Kinh nghiệm thuê văn phòng tối ưu cho doanh nghiệp

Quá trình thuê văn phòng cần được tiếp cận như một quyết định đầu tư chiến lược. Từ việc xác định nhu cầu, ngân sách đến lựa chọn vị trí, diện tích và điều kiện pháp lý – mỗi yếu tố đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và chi phí tổng thể của doanh nghiệp. Dựa trên kinh nghiệm tư vấn hàng trăm thương hiệu trong và ngoài nước, Maison Office tổng hợp 10 kinh nghiệm then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu quá trình thuê văn phòng một cách toàn diện và hiệu quả.

10 kinh nghiệm thuê văn phòng tối ưu hiệu quả

1. Xác định nhu cầu và ngân sách
2. Xác định diện tích văn phòng thuê
3. Lựa chọn vị trí văn phòng
4. Xác định thời gian thuê
5. Lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp
6. So sánh giá thuê và các tiện ích
7. Lựa chọn chủ đầu tư và đơn vị cho thuê
8. Xem xét hợp đồng và điều khoản
9. Lưu ý về yếu tố pháp lý trong hợp đồng
10. Lựa chọn đối tác thi công nội thất

1. Xác định nhu cầu và ngân sách

Xác định đúng nhu cầu sử dụng và ngân sách là bước đầu tiên và quan trọng nhất giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình tìm kiếm văn phòng. Việc này không chỉ giúp sàng lọc các lựa chọn phù hợp mà còn tối ưu hiệu quả đầu tư, tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Phân tích nhu cầu sử dụng văn phòng

Trước khi tiếp cận thị trường, doanh nghiệp cần làm rõ các yếu tố sau:

• Số lượng nhân sự hiện tại và kế hoạch mở rộng trong 1–3 năm: Mỗi nhân sự thường cần diện tích sử dụng từ 5–6m². Doanh nghiệp có thể cộng thêm 15–20% diện tích dư phòng nếu có kế hoạch mở rộng nhanh.
• Mô hình làm việc: Làm việc cố định, hybrid, chia ca hay linh hoạt sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu không gian và số lượng bàn làm việc cố định.
• Cấu trúc tổ chức: Các doanh nghiệp có phòng ban riêng biệt sẽ cần nhiều không gian chia tách hơn so với mô hình không gian mở.
• Các khu vực chức năng cần thiết: Phòng họp, pantry, khu vực tiếp khách, kho lưu trữ, phòng server,…

Gợi ý hữu ích: Với doanh nghiệp từ 30 – 50 người, nên dự trù thêm từ 30 – 50m² cho các khu phụ trợ để đảm bảo hiệu suất vận hành.

Dự toán ngân sách thuê văn phòng hợp lý

Ngân sách thuê văn phòng nên được xác định ngay từ đầu để làm tiêu chí lọc tòa nhà. Doanh nghiệp nên cân đối theo tỷ lệ:

• Chi phí thuê mặt bằng chiếm 5 – 10% chi phí vận hành hàng tháng
• Tính theo đơn giá: Giá thuê/m² x Diện tích thuê + Phí quản lý + VAT
• Cộng thêm các chi phí đi kèm như: điện, gửi xe, phí ngoài giờ, phí bảo trì

Một doanh nghiệp công nghệ 45 nhân sự tại TP.HCM đã thuê văn phòng diện tích 360m² tại Quận 3, tổng chi phí hàng tháng khoảng 135 triệu đồng bao gồm thuê, quản lý, VAT và chi phí điện điều hòa. Việc xác định đúng nhu cầu và giới hạn ngân sách giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian tìm mặt bằng từ 3 tuần xuống còn 5 ngày làm việc.

2. Xác định diện tích văn phòng thuê

Diện tích văn phòng không chỉ là con số trong hợp đồng, mà là yếu tố then chốt quyết định khả năng vận hành hiệu quả, chi phí thuê thực tế và trải nghiệm không gian làm việc của đội ngũ. Việc xác định đúng diện tích ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thừa diện tích gây lãng phí hoặc thiếu diện tích ảnh hưởng hiệu suất.

Tính diện tích sử dụng dựa trên mô hình làm việc

• Mô hình làm việc cố định (100% nhân sự thường trực): Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc là
  5 – 6m²/người không bao gồm không gian phụ trợ.
• Mô hình hybrid (kết hợp làm việc từ xa): Có thể giảm 20–30% diện tích nhờ chia ca hoặc chia bàn làm việc theo nhóm.
• Doanh nghiệp cần phòng họp thường xuyên hoặc tiếp khách nhiều: Dự trù diện tích cho phòng họp, khu tiếp khách, pantry, phòng máy, v.v.

Gợi ý tính nhanh: 

Tổng diện tích thuê = (Số nhân sự × 5.5m²) + diện tích phụ trợ (25–30%)

Xem ngay: Cách Tính Diện Tích Văn Phòng Cho Thuê Chuẩn Xác 100%

Hiểu rõ các loại diện tích trong hợp đồng

Theo khảo sát của Maison Office trên hơn 500 tòa nhà tại TP.HCM và Hà Nội, 80% khách thuê nhầm lẫn giữa diện tích gross và net, dẫn đến tính sai ngân sách ban đầu từ 8% đến 18% tùy tòa nhà.

Có thể bạn chưa biết: Phân biệt diện tích Gross, Semi Gross và diện tích Net

Dự trù diện tích theo kế hoạch mở rộng

Doanh nghiệp đang tăng trưởng nên:

• Thuê linh hoạt: Chọn toà nhà có mặt bằng cùng tầng dễ mở rộng.
• Dự trù 10–15% diện tích nếu kế hoạch tuyển thêm trong 6–12 tháng tới.

Ví dụ: Một công ty fintech với 30 nhân sự thuê văn phòng 210m², sau 8 tháng mở rộng lên 42 người, phải tìm văn phòng mới do tòa nhà không còn diện tích cùng tầng – gây gián đoạn và tốn thêm chi phí di dời.

3. Lựa chọn vị trí văn phòng

Vị trí văn phòng là yếu tố chiến lược quyết định đến hình ảnh doanh nghiệp, khả năng thu hút nhân sự, sự thuận tiện trong giao dịch và tổng chi phí vận hành. Khi chọn vị trí, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện về lĩnh vực hoạt động, mạng lưới đối tác, thói quen đi lại của nhân viên và định hướng phát triển dài hạn

• Khu trung tâm (Quận 1, Hoàn Kiếm): phù hợp doanh nghiệp tài chính, luật, bảo hiểm – yêu cầu hình ảnh chuyên nghiệp.
• Vùng lân cận (Quận 3, Bình Thạnh, Cầu Giấy): tối ưu ngân sách, vẫn đảm bảo tiện ích và giao thông thuận tiện.
• Ngoại vi (Thủ Đức, Tân Bình, Đông Anh): phù hợp doanh nghiệp quy mô lớn, chi phí thấp, dễ mở rộng.

Xem thêm: Khu vực tập trung nhiều tòa nhà văn phòng TP.HCM

4. Xác định thời gian thuê

Thời hạn thuê ảnh hưởng đến chi phí đầu tư ban đầu, chiến lược mở rộng và mức độ linh hoạt của doanh nghiệp trong quá trình vận hành. Việc xác định rõ thời gian thuê giúp doanh nghiệp chủ động đàm phán hợp đồng và hạn chế rủi ro pháp lý.

• Thời hạn thuê phổ biến: từ 2 – 3 năm, có điều khoản gia hạn thêm 1 – 2 năm.
• Doanh nghiệp mới thành lập hoặc thử nghiệm thị trường: nên ưu tiên hợp đồng 12 – 18 tháng tại các toà nhà linh hoạt hoặc văn phòng trọn gói.
• Doanh nghiệp ổn định, cần thiết kế văn phòng riêng: nên chọn thời gian thuê 3 năm trở lên để tối ưu chi phí thi công, setup nội thất và thương lượng giá tốt hơn.

Với hợp đồng trên 3 năm, nhiều tòa nhà sẵn sàng miễn 1–2 tháng tiền thuê đầu hoặc hỗ trợ chi phí hoàn thiện nội thất

5. Lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp

Chọn đúng loại hình văn phòng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, linh hoạt vận hành và phù hợp với chiến lược phát triển.

Các loại hình phổ biến hiện nay:

• Văn phòng truyền thống: phù hợp doanh nghiệp lớn, cần không gian riêng, chủ động setup nội thất.
• Văn phòng trọn gói: thích hợp startup, chi nhánh nhỏ; chi phí gộp, dịch vụ đầy đủ, không cần đầu tư ban đầu.
• Coworking Space: tối ưu cho nhóm freelancer, công ty nhỏ cần linh hoạt chỗ ngồi theo ngày/giờ.
• Văn phòng linh hoạt (hybrid office): hỗ trợ mô hình làm việc kết hợp, thường thuê theo cụm chỗ ngồi cố định + khu vực dùng chung.

6. So sánh giá thuê và các tiện ích

Khi so sánh văn phòng, không nên chỉ dựa vào giá thuê niêm yết, mà cần đánh giá tổng chi phí vận hành và giá trị tiện ích mà tòa nhà cung cấp. Một mặt bằng có giá thấp chưa chắc là lựa chọn kinh tế nếu chi phí ẩn quá cao hoặc thiếu tiện ích phục vụ vận hành.

Các khoản chi phí cần tính đủ:

• Giá thuê diện tích (USD/m²/tháng) – giá niêm yết của tòa nhà
• Phí quản lý – trung bình từ 3–6 USD/m² tùy hạng
• VAT 10%
• Phí điện điều hòa (giờ hành chính & ngoài giờ)
• Chi phí gửi xe, sử dụng phòng họp, khu pantry dùng chung,…

Đừng bỏ qua giá trị tiện ích đi kèm

• Thang máy tốc độ cao, lễ tân, bảo vệ 24/7
• Pantry dùng chung, hệ thống điện lạnh riêng biệt, phòng họp miễn phí theo giờ
• Ứng dụng quản lý tòa nhà, truy cập bằng thẻ từ, tiêu chuẩn PCCC A+

Tòa nhà có giá thuê thấp nhưng thiếu tiện ích này sẽ khiến chi phí vận hành phát sinh không kiểm soát được.

7. Lựa chọn chủ đầu tư và đơn vị cho thuê

Chủ đầu tư và đơn vị quản lý là yếu tố quyết định đến chất lượng vận hành, mức độ ổn định và trải nghiệm dài hạn của doanh nghiệp tại tòa nhà. Một văn phòng có vị trí đẹp nhưng quản lý kém sẽ phát sinh hàng loạt rủi ro: từ bảo trì chậm, xử lý sự cố chậm trễ đến chi phí ẩn không minh bạch.

Các tiêu chí đánh giá chủ đầu tư và đơn vị quản lý

• Uy tín & kinh nghiệm triển khai các dự án văn phòng trước đó
• Quy trình làm việc rõ ràng, phản hồi nhanh trong suốt thời gian thuê
• Chính sách minh bạch về phí quản lý, tăng giá, bảo trì tòa nhà
• Hệ thống chăm sóc khách thuê chuyên nghiệp, có bộ phận tiếp nhận và xử lý yêu cầu trực tuyến

Theo tổng hợp từ hơn 500 khách hàng của Maison Office trong các năm gần đây, 90% doanh nghiệp tái ký hợp đồng thuê tại các tòa nhà có đơn vị vận hành nước ngoài hoặc chủ đầu tư trực tiếp quản lý (thay vì đơn vị thứ ba).

8. Xem xét hợp đồng và điều khoản

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản ràng buộc pháp lý, quy định quyền và nghĩa vụ của cả hai bên trong suốt thời gian thuê. Việc xem xét kỹ các điều khoản giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, tránh phát sinh chi phí và đảm bảo quyền lợi lâu dài.

Các điều khoản cần đặc biệt lưu ý:

• Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn: Ghi rõ thời gian thuê (thường 2–3 năm), thời điểm gia hạn và điều kiện đàm phán lại giá.
• Thời gian bàn giao mặt bằng và thời gian thi công miễn phí: Nhiều tòa nhà hỗ trợ 15–30 ngày miễn phí thi công trước khi tính tiền thuê.
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng sớm: Cần rõ ràng về thời gian báo trước, mức phí phạt (nếu có), điều kiện chuyển nhượng hoặc cho thuê lại.
• Điều khoản tăng giá thuê hằng năm: Mức tăng phổ biến từ 5% – 10% mỗi năm tùy tòa nhà và từng phân khúc.
• Phạm vi trách nhiệm bảo trì – sửa chữa – cải tạo mặt bằng: Làm rõ phần thuộc về chủ đầu tư, phần doanh nghiệp tự thực hiện.

Gợi ý hữu ích từ chuyên gia

• Luôn yêu cầu bản hợp đồng mẫu trước khi ký chính thức
• Đề nghị bổ sung phụ lục chi tiết về phí dịch vụ, quy trình bàn giao – hoàn trả
• Nên có đơn vị tư vấn thuê trung lập để bảo vệ quyền lợi trong đàm phán

9. Lưu ý về yếu tố pháp lý trong hợp đồng

Pháp lý là nền tảng bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp khi thuê văn phòng. Một số tòa nhà có giá thuê hấp dẫn nhưng thiếu điều kiện pháp lý cần thiết, dẫn đến rủi ro không đăng ký kinh doanh được, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu nếu xảy ra tranh chấp.

Các yếu tố pháp lý cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng

• Chức năng tòa nhà theo giấy phép xây dựng: Tòa nhà phải có chức năng văn phòng thương mại, không phải căn hộ, khách sạn, officetel…
• Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy (PCCC):  Đây là điều kiện bắt buộc để xin giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Giấy tờ sở hữu hợp pháp và người có thẩm quyền ký hợp đồng: Tránh trường hợp bên cho thuê không phải chủ tài sản hoặc không có giấy ủy quyền.
• Điều kiện công chứng hợp đồng: Theo Luật Nhà ở 2014, hợp đồng thuê từ 6 tháng trở lên và bên cho thuê là cá nhân bắt buộc phải công chứng.
• Khả năng đăng ký kinh doanh tại địa chỉ thuê: Doanh nghiệp cần xác nhận từ ban quản lý tòa nhà về việc cho phép đăng ký giấy phép kinh doanh tại mặt bằng đó.

Maison Office thống kê hơn 20% khách hàng cá nhân hoặc startup phải chuyển văn phòng sau khi ký vì không đăng ký được kinh doanh, do tòa nhà không có chức năng văn phòng hoặc thiếu PCCC đạt chuẩn.

10. Lựa chọn đối tác thi công nội thất

Thiết kế thi công nội thất là bước quan trọng quyết định chất lượng không gian làm việc và tiến độ khai trương văn phòng. Doanh nghiệp nên ưu tiên những đơn vị có kinh nghiệm thực hiện tại các tòa nhà hạng A/B, am hiểu quy trình vận hành, tiêu chuẩn PCCC và thủ tục nghiệm thu.

Tiêu chí lựa chọn:

• Đội ngũ thiết kế hiểu mô hình tổ chức doanh nghiệp
• Báo giá minh bạch, hợp đồng rõ ràng theo tiến độ
• Xưởng sản xuất và đội thi công nội bộ giúp kiểm soát chất lượng
• Am hiểu quy định kỹ thuật từng tòa nhà

Để đảm bảo hiệu quả đầu tư, doanh nghiệp nên hợp tác với đối tác có năng lực tổng thể từ thiết kế đến thi công thực tế. Một ví dụ điển hình là Maison Interior – đơn vị đã triển khai hơn 100 dự án tại TP.HCM và Hà Nội, đặc biệt thành công với các không gian văn phòng từ 100–1.000m² tại các tòa hạng A và B.

Thuê văn phòng là một quyết định chiến lược, tác động trực tiếp đến vận hành, ngân sách và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Để đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ bước xác định nhu cầu, ngân sách, diện tích đến lựa chọn vị trí, loại hình, đơn vị cho thuê và đối tác thi công nội thất. Mỗi yếu tố đều ảnh hưởng đến chi phí đầu tư, trải nghiệm làm việc và khả năng mở rộng trong tương lai.

Với kinh nghiệm tư vấn hàng trăm doanh nghiệp tại TP.HCM và Hà Nội, Maison Office sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong toàn bộ quá trình tìm thuê – từ khảo sát, so sánh đến đàm phán và bàn giao mặt bằng, hoàn toàn miễn phí.

Câu hỏi thường gặp khi thuê văn phòng

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi thuê văn phòng?
   Doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu sử dụng, ngân sách, số lượng nhân sự, mô hình làm việc và kế hoạch mở rộng. Đây là cơ sở quan trọng để sàng lọc tòa nhà phù hợp và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
2. Làm sao để đánh giá một tòa nhà văn phòng có đáng thuê hay không?
   Cần đánh giá đồng thời các yếu tố: vị trí, giá thuê thực tế, tiện ích đi kèm, đơn vị quản lý, tính minh bạch trong hợp đồng và mức độ ổn định lâu dài (khả năng gia hạn, chất lượng vận hành,…).
3. Nên thuê văn phòng trực tiếp hay qua đơn vị tư vấn?
   Doanh nghiệp nên làm việc với đơn vị tư vấn thuê chuyên nghiệp để được hỗ trợ khảo sát, phân tích mặt bằng, đàm phán giá thuê và kiểm tra pháp lý – giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro hợp đồng.
4. Có nên ưu tiên tòa nhà có điều hòa ngoài giờ miễn phí?
   Nên. Đặc biệt với doanh nghiệp có ca làm việc muộn, thường xuyên OT hoặc tiếp khách ngoài giờ. Miễn phí điều hòa có thể giúp tiết kiệm từ 5–15 triệu/tháng.
5. Lựa chọn sai diện tích thuê gây ảnh hưởng gì?
   Thuê quá rộng gây lãng phí tài chính, thuê quá hẹp ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và khả năng mở rộng. Việc xác định sai còn khiến doanh nghiệp mất thêm chi phí thay đổi mặt bằng chỉ sau 6–12 tháng.

Tìm hiểu thêm: 

• Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty Luật
• Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty IT
• Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty Tài Chính

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.