Quy trình hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng

Bước 3: Theo dõi và ghi nhận chi phí thực tế

Sau khi lập dự toán chi phí, doanh nghiệp cần tiến hành theo dõi và ghi nhận các khoản chi phí thực tế phát sinh vào tài khoản kế toán. Chi tiết bao gồm các bước:

• Thu thập chứng từ: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng và các tài liệu liên quan đến chi phí phát sinh.
• Kiểm tra và phân loại: Đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và phân loại chi phí theo từng hạng mục đã lập trong dự toán.
• Hạch toán vào tài khoản: Tất cả các chi phí liên quan đến thi công nội thất văn phòng, dù phục vụ cho mục đích sử dụng nội bộ hay làm văn phòng cho thuê, đều được ghi nhận vào tài khoản 241. Cụ thể hơn là tài khoản 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang.

Bước 4: Phân bổ chi phí 

Sau khi hoàn thành dự án, doanh nghiệp cần tiến hành phân bổ chi phí phát sinh theo đúng quy định. Bước phân bổ này phụ thuộc vào tính chất và giá trị của công trình thi công, cụ thể theo 02 trường hợp sau đây: 

• Trường hợp đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định: Kết chuyển chi phí từ TK 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang sang TK 211 – Tài sản cố định hữu hình. Tài sản sau đó sẽ dần được khấu hao theo thời gian sử dụng. 

• Trường hợp không đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định: Kết chuyển chi phí từ TK 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang sang TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, đồng thời ghi nhận là một khoản chi phí trong kỳ kế toán hiện tại. 

Bước 5: Kết chuyển chi phí

Ở bước cuối cùng, doanh nghiệp tiến hành kết chuyển chi phí thi công nội thất văn phòng dựa trên tình trạng hoàn thành của công trình.

• Trường hợp thi công chưa hoàn thành: Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thi công sẽ tiếp tục được ghi nhận vào TK 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang.

• Trường hợp hoàn tất quá trình thi công: Toàn bộ chi phí từ TK 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang sẽ được kết chuyển sang TK 211 – Tài sản cố định hoặc TK 632 – Giá vốn hàng bán.

3. Các hình thức hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng

Hiện nay, công tác hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng có thể do doanh nghiệp tự thực hiện hoặc thuê thầu bên ngoài. Mỗi hình thức sẽ có quy trình hạch toán khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến cách ghi nhận, phân bổ và kết chuyển chi phí trong sổ sách kế toán.

3.1 Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện thi công

Nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện và nguồn lực đáp ứng yêu cầu của dự án, doanh nghiệp có thể tự thực hiện việc thi công nội thất văn phòng. Trong trường hợp này, toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình thi công đều sẽ được tập hợp vào TK 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang.

Dưới đây là quy trình hạch toán bao gồm các bước thực hiện và bút toán chi tiết: 

Bước 1: Ghi nhận chi phí thi công xây dựng cơ bản

(1) Trường hợp công trình phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì ghi bút toán: 

Nợ TK 2412: Trị giá xây dựng cơ bản dở dang (không bao gồm thuế GTGT)

Nợ TK 1332: Tiền thuế GTGT được khấu trừ

+ Có TK 111, 112, 152, 334,… (Tài khoản tương ứng với chi phí thực tế)

(2) Trường hợp công trình phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì ghi bút toán: 

Nợ TK 2412: Trị giá xây dựng cơ bản dở dang (bao gồm thuế GTGT)

+ Có TK 111, 112, 152, 334,… (Tài khoản tương ứng với chi phí thực tế)

Bước 2: Ghi tăng giá trị tài sản hình thành

Sau khi dự án thi công hoàn tất, doanh nghiệp cần ghi tăng giá trị tài sản hình thành đồng thời ghi giảm chi phí đầu tư xây dựng cơ bản. Bút toán cụ thể:

(1) Trường hợp đủ điều kiện là TSCĐ:

Nợ TK 211: Tài sản cố định (trường hợp đủ điều kiện là TSCĐ)

+ Có TK 2412: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang

(2) Trường hợp không đủ điều kiện là TSCĐ:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Có TK 2412: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang

Bước 3: Ghi tăng nguồn vốn 

(1) Nếu TSCĐ được hình thành từ nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoặc quỹ đầu tư phát triển, ghi bút toán: 

Nợ TK 441: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

Hoặc Nợ TK 414: Quỹ đầu tư phát triển

+ Có TK 411: Vốn đầu tư của chủ sở hữu

(2) Nếu TSCĐ hình thành từ quỹ phúc lợi và phục vụ mục đích phúc lợi thì ghi bút toán:

Nợ TK 3532: Quỹ phúc lợi

+ Có TK 3533: Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ

Bước 4: Kết chuyển chi phí

(1) Trường hợp công trình chưa hoàn thành, kế toán ghi:

Nợ TK 2412: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang

+ Có TK 111, 112, 152, 334… (Tài khoản tương ứng với chi phí thực tế)

(2) Sau khi hoàn tất quá trình thi công, kế toán ghi:

Nợ TK 211: Tài sản cố định

hoặc Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

+ Có TK 2412: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang

3.2 Trường hợp doanh nghiệp thuê thầu bên ngoài

Khi doanh nghiệp lựa chọn hình thức thuê thầu bên ngoài để thi công nội thất văn phòng, việc lựa chọn nhà thầu cần tuân thủ đúng các quy định của Luật Xây dựng. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng nhà thầu được chọn có đủ năng lực chuyên môn, kinh nghiệm và khả năng tài chính để thực hiện dự án, đồng thời đưa ra mức giá dự thầu hợp lý.

Dưới đây là tổng hợp các bút toán hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng theo hình thức thuê thầu bên ngoài: 

(1) Khi nhà thầu bàn giao khối lượng thi công xây dựng cơ bản hoàn thành cho doanh nghiệp, ghi bút toán: 

Nợ TK 2412: Giá trị khối lượng công việc xây dựng và lắp đặt

Nợ TK 1332: Tiền thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

+ Có TK 331: Phải trả cho người bán

(2) Mua và nhập kho thiết bị liên quan đến thi công xây dựng công trình, ghi bút toán: 

Nợ TK 152: Giá trị thiết bị đầu tư XDCB nhập kho

Nợ TK 1332: Tiền thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

+ Có TK 331: Phải trả cho người bán

(3) Mua và chuyển thẳng thiết bị không cần lắp đặt đến địa điểm thi công và giao cho bên nhận thầu, ghi bút toán: 

Nợ TK 2412: Chi phí thiết bị giao cho bên nhận thầu

Nợ TK 1332: Tiền thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

+ Có TK 331: Phải trả cho người bán

(4) Xuất thiết bị trong kho giao cho nhà thầu, ghi bút toán: 

Nợ TK 2412: Chi phí thiết bị giao cho bên nhận thầu

+ Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

(5) Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thi công nội thất văn phòng, ghi bút toán: 

Nợ TK 2412: Chi phí khác

Nợ TK 1332: Tiền thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

+ Có TK 111, 112, 331…

(6) Sau khi dự án hoàn tất thi công, nghiệm thu tổng thể, tài sản được bàn giao và đưa vào sử dụng: 

• Trường hợp quyết toán được duyệt ngay thì ghi tăng giá trị tài sản hình thành.
• Trường hợp quyết toán chưa được duyệt thì ghi tăng giá trị tài sản hình thành theo giá tạm tính (căn cứ vào TK 2412).

Đối với cả hai trường hợp đều ghi bút toán: 

Nợ TK 211, 213, 217

Nợ TK 1557: Thành phẩm bất động sản

+ Có TK 241: Giá được duyệt hoặc giá tạm tính

(7) Sau khi quyết toán vốn đầu tư XDCB được duyệt, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại giá tạm tính theo giá trị tài sản được duyệt và ghi nhận vào tài khoản. 

• Trường hợp giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị thấp hơn giá tạm tính thì ghi bút toán:

Nợ TK 138: Phải thu khác

+ Có TK 211, 213, 217, 1557

• Trường hợp giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị cao hơn giá tạm tính thì ghi bút toán:

Nợ TK 211, 213, 217, 1557

+ Có các TK liên quan

4. Ví dụ cụ thể về hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng

Giả định, công ty X ký hợp đồng thi công nội thất văn phòng với công ty Y, tổng giá trị hợp đồng là 600.000.000 đồng. Công ty X đã thanh toán tạm ứng cho công ty Y 250.000.000 đồng. Sau khi hoàn thành, công ty Y gửi hóa đơn với tổng giá trị 660.000.000 đồng (gồm VAT 10%). Trong đó bao gồm: 

• Nguyên vật liệu: 400.000.000 đồng
• Nhân công: 150.000.000 đồng
• Chi phí quản lý dự án: 50.000.000 đồng

Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra, nghiệm thu công trình, công ty X đồng ý thanh toán phần tiền còn lại cho công ty Y. 

Các bút toán ghi nhận:

(1) Công ty X thanh toán tạm ứng 250.000.000 đồng cho công ty Y:

Nợ TK 331: 250.000.000 VNĐ (Phải trả nhà thầu)

+ Có TK 112: 250.000.000 VNĐ

(2) Công ty X nhận hóa đơn và ghi nhận chi phí thi công

Nợ TK 2412: 600.000.000 VNĐ

Nợ TK 1332: 60.000.000 VNĐ (Thuế GTGT được khấu trừ)

+ Có TK 331: 660.000.000 VNĐ (Phải trả nhà thầu)

(3) Công ty X thanh toán phần tiền còn lại cho công ty Y:

Nợ TK 331: 410.000.000 VNĐ

+ Có TK 112: 410.000.000 VNĐ

4) Kết chuyển chi phí khi công trình hoàn thành:

Nợ TK 211: 600.000.000 VNĐ (Tài sản cố định)

+ Có TK 2412: 600.000.000 VNĐ

5. Một vài lưu ý khi hạch toán chi phí thi công văn phòng

Hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng là một khâu quan trọng trong công tác kế toán doanh nghiệp. Việc ghi nhận đúng và đầy đủ các khoản chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và tài chính. 

Để đảm bảo hiệu quả cho công tác này, doanh nghiệp cần lưu ý một vài vấn đề sau đây: 

• Đảm bảo tất cả chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và hồ sơ quyết toán được lưu trữ đầy đủ và hợp lệ.
• Hạch toán chi phí vào tài khoản phù hợp theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
• Phân loại chi phí rõ ràng trước khi ghi nhận vào tài khoản kế toán.
• Kiểm tra các khoản chi để đảm bảo đủ điều kiện ghi nhận vào nguyên giá tài sản cố định và được khấu hao theo quy định.
• Nếu chi phí thi công làm tăng giá trị tài sản cố định, cần hạch toán và phân bổ khấu hao theo thời gian sử dụng dự kiến.
• So sánh chi phí thực tế với dự toán, có biện pháp điều chỉnh và ghi nhận chênh lệch chi phí kịp thời.
• Cập nhật các quy định mới nhất về thuế và kế toán để tránh các rủi ro pháp lý liên quan.

Hạch toán chi phí thi công nội thất văn phòng là nghiệp vụ kế toán quan trọng trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Một quy trình hạch toán chặt chẽ, minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn hỗ trợ đưa ra các quyết định tài chính hiệu quả. 

Tham khảo thêm:

• Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng 
• Cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng