Chuyển từ coworking sang văn phòng riêng: Thời điểm nào thích hợp?

Trong vòng 10 năm qua, coworking trở thành một trong những xu hướng đặc trưng trong việc sắp xếp và thiết kế văn phòng. Co-working space có những điểm mạnh như: Giá thuê văn phòng phải chăng, khả năng dễ dàng kết hợp với những doanh nghiệp đối tác cùng chia sẻ không gian văn phòng…

Vô vàn những lợi điểm khiến các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp start-up, lựa chọn co-working space làm nơi họ đặt “căn cứ” và phát triển.

Tính đến cuối năm 2017, có tới 1,7 triệu doanh nghiệp đã và đang làm việc tại 14.000 địa điểm co-working space trên toàn cầu. Dự kiến tới năm 2022, con số trên còn tăng lên gấp ba lần như thế.

Toong Tràng Thi

Khách hàng chia sẻ không gian làm việc tại 1 không gian coworking tại Hà Nội

Sức sáng tạo của con người giúp các co-working space biến tấu thêm thành nhiều ý tưởng mới. Ngày càng nhiều đầu bếp và nhà đầu tư sử dụng chung không gian nhà hàng để kinh doanh cùng nhau. Và nhiều những giải pháp thú vị khác.

Nhưng co-working space không phải là một giải pháp vĩnh viễn. Khi doanh nghiệp phát triển quá lớn, quy mô của họ không còn cho phép họ sử dụng không gian văn phòng chung là địa điểm tọa lạc của mình nữa.

Vậy, thời điểm nào thích để doanh nghiệp của bạn di chuyển văn phòng ra khỏi không gian co-working space? Hãy tham khảo bài viết sau đây của Maison Office.

1. Quy mô của doanh nghiệp bạn đã quá lớn

Một trong những lý do khiến các doanh nghiệp phải chuyển văn phòng làm việc của mình ra khỏi co-working space, đó chính là quy mô doanh nghiệp của họ đã quá lớn.

Theo lời chia sẻ của một giám đốc agency marketing: “Khi chúng tôi có thành viên thứ 5 trong công ty, chúng tôi nghĩ đã đến lúc mình cần phải tìm không gian làm việc mới. Với quy mô của doanh nghiệp như hiện tại (trên 30 nhân sự), quyết định rời khỏi văn phòng cũ theo tôi là một quyết định đúng đắn.”.

Việc đặt văn phòng tại co-working space chỉ củng cố thêm suy nghĩ cho chúng ta rằng: có được một không gian làm việc độc lập quý giá đến nhường nào.

Lợi ích của việc chia sẻ chi phí thuê văn phòng và xây dựng mạng lưới liên kết chỉ là ngắn hạn mà thôi. Lợi ích ấy sẽ nhanh chóng biến mất một khi doanh nghiệp bạn phát triển quy mô. Mọi thứ sẽ trở nên rối tung lên một cách nhanh chóng.

Trên thực tế phục vụ khách thuê văn phòng, Maison Office cũng có nhiều trường hợp khách hàng chuyển từ không gian làm việc chung sang thuê văn phòng riêng khi lượng nhân sự tăng.

2. Sự thiếu hụt không gian riêng tư

Với nhiều nhân viên, co-working space như là thủ phạm hàng đầu khiến họ sao nhãng với công việc của mình. Điều này thể hiện rõ với những người lao động làm việc trong những công việc đặc thù như nhân viên phân tích dữ liệu, kế toán hay lập trình viên.

Theo Steve Bouchard, giám đốc quản lý agency It Works, sự riêng tư chính là mắt xích quan trọng giúp nhân viên cảm thấy hài lòng trong công việc. “Khi tôi thuê một nhân viên mới, tôi biết một trong những điều mà anh ta mong muốn nhất, đó chính là có một phòng làm việc riêng”. Nhân viên nào cũng có nỗi sợ rằng những cuộc đối thoại về công việc của họ sẽ bị nghe trộm bởi những vị đồng nghiệp tò mò xung quanh.

Dù co-working space cũng góp phần xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp năng động, sáng tạo, cái giá của nó chính là sự hy sinh về mặt riêng tư, cũng như những bí mật của doanh nghiệp có thể bị tiết lộ.

3. Coworking space có thể tạo tác động ngược lên tinh thần làm việc của nhân viên

Co-working space tỏ ra phù hợp với những doanh nghiệp start-up. Nhưng không phải với doanh nghiệp nào cũng tỏ ra hiệu quả.

Theo các chuyên gia, không gian co-working có thể tạo tác động ngược cho nhân viên làm việc trong đó. Cảm giác năng động sẽ sớm mất đi, nhân viên chỉ muốn mình có được không gian làm việc dành riêng cho mình.

Có thể bầu không khí của co-working space đem lại cho các doanh nghiệp khởi nghiệp những trải nghiệm văn hóa thú vị: Chính sách mở cửa, không gian văn phòng linh hoạt, kỹ năng hợp tác, phát triển và làm việc nhóm …

Tuy nhiên, mọi thứ không nên vĩnh viễn ở trong tình trạng như vậy. Doanh nghiệp sẽ không thể phát triển văn hóa riêng của mình nếu cứ mãi quanh quẩn trong không gian co-working.

4. Doanh nghiệp sẽ không còn tiết kiệm thêm khoản chi phí nào nữa

Đến một thời điểm phát triển nhất định, co-working space sẽ không còn giữ được thế mạnh lớn nhất của mình nữa: Tiết kiệm chi phí văn phòng.

Hãy làm phép so sánh 1 chút:

Để thuê một chỗ ngồi làm việc trong co-working space, bạn cần phải trả từ khoảng 2.000.000 đồng/tháng. Quy mô doanh nghiệp của bạn liên tục được mở rộng, và đến một lúc nào đó, bạn phải cần tới 15 vị trí làm việc trong một tháng, vị chi là từ 30.000.000 đồng/tháng. Nếu với văn phòng trọn gói, con số này sẽ cao hơn nữa. Đối với trung tâm làm việc tại các tòa nhà hạng A chi phí sẽ cao hơn nhiều.

Bạn đang cân nhắc thuê riêng văn phòng, với các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp có giá thuê 15 usd/m2; mỗi nhân viên cần 5m2 là mức diện tích tiêu chuẩn và thoải mái, công ty bạn sẽ cần văn phòng khoảng 75m2; Công ty bạn sẽ chi cho văn phòng 1125 usd/tháng ~ 26 triệu/tháng.

Tất nhiên bạn vẫn cần tính thêm chi phí làm nội thất bạn sẽ thấy mức đầu tư ban đầu cho văn phòng riêng lớn. Nhưng với khả năng mở rộng tăng nhân sự trong tương lại và giá trị văn phòng riêng mang đến cho công ty bạn. Bạn sẽ thấy sự đầu tư này là hợp lý.

Cách tính chi phí kiểu này khiến co-working space dù tỏ ra tiết kiệm với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, lại vô cùng tốn kém nếu quy mô doanh nghiệp trở nên phình to. Đến lúc này, doanh nghiệp của bạn nhất định phải dịch chuyển văn phòng của mình đến địa điểm mới phù hợp hơn.

Co-working space có thể chốn thiên đường dành cho các doanh nghiệp start-up vừa và nhỏ, nhưng có thể ngay lập tức trở thành cơn ác mộng không tên nếu quy mô doanh nghiệp của họ bắt đầu phình to. Nếu bạn muốn phát triển văn hóa doanh nghiệp, muốn phát triển quy mô hoạt động.

Hình ảnh tại môt không gian văn phòng làm việc chia sẻ

Điều bạn nên thực hiện đầu tiên, chính là rời văn phòng khỏi co-working space ngay lập tức. Hy vọng những lời khuyên vừa rồi giúp ích nhiều cho bạn trong việc cân nhắc thuê văn phòng trọn gói – chia sẻ làm trụ sở văn phòng của doanh nghiệp mình.

Liên hệ Maison Office Để tìm hiểu giá thuê và các lựa chọn cho thuê văn phòng tại Hà Nội, nhận tư vấn giúp nhanh chóng nhất tìm được văn phòng phù hợp.

Maison Office – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp!