Phòng ban là gì? Chức năng các phòng ban trong công ty

Các phòng ban trong công ty được xem là những “mắt xích” quan trọng giúp xây dựng cơ cấu tổ chức một cách hiệu quả. Mỗi công ty sẽ có một cách thiết lập cơ cấu phòng ban khác nhau tùy thuộc vào mô hình hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu: Phòng ban là gì? Tại sao doanh nghiệp cần thiết lập nhiều phòng ban khác nhau? Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban cụ thể ra sao? 

1. Phòng ban là gì?

Phòng ban là một phần của công ty, tổ chức được thiết lập nhằm thực hiện các nhiệm vụ, chức năng và quy trình cụ thể để đóng góp vào mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp. 

Các phòng ban trong công ty thường được thành lập để phân chia công việc, nhiệm vụ rõ ràng, giúp tăng cường hiệu suất và quản lý tốt hơn. Mỗi phòng ban sẽ bao gồm một số lượng nhân viên nhất định với chuyên môn và kỹ năng công việc liên quan. Đứng đầu là cấp lãnh đạo, được bổ nhiệm để theo dõi, giám sát hoạt động của phòng ban đó. 

Tìm hiểu về các phòng ban trong công ty

Cách thức phân chia phòng ban có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô hoạt động. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thiết lập cơ cấu phòng ban chuyên môn hóa sâu với số lượng lớn. Trong khi đó, một vài số khác chỉ có ít phòng ban chức năng đơn giản. 

2. Tại sao công ty cần xây dựng các phòng ban khác nhau?

Việc xây dựng các phòng ban khác nhau được xem là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nó mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho hoạt động của tổ chức như sau: 

– Tăng tính chuyên môn: Mỗi phòng ban được thiết lập dựa trên chuyên môn, mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả, chính xác và mang lại kết quả tốt nhất. 

– Tăng hiệu suất làm việc: Đội ngũ nhân viên được làm việc với đúng chuyên môn của mình sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc đáng kể. Điều này là bởi họ có đủ những kiến thức, chuyên môn và kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 

Cơ cấu phòng ban rõ ràng giúp tăng tính chuyên môn và hiệu suất làm việc

– Phân chia trách nhiệm rõ ràng: Mỗi phòng ban sẽ do một người quản lý đứng đầu, chịu trách nhiệm trực tiếp cho kết quả hoạt động của phòng ban đó. Điều này giúp người quản lý có thể tập trung phát triển phòng ban của mình, đồng thời tránh xung đột về quyền lực và trách nhiệm giữa các phòng ban.

– Tăng tính linh hoạt: Việc phân chia phòng ban cụ thể cũng cho phép linh hoạt trong việc tổ chức hoạt động kinh doanh. Theo đó, mỗi phòng ban có thể tập trung vào một phân khúc thị trường riêng. Từ đó mang đến cho doanh nghiệp nhiều cơ hội phát triển kinh doanh mới. 

– Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp: Thiết lập phòng ban rõ ràng với nhiệm vụ, quy trình làm việc cụ thể tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Tại đây, nhân viên có cơ hội học hỏi, phát triển và thăng tiến với đúng mục tiêu nghề nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nguồn nhân lực chất lượng cao. 

3. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty

Như đã đề cập ở trên, một doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều phòng ban với mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể. Vậy chức năng, nhiệm vụ của các phòng và ban khác nhau thế nào? 

Ban giám đốc

Ban giám đốc là tập hợp các quản lý cấp cao nhất của một doanh nghiệp, có chức năng và quyền hạn lãnh đạo các phòng ban khác trong tổ chức. Các thành viên trong ban giám đốc thường chỉ bao gồm Tổng giám đốc và Giám đốc công ty.

Ban giám đốc có quyền hạn lãnh đạo các phòng ban khác trong doanh nghiệp

Ban giám đốc sẽ thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng, bao gồm:

• – Ra quyết định về mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. 
• – Kiểm tra, giám sát và quản lý hoạt động của ban quản lý cấp dưới.
• – Giám sát việc tuân thủ các quy tắc nội bộ và quy định của pháp luật. 
• – Dẫn dắt các phòng ban thực hiện kế hoạch theo đúng mục tiêu đề ra.

Tham khảo thêm: 30+ Mẫu thiết kế văn phòng giám đốc đẹp, sang trọng

Ban quản lý

Ban quản lý là phòng ban có chức năng ban hành những quyết định mang tính chiến lược trong dài hạn và ngắn hạn, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Ban quản lý thường bao gồm các quản lý cấp cao và cấp trung như: CEO (Giám đốc điều hành), CFO (Giám đốc tài chính), COO (Giám đốc vận hành) và nhiều vị trí quản lý khác. 

Cơ cấu ban quản lý doanh nghiệp

Thành viên của ban quản lý phải là người có kiến thức sâu rộng, nhạy bén với môi trường kinh doanh. Đồng thời cũng cần có khả năng ứng phó trước các thách thức và cơ hội một cách hiệu quả. 

Phòng ban cấp cao này cũng có quyền triệu tập các cuộc họp thường niên hoặc cấp bách. Mục đích là để cập nhật nhanh chóng, chính xác tình hình hoạt động của các phòng ban dưới quyền. Từ đó nhanh chóng phát hiện vấn đề, lỗ hổng và đưa ra hướng xử lý đúng đắn nhất.

Ban sản xuất

Ban sản xuất là một phòng ban quan trọng đóng vai trò quản lý và điều hành hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Phòng ban này bao gồm nhiều bộ phận nhỏ khác như: bộ phận gia công, bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, nhóm quản lý chất lượng,… 

Nhiệm vụ chính của ban sản xuất bao gồm: 

• – Quản lý và điều hành quá trình sản xuất từ lập kế hoạch, quản lý nguyên vật liệu, tài nguyên cần thiết cho đến theo dõi tiến trình sản xuất.
• – Kiểm soát chất lượng sản phẩm, đảm bảo tuân thủ quy trình sản xuất chuẩn hóa và các quy định liên quan đến chất lượng.
• – Đề xuất giải pháp tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• – Lập kế hoạch sản xuất dựa trên dự báo về cung cầu trên thị trường. 

Ngoài ra, phòng ban này cũng thực hiện nhiều đầu mục công việc khác như: quản lý tồn kho, quản lý xuất nhập hàng, đào tạo nhân viên,…  

Phòng nhân sự

Phòng nhân sự (hay bộ phận HR) là một phần không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực. 

Phòng nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi doanh nghiệp, tổ chức

Chức năng chính của phòng ban này bao gồm: 

• – Tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự chất lượng cao cho doanh nghiệp.
• – Quản lý đào tạo và phát triển năng lực của đội ngũ nhân viên.
• – Quản lý lương thưởng và phúc lợi, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ luật pháp về lao động. 
• – Quản lý mối quan hệ giữa đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp.
• – Theo dõi biến động nhân sự và lập kế hoạch tuyển dụng cho doanh nghiệp. 

Tại một số công ty có quy mô nhỏ, phòng nhân sự còn đảm nhận cả việc xây dựng quy chế và văn hóa doanh nghiệp. 

Phòng tài chính – kế toán

Tài chính – kế toán là phòng ban có trách nhiệm quản lý và thực hiện các công việc liên quan đến hạch toán kế toán và quản lý nguồn vốn hiệu quả. Từ đó đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt nhất. 

Phòng tài chính – kế toán thực hiện các công việc liên quan đến hạch toán kế toán và quản lý nguồn vốn

Công việc chính là phòng tài chính – kế toán đảm nhận có thể bao gồm: 

• – Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán theo đúng quy định của nhà nước.
• – Quản lý và giám sát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm: lập kế hoạch tài chính, quản lý nguồn vốn và tài sản, quản lý các khoản nợ vay và cho vay,…
• – Thực hiện việc kê khai, quyết toán thuế, nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của nhà nước.
• – Báo cáo, giải trình các số liệu về tài chính – kế toán lên cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu. 
• – Dự báo tài chính giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định liên quan đến đầu tư, mở rộng hoạt động kinh doanh.
• – Thường xuyên cập nhật các luật thuế, chính sách thuế hoặc quy định mới để đảm bảo hoạt động theo đúng quy định pháp luật. 

Phòng ban kế toán cũng bao gồm nhiều nhân sự với các mảng chuyên môn khác nhau như: thuế, công nợ, tiền lương, bán hàng, tổng hợp,… Yêu cầu công việc đối với vị trí này cũng khá cao. Theo đó, ứng viên phải là người có sự cẩn trọng, tỉ mỉ, nhạy bén với các con số đồng thời rõ ràng và minh bạch trong mọi số liệu kê khai. 

Phòng Marketing

Cùng với sự phát triển của công nghệ 4.0, vai trò của Marketing cũng ngày càng được chú trọng. Do vậy, phòng Marketing cũng trở thành một phần không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, dù là quy mô lớn hay nhỏ. 

Phòng Marketing chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển thương hiệu

Dưới đây là những nhiệm vụ và chức năng chính mà phòng Marketing đảm nhận:

• – Xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp.
• – Nghiên cứu và phân tích thị trường, xác định phân khúc khách hàng mục tiêu. 
• – Xác định mục tiêu chiến lược, xây dựng kế hoạch và cách thức thực thi cụ thể.
• – Quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến nhóm khách hàng mục tiêu. 
• – Thiết lập và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông, báo chí, KOL.
• – Quản lý, đào tạo đội ngũ nhân viên Marketing. 

Ngoài ra, nhân viên Marketing còn phải thường xuyên cập nhật, nắm bắt các xu hướng tiếp thị mới để nâng cao hiệu quả cho các chiến dịch. Đáng chú ý phải kể đến các hình thức tiếp thị trực tuyến như: Video Marketing, Influencer Marketing, trí tuệ nhân tạo (AI),… 

Phòng công nghệ thông tin

Phòng công nghệ thông tin (CNTT) là bộ phận đóng vai trò thực thi các hoạt động liên quan đến hệ thống máy tính, cơ sở dữ liệu và phần mềm, ứng dụng. Các công việc cụ thể của phòng ban này bao gồm:

• – Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm hệ thống mạng, máy chủ, thiết bị lưu trữ và phần mềm hệ thống.
• – Bảo mật các thông tin quan trọng của doanh nghiệp trước các cuộc tấn công mạng hay rò rỉ dữ liệu.
• – Phát triển và quản lý ứng dụng, phần mềm nội bộ doanh nghiệp. 
• – Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho người dùng (nhân viên trong công ty).
• – Theo dõi và xử lý các sự cố kỹ thuật, tránh làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh là bộ phận thuộc khối Front Office, đóng vai trò tạo ra doanh số bán hàng và lợi nhuận trực tiếp cho doanh nghiệp. 

Phòng kinh doanh là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp

Công việc cụ thể của phòng kinh doanh bao gồm: 

• – Tiếp cận khách hàng thông qua nhiều kênh khác nhau như: điện thoại, email, mạng xã hội, gặp gỡ trực tiếp,…
• – Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
• – Cung cấp thông tin, tư vấn cho khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
• – Thu thập và quản lý thông tin về khách hàng.
• – Đề xuất chiến lược phát triển thị trường, mở rộng tệp khách hàng.
• – Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng.
• – Tổng kết, báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng/quý/năm lên các cấp quản lý, lãnh đạo. 
• – Theo dõi, giám sát hiệu quả hoạt động của đội ngũ nhân viên kinh doanh.
• – Đề xuất các kế hoạch đào tạo, phát triển năng lực cho đội ngũ. 

Phòng kinh doanh được xem là “mũi tiên phong”, đóng góp trực tiếp vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp trên thị trường.

Phòng chăm sóc khách hàng

Ngoài phòng kinh doanh, bộ phận chăm sóc khách hàng cũng được tương tác và làm việc trực tiếp với khách hàng. 

Phòng chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng

Chức năng chính của phòng ban này bao gồm:

• – Tiếp nhận mọi phản hồi, khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm/dịch vụ.
• – Đưa ra giải pháp phù hợp để xử lý vấn đề cho khách hàng.
• – Tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trước, trong và sau khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ.
• – Đóng vai trò là “cầu nối” giữa khách hàng và các bộ phận khác liên quan.
• – Giới thiệu đến khách hàng các chương trình giảm giá, khuyến mãi. 
• – Duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng, thường xuyên thăm hỏi, tặng quà tri ân nhân các dịp đặc biệt.

4. Cách thức xây dựng phòng ban trong công ty

Để thiết lập cơ cấu tổ chức phòng ban, doanh nghiệp cần tuân theo quy trình các bước cụ thể dưới đây: 

Xác định tính cần thiết của từng phòng ban

Mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mô hình và quy mô hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức phòng ban sẽ có sự khác biệt. 

Xác định các phòng ban chức năng cần thiết lập

Hầu hết các doanh nghiệp thường thiết lập trước các phòng ban chức năng cơ bản như: ban giám đốc, phòng nhân sự, phòng tài chính – kế toán, phòng kinh doanh,… Tùy thuộc vào đặc thù hoạt động của doanh nghiệp mà xem xét thiết lập các phòng ban khác. 

Chẳng hạn, một doanh nghiệp trong lĩnh vực may mặc sẽ cần thiết lập ban sản xuất để điều hành, giám sát hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần phòng kỹ thuật để đảm bảo thiết bị, máy móc vận hành tốt, không làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất. 

Xây dựng sơ đồ tổ chức

Sau khi đã xác định được danh sách các phòng ban cần thiết lập, việc tiếp theo cần làm là xây dựng sơ đồ tổ chức. Bước này giúp phân công nhiệm vụ, chức năng rõ ràng, tránh gây chồng chéo giữa các phòng ban. 

Xây dựng sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

Một sơ đồ tổ chức cơ bản thường bao gồm: các cấp quản lý cao nhất, các phòng ban hoặc bộ phận, các cấp quản lý phòng ban, nhân viên và vị trí công việc. Ngoài những thành phần này, sơ đồ tổ chức còn thể hiện mối quan hệ giữa các phòng ban khác nhau hoặc nội bộ phòng ban. Khi nhìn vào đây, ta có thể dễ dàng biết được:

• – Ai là người đứng đầu doanh nghiệp?
• – Doanh nghiệp hiện có bao nhiêu phòng ban?
• – Ai là người đứng đầu và chịu trách nhiệm cho từng phòng ban?
• – Mỗi phòng ban có bao nhiêu nhân sự, thuộc vị trí công việc nào?

Như vậy, dù ở vị trí công việc nào (cấp lãnh đạo, quản lý hay nhân viên), sơ đồ tổ chức khoa học cũng mang đến nhiều lợi ích quan trọng.

Tính toán số lượng nhân sự cho mỗi phòng ban

Bước tiếp theo cần thực hiện là tính toán số lượng nhân sự làm việc cho mỗi phòng ban. Đây được xem là bước quan trọng để đảm bảo các phòng ban hoạt động hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và cắt giảm chi phí. 

Tính toán số lượng nhân sự cho từng phòng ban

Nếu số lượng nhân viên quá ít so với nhu cầu và mục tiêu hoạt động của phòng ban, công việc sẽ không thể hoàn thành theo đúng tiến độ. Điều này gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến tổng thể hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu số lượng nhân sự quá nhiều so với khối lượng công việc mà phòng ban đảm nhận, điều này sẽ dẫn đến lãng phí nguồn lực. 

Như vậy, có thể thấy việc tính toán chính xác nhu cầu về nguồn lực nhân sự là rất cần thiết. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố để ra quyết định, cụ thể:

• – Xác định mục tiêu cụ thể và khối lượng công việc của từng phòng ban.
• – Xem xét đặc thù hoạt động của từng phòng ban. 

Ví dụ: Ban sản xuất có thể đòi hỏi nhiều lao động hơn so với phòng Marketing.

• – Xem xét các mục tiêu dài hạn để có kế hoạch mở rộng hoặc cắt giảm.

5. Lời kết

Những thông tin tổng quan trên đây chắc hẳn đã giúp bạn hiểu hơn phòng ban là gì cũng như chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty. Qua đó có thể thấy, việc thiết lập cơ cấu tổ chức rõ ràng ngay từ ban đầu sẽ là cực kỳ quan trọng. Không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu cụ thể mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững trong tương lai. 

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.