vấn phương án thuê và kế hoạch chuyển văn phòng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

7. Câu hỏi thường gặp

7.1 Văn phòng trọn gói nên bắt đầu tìm trước bao lâu?

Doanh nghiệp có thể bắt đầu tìm văn phòng trọn gói khoảng 1 – 2 tháng trước ngày cần sử dụng. Khoảng thời gian này có thể ngắn hơn nếu còn phòng phù hợp và doanh nghiệp linh hoạt về vị trí. Văn phòng trọn gói thường đã hoàn thiện nội thất và hạ tầng cơ bản, giúp giảm đáng kể khối lượng thi công trước khi chuyển vào.

7.2 Nếu chỉ còn 2 – 3 tháng trước ngày chuyển thì có kịp tìm văn phòng không?

Khoảng 2 – 3 tháng vẫn có thể đủ với nhu cầu diện tích nhỏ hoặc mặt bằng đã sẵn sàng sử dụng. Văn phòng lớn, yêu cầu nguyên sàn hoặc cần thi công mới sẽ có rủi ro tiến độ cao hơn. Doanh nghiệp nên ưu tiên những tiêu chí quan trọng nhất, khảo sát tập trung và chọn các mặt bằng có thể bàn giao theo đúng lịch.

7.3 Doanh nghiệp thuê trên 1.000 m² nên bắt đầu tìm trước bao lâu?

Doanh nghiệp thuê khoảng trên 1.000 m² nên lấy 12 tháng làm mốc tham khảo tối thiểu và chuẩn bị sớm hơn nếu cần nguyên sàn hoặc nhiều tầng. Mốc thời gian này được đề cập trong một báo cáo khảo sát quốc tế về nhu cầu thuê văn phòng, tính từ ngày hết hạn hợp đồng hiện tại.

7.4 Tìm văn phòng trước 12 tháng có quá sớm không?

Tìm trước 12 tháng phù hợp với doanh nghiệp có diện tích lớn, nhiều yêu cầu kỹ thuật hoặc hợp đồng hiện tại sắp bước vào giai đoạn phải ra quyết định. Bắt đầu khảo sát sớm không yêu cầu doanh nghiệp phải ký hợp đồng ngay. Khoảng thời gian này có thể dùng để theo dõi nguồn cung, xác định mức giá và chuẩn bị phương án thay thế.

7.5 Nên tính thời điểm tìm văn phòng từ ngày chuyển vào hay ngày hết hạn hợp đồng?

Doanh nghiệp nên tính ngược từ ngày văn phòng mới cần hoạt động và đối chiếu với ngày hết hạn hợp đồng hiện tại. Ngày vận hành xác định tiến độ khảo sát, hợp đồng và hoàn thiện mặt bằng. Ngày hết hạn giúp kiểm soát thời hạn thông báo, nghĩa vụ hoàn trả và thời gian chuyển tiếp. Mốc đến trước có thể khiến kế hoạch phải bắt đầu sớm hơn.

7.6 Có cần dự phòng thời gian giữa văn phòng cũ và văn phòng mới không?

Doanh nghiệp nên dự phòng một khoảng chuyển tiếp khi văn phòng mới cần thi công, nghiệm thu hoặc lắp đặt nhiều hệ thống. Khoảng này cho phép di chuyển thiết bị và nhân sự trước khi hoàn trả địa điểm cũ. Thời gian cụ thể phụ thuộc quy mô dự án, điều kiện hợp đồng và ngân sách thuê chồng lấn, vì vậy không nên áp dụng một số ngày cố định.

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn