Job Description (JD) Là Gì? Cách Viết 1 Bản Mô Tả Công Việc

Job Description bản mô tả công việc

Nếu bạn đang phụ trách công việc hành chính – nhân sự trong doanh nghiệp, chắc chắn cách viết 1 bản mô tả công việc rõ ràng và chính xác là kỹ năng cần nắm được. Bài viết này Maison Office sẽ cung cấp các kiến thức cần biết về Job Description:

JD hay Job Description là gì?

Job Description (JD) – Bản mô tả công việc là văn bản dùng để liệt kê nhiệm vụ, kỹ năng, phẩm chất cần có của ứng viên khi ứng tuyển vào một vị trí công việc cụ thể. Ngoài ra, bản mô tả công việc còn thể hiện những lợi ích mà người ứng viên đó có được khi hoàn thành công việc được giao, phúc lợi khi gia nhập vào tổ chức,…

Cách viết JD – bản mô tả công việc đúng chuẩn

1. Download các template để tham khảo bộ khung cho văn bản.

2. Điền tên công việc cụ thể (VD: Nhân viên hành chính – nhân sự, Marketing Manager,…).

3. Vắn tắt vị trí công việc bằng vài dòng sơ lược.

4. Liệt kê chi tiết nhiệm vụ và trách nhiệm của người nhân viên cho vị trí công việc đó.

5. Liệt kê kỹ năng và phẩm chất cần thiết để người ứng viên trúng tuyển vào vị trí công việc.

6. Nêu rõ công việc dưới sự phân công và chỉ đạo từ ai.

7. Check tính chính xác của bản mô tả với người quản lý cho vị trí cần tuyển (Ví dụ: Nếu bạn làm JD cho vị trí nhân viên Marketing, bạn cần check lại với Trưởng phòng Marketing xem các thông tin trong JD đã chuẩn xác hay chưa).

Tại sao cần phải xây dựng Job Description chuẩn?

Việc xây dựng bản mô tả công việc đúng chuẩn sẽ giúp ứng viên hình dung rõ hơn về vị trí công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm mà họ phải thực hiện. Đồng thời, người ứng viên cũng nắm được rằng để trúng tuyển thì họ cần phải có những kỹ năng và phẩm chất cần thiết nào.

tại sao cần xây dựng Job Description chuẩn

Khi mọi thứ rõ ràng, số lượng đơn ứng tuyển bạn nhận về cũng chất lượng hơn.

Người tuyển dụng nhân sự – HR không còn phải dành quá nhiều thời gian để sàng lọc và loại những CV kém chất lượng hoặc không phù hợp với vị trí tuyển dụng nữa.

Sự khác biệt giữa Job Description và Job Specification?

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản bao gồm những thông tin cụ thể nhất về vị trí công việc mà doanh nghiệp cần ứng tuyển. Tất cả những thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và yêu cầu chuyên môn cho vị trí ứng tuyển sẽ được liệt kê rất cụ thể và chi tiết trong Job Specification.

Tuy vậy, trong nhiều trường hợp, hai khái niệm Job Description và Job Specification có thể đồng nhất và không có sự khác biệt.

Ngoài ra, còn một thuật ngữ mang tính tương đương chính là Role Description, tuy vậy Job Description được sử dụng phổ biến hơn.

Làm thế nào để viết một bản mô tả công việc chuyên nghiệp?

Nếu có một lời khuyên dành cho bạn thì nó chính là: Hãy chắc chắn rằng vị trí công việc cần tuyển dụng trên thực tế và mô tả trong JD phải trùng khớp nhau. Nếu bạn còn mơ hồ về vị trí công việc đó, hãy tìm người giúp bạn viết JD.

Hãy nhớ bạn phải liệt kê thật chi tiết các nội dung liên quan tới công việc để người ứng viên nắm chắc nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng họ cần phải đáp ứng để phù hợp với vị trí đang ứng tuyển.

Có nên liệt kê các công việc cần phải thực hiện trong vị trí ứng tuyển?

Câu trả lời là có. Bất kỳ bản mô tả công việc nào cũng cần phải liệt kê công việc mà người ứng viên sẽ phải thực hiện.

Điều đó giúp họ dễ dàng nhận diện nhiệm vụ và trách nhiệm họ sẽ phải gánh vác sau này (khi đã trúng tuyển vào vị trí công việc).