Lưu ý để không mất tiền vô lý khi thuê văn phòng

Khi thương lượng thuê mặt bằng, gần như chủ toà nhà chính là người nắm lợi thế. Nếu bạn không am hiểu về giá thị trường và các chính sách phí phải trả, việc bất cập và rủi ro về chi phí thuê là điều không thể tránh khỏi.

Mặt bằng

Mặt bằng văn phòng tính trên m2 có thể thuê thường có giá cao hơn so với dự tính, bởi chủ toà nhà có thể tính cả những không gian không thể sử dụng. Thường thì công ty chỉ có thể sử dụng được khoảng 75% – 90% những gì chi trả.

Sự khác biệt và những hệ số tổn thất này phụ thuộc vào 3 điều:

– Kết cấu văn phòng

– Cách đo diện tích cho thuê của chủ mặt bằng

– Quy định riêng của chủ mặt bằng

Doanh nghiệp cần kiểm tra diện tích cho thuê thực có bao gồm các khu vực chung như: Một phần thang máy, phòng lao công, hành lang, cầu thang… hay không.

Lý do tính toán như vậy vì những toà nhà thiết kế không “vuông thành góc cạnh”, thang máy đặt ngay trung tâm tòa nhà thay vì một bên. Toà nhà cần phải tính thêm những chi phí này và điều này dẫn đến tổn thất cho khách thuê.

Thêm vào đó, một số chủ mặt bằng tự tạo ra cách tính diện tích cho thuê thực theo quy định của riêng họ. Ví dụ, chủ toà nhà có thể đo từ khu vực ngoài khó hiểu như hầm thông gió. Một số toà nhà thì đo từ những đồ trang trí bên ngoài không liên quan đến khu vực khả dụng của người thuê.

Để bảo vệ quyền lợi của mình, doanh nghiệp nên thuê đội ngũ kiến trúc sư để đo đạc không gian và bạn sẽ có được diện tích cho thuê thực có đáp ứng được nhu cầu.

Kiến trúc sư sẽ dùng những tiêu chuẩn chung để công ty so sánh chính xác các không gian với nhau. Nhờ đó, dù chủ mặt bằng kêu giá bao nhiêu thì doanh nghiệp cũng sẽ tự tính được cần phải chi trả bao nhiêu cho mỗi m2, và bạn sẽ có cơ sở tốt hơn cho việc thương lượng.

Các chi phí vận hành

1. Phí quản lý

Chủ nhà đôi khi sử dụng điều khoản như cách tạo ra lợi nhuận chính. Ví dụ như các khoản phí quản lý, tư vấn, sửa chữa hoặc thay thế kết cấu (nếu khách hàng làm hỏng)…

Các dịch vụ quản lý khi được nâng cấp, nhiều tòa nhà cũng sẽ tiến hành tăng chi phí quản lý đối với khách thuê.

2. Tiền điện

Đối với nhiều người thuê, tiền điện là một trong những khoản chi phí nhiều nhất. Khi các chủ nhà muốn tăng doanh thu của họ mà không cần báo giá thuê cao hơn, họ thường sử dụng điều khoản tiền điện như một cách kinh doanh thu lợi nhuận.

Thông thường, các hợp đồng thuê nhà quy định rằng tiền điện sẽ được thanh toán theo một trong ba cách: đo trực tiếp, gián tiếp hoặc trọn gói trong tiền thuê.

– Đo đồng hồ trực tiếp:

Công ty sẽ lắp đặt đồng hồ riêng cho mỗi văn phòng, bạn dùng bao nhiêu sẽ trả bấy nhiêu, không có vấn đề gì liên quan đến vào lợi nhuận của chủ nhà.

– Đo đồng hồ gián tiếp:

Mỗi văn phòng có đồng hồ điện riêng, và toà nhà là bên trả tiền điện trước, còn khách thuê trả tiền cho toà nhà sau.

Nếu toà nhà tính tiền điện theo giá nhà nước quy định, khách thuê sẽ được hưởng lợi mức giá rẻ. Nếu toà nhà tính giá điện tư nhân thì họ có thể để mức giá cao nhất và bỏ túi phần chênh lệch.

– Tiền điện nằm trong phí thuê:

Phương pháp này là rủi ro nhất cho người thuê. Bởi một tòa nhà chỉ có một đồng hồ điện, và tiền điện của bạn được gộp chung với tiền thuê nhà.

Chủ nhà thường ước tính mức sử dụng điện của bạn bằng cách xem các thiết bị văn phòng của bạn và ước lượng số điện năng sử dụng bao nhiêu giờ cho mỗi thiết bị trong một ngày hoặc một tuần. Những ước tính như vậy chắc chắn sẽ cao hơn so với việc đo lượng điện bạn sử dụng.

> Phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng

Tiền thuê hàng năm

Người thuê văn phòng phải chịu việc tăng chi phí xây dựng và thuế bất động sản hàng năm. Tức sau 12 – 24 tháng thuê, toà nhà có thể tăng phần trăm tiền thuê văn phòng.

Chủ mặt bằng đôi khi cho rằng mức tăng sẽ áp dụng 12 tháng kể từ lúc thuê.

Để hiểu rõ cơ chế tăng giá thuê, công ty có thể tham khảo lịch sử cho thuê của toà nhà hoặc so sánh với những toà nhà trong cùng khu vực, thuộc cùng 1 hạng để thương lượng sâu hơn.

> 10 điều cần biết đàm phán giá thuê văn phòng

Bảo trì và sửa chữa

Thông thường chủ mặt bằng sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa các trang thiết bị đã được liệt kê về cấu trúc, mặt ngoài và các bộ phận thuộc khu vực chung của tòa nhà.

Còn công ty chịu trách nhiệm bảo trì và sửa chữa mọi thứ trong không gian của mình.

Do đó, nếu công ty làm hư hao về các trang thiết bị như đèn, tường, trần, sàn… trong khu vực văn phòng, bạn sẽ đối mặt với 2 lựa chọn là thanh toán một hóa đơn đắt đỏ cho toà nhà hoặc phải tự sửa chữa, mua sắm theo yêu cầu toà nhà.

Vì vậy, hãy thương lượng để có quyền thực hiện các thay đổi và cải tiến bên trong không gian của bạn mà không cần sự cho phép của chủ thuê, miễn là những thay đổi này không ảnh hưởng đến một số yếu tố cấu trúc này hoặc hệ thống cung cấp điện và những tiện ích khác cho những người thuê khác trong tòa nhà.

Ngoài ra, hãy đảm bảo trách nhiệm của bạn được xác định cụ thể và có giới hạn. Chủ thuê của bạn phải có nghĩa vụ chăm sóc mọi thứ mà không nằm trong phần nghĩa vụ của bạn.

Một số chủ toà nhà sẽ còn yêu cầu khách thuê phải hoàn trả mặt bằng không gian nguyên trạng ban đầu của tòa nhà.

> Lỗi cần tránh khi thuê văn phòng

Chuyển nhượng văn phòng

Chuyển nhượng văn phòng là việc chuyển giao cho bên thứ ba tất cả các quyền và lợi ích mà người thuê nắm giữ theo hợp đồng thuê. Trong hợp đồng thuê lại, việc chuyển nhượng thường bao gồm một phần diện tích thuê hoặc toàn bộ tài sản trong thời gian ngắn hơn thời hạn thuê.

Nếu hợp đồng thuê của bạn không nói gì về việc cho thuê lại hoặc chuyển nhượng, hãy làm rõ điều này và nếu được phép, công ty bạn có thể hưởng lợi nhờ chi phí thuê chênh lệch.

Tuy nhiên, hầu hết các chủ toà nhà đều nhận thức sâu sắc về tiềm năng lợi nhuận mà điều này mang lại. Vì vậy, thường hợp đồng cho thuê của chủ nhà sẽ thẳng thừng cấm người thuê chuyển nhượng hoặc cho thuê lại không gian của mình.

> Các loại chi phí khi đi thuê văn phòng

Gia hạn thuê văn phòng

Khá nhiều hợp đồng không yêu cầu toà nhà cam kết giá thuê trong thời hạn gia hạn hợp đồng cho đến khi thời hạn thuê tiếp theo bắt đầu.

Hãy đảm bảo rằng toà nhà chỉ định trước một mức giá trong khoảng thời gian gia hạn để công ty ước lượng. Điều này giúp tránh những thỏa thuận không rõ ràng, những chi phí ẩn phát sinh đôi khi sẽ cao gấp ½ đến 2 lần tiền thuê bình thường.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hình dung ra một số công việc cần lưu ý để giảm thiểu chi phí khi thuê văn phòng, tăng khả năng đàm phán với các chủ tòa nhà.

Liên hệ Maison Office để nhận hỗ trợ, tư vấn tìm thuê văn phòng HCM và thuê văn phòng Hà Nội

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.