Văn phòng mở – Ưu, nhược điểm & Cách bố trí phù hợp

văn phòng mở Ưu và nhược điểm

Đặc điểm của văn phòng hiện đại là cách bố trí văn phòng mở. Cách sắp xếp này từ lâu đã phổ biến trong một số môi trường làm việc – ví dụ như các tòa soạn báo, hoặc truyền hình.

Ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng mọi người cần nhiều không gian làm việc mở đa dạng hơn để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày khác nhau của họ, từ công việc riêng lẻ đến các dự án hợp tác theo từng nhóm.

Vì vậy, việc xác định liệu cách bố trí văn phòng mở vô cùng quan trọng, liệu mặt bằng hiện tại của doanh nghiệp bạn đã ổn hay chưa?

> Tham khảo thêm: Văn phòng mở có phải là xu thế

1. Layout – Yếu tố quan trọng khi set-up văn phòng mở

Khi nhìn vào thiết kế layout văn phòng bạn sẽ hình dung nơi đặt bàn, ghế, phòng họp, phòng nghỉ, không gian giải trí, thiết bị văn phòng, và các khu vực và vật dụng nội thất quan trọng khác.

Sơ đồ mặt bằng văn phòng cũng nên tính đến quy tắc xây dựng như hệ thống ánh sáng và thông gió thích hợp.

Layout mặt bằng có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp chỉ set-up bàn ghế làm việc, trong khi những doanh nghiệp khác yêu cầu kết hợp các văn phòng riêng, không gian làm việc mở và khu vực chức năng riêng.

Layout văn phòng mở

Khi xác định sơ đồ mặt bằng văn phòng mong muốn của bạn, có rất nhiều yếu tố mà bạn sẽ muốn xem xét. Ví dụ như:

  • Bạn có bao nhiêu nhân viên trong văn phòng? Mỗi nhân viên chiếm bao nhiêu diện tích?
  • Ban quản lý hoặc giám đốc điều hành có yêu cầu văn phòng riêng của họ không?
  • Cần bao nhiêu không gian phòng họp?
  • Phonebooth để nhân viên trao đổi riêng tư?
  • Bạn có cần không gian như pantry để giải trí và ăn trưa không?

> Tìm hiểu về Agile Workspace

2. Ưu điểm của văn phòng mở:

Một số các ưu điểm khi bạn thiết kế các văn phòng mở cho doanh nghiệp như sau:

ưu điểm của văn phòng mở

  • Tăng khả năng sáng tạo và tư duy vượt trội
  • Hợp tác tốt hơn giữa các đồng nghiệp
  • Môi trường cởi mở và bình đẳng hơn, không phân biệt các cấp độ quản lý
  • Ít chi phí thiết kế hơn, vì bố trí văn phòng mở ít vách ngăn và tường
  • Tăng cường hoạt động thể chất vì nhân viên di chuyển nhiều hơn để họp hành, gọi điện
  • Tính linh hoạt cao hơn cho các công ty, công ty có thể cất hoặc sử dụng bàn ghế tuỳ theo số lượng nhân viên/khách hàng

> Thiết kế văn phòng sau đại dịch COVID-19

3. Nhược điểm của văn phòng mở:

Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng bố trí văn phòng mở làm ảnh hưởng đến năng suất hơn là nâng cao. Cùng với các tác động kinh doanh và vấn đề sức khỏe sau đại dịch, các công ty đã xem xét đánh giá lại nhu cầu bố trí văn phòng của họ.

nhược điểm của văn phòng mở

Một số nhân viên cho biết họ thích môi trường văn phòng khép kín hơn vì họ cảm thấy rằng họ có thể tránh bị sao nhãng xung quanh văn phòng, tránh được những tương tác không mong muốn và tập trung tốt hơn vào công việc.

Nhiều công ty đã thêm các vách ngăn vào các cụm bàn làm việc khi đại dịch COVID xuất hiện để giúp giữ an toàn cho nhân viên và giảm nguy cơ lây truyền bệnh.

> Tìm hiểu Hot-Desking là gì

4. Văn phòng mở có phù hợp với công ty của bạn không?

Tiện nghi quan trọng nhất mà nhân viên văn phòng hiện đại muốn có trong văn phòng của họ là nơi có thể tập trung và làm việc mà không bị gián đoạn hoặc mất tập trung.

Khi được khảo sát bởi Oxfod Economics về cảm nhận nơi làm việc, 68% số người đã xếp hạng khả năng làm việc năng suất và tập trung là một trong những yếu tố quan trọng nhất.

văn phòng mở có phù hợp không

Văn phòng mở yêu cầu layout thiết kế chi tiết và cẩn thận để đem lại hiệu quả thực sự. Tuy nhiên, nhiều công ty không hiểu điều này, họ ưu tiên tiết kiệm chi phí nhưng vẫn muốn mô hình văn phòng mở “xịn sò” như các công ty trong lĩnh vực CNTT.

Lý do dẫn đến điều này do nhiều giám đốc điều hành làm việc trong những hoàn cảnh khác với nhân viên bình thường.

Họ có văn phòng riêng nên khó hiểu được những phiền nhiễu mà nhân viên phải đối mặt tại văn phòng mở. Trong khi văn phòng kín ít tiếng ồn xung quanh hơn và tăng mức độ tập trung.

văn phòng mở có phù hợp với công ty bạn?

Nhân viên thuộc thế hệ trẻ ngày nay có các biện pháp chống lại tiếng ồn như nghe nhạc hoặc ngồi xa bàn làm việc chung (pantry, khu vực trống). Khi đó, việc giao tiếp sẽ càng trở nên khó khăn hơn.

Kết quả thì việc thiết kế văn phòng mở tạo ra sự đối lập hoàn toàn với môi trường hợp tác mà doanh nghiệp muốn khuyến khích.

> Thiết kế văn phòng thu hút nhân sự Gen Z

5. Mẹo để tối ưu hoá văn phòng mở

Để văn phòng mở không làm nhân viên cảm thấy như bị mắc kẹt trong vùng ồn ào của không gian chung. Dưới đây là một số cách sử dụng vách ngăn để giảm bớt vấn đề ô nhiễm tiếng ồn:

1. Sử dụng vách ngăn phân vùng mỗi bàn:

Mỗi vách ngăn được treo bằng ròng rọc có thể được điều chỉnh độ cao thấp, khi cần trao đổi chung sẽ kéo vách ngăn lên và khi làm việc riêng sẽ hạ vách ngăn xuống để tăng tính tập trung.

2. Sử dụng gỗ và thảm:

Chất liệu gỗ và vật liệu thảm kết hợp lại sẽ mang đến không gian vô cùng sang trọng, hiện đại, ấm cúng, đem lại sự tương tác tốt hơn giữa các nhân viên với nhau so với việc sử dụng vách thạch cao hay nền gạch.

3. Kết hợp cây xanh:

Các văn phòng mở tại New York sử dụng cây trồng để trang trí tổng thể, cây xanh cũng đóng vai trò là thành phần chính trong các vách ngăn để tăng sự gần gũi thiên nhiên, tạo nên bầu không khí thân thiện giữa người với người.

6. Các kiểu bố trí Layout văn phòng phổ biến:

1. Văn phòng mở:

Đây là cách bố trí phổ biến nhất được sử dụng trong văn phòng, với một số ước tính cho thấy khoảng 50% văn phòng sử dụng sơ đồ sàn mở với ít hoặc không có vách ngăn ngăn cách nhân viên.

bố trí văn phòng mở

Thiết kế văn phòng này loại bỏ các rào cản với mục tiêu tạo điều kiện giao tiếp và hợp tác giữa các đồng nghiệp.

2. Văn phòng tách biệt:

Thiết kế không gian làm việc theo từng khu tách biệt là kiểu văn phòng cổ điển và vẫn được sử dụng trong nhiều công ty, đặc biệt là trong các doanh nghiệp nơi nhân viên phải sử dụng điện thoại liên tục trong một thời gian dài.

bố trí văn phòng tách biệt

3. Văn phòng có vách ngăn thấp:

Bố cục phân chia bởi vách ngăn cung cấp giải pháp  văn phòng nửa mở nửa kín thích hợp cho doanh nghiệp có nhiều thế hệ, độ tuổi làm việc chung.

bố trí văn phòng sử dụng vách ngăn

4. Văn phòng có chỗ ngồi theo nhóm:

Một nhóm thường được cung cấp ba đến sáu không gian làm việc gần nhau, đồng thời cung cấp thêm khoảng trống để tạo khoảng cách riêng tư với các nhóm khác.

bố trí văn phòng theo nhóm

Điều này cho phép các thành viên trong nhóm hoạt động gần nhau, đồng thời tận hưởng sự riêng tư khỏi sự phân tâm của các nhân viên lân cận.

5. Văn phòng kết hợp:

Đây là văn phòng kết hợp hỗ trợ cả làm việc trực tiếp và làm việc từ xa. Mô hình làm việc này có thể vận dụng thiết kế không gian mở và cả khép kín để dành riêng cho các cuộc họp và họp nhóm khi cần thiết.

bố trí văn phòng kết hợp Online Offiline

Bên cạnh không gian chung, doanh nghiệp có thể trang bị thêm phòng nhỏ hoặc không gian làm việc có vách ngăn thấp cho các cá nhân, đồng thời cung cấp nhiều bàn họp và ghế sofa mở để khi nhân viên cần trao đổi với người khác hoặc chỉ muốn thay đổi không khí.

Tóm lại, không gian văn phòng phải đáp ứng nhiều nhu cầu và tính chất khác nhau của mỗi doanh nghiệp. Đáp ứng tốt những yêu cầu này là một thách thức lớn và có thể đòi hỏi rất nhiều sự linh hoạt và sẵn sàng thử các bố cục khác nhau của lãnh đạo.

> Danh sách các văn phòng trọn gói cho thuê tại Quận 1

Thế nên, đôi khi bố cục văn phòng mở có thể không còn được coi là lựa chọn tốt, do đó việc của bạn chính là tìm ra sự cân bằng phù hợp để nhân viên có không gian làm việc tốt nhất.

Nhận tư vấn và báo giá cho thuê văn phòng tại HCMcho thuê văn phòng Hà Nội bởi Maison Office

tư vấn chọn công ty thiết kế nội thất văn phòng

Contact Me on Zalo